demo-attachment-1075-Mask-Group-45@2x

Ön Muhasebe Nedir? Nasıl Yapılır?

Günlük finansal işlemlerin kaydedilmesi, işletmenizin kârlılığını artırmak ve yasal yükümlülüklerinizi eksiksiz yerine getirmeniz açısından önemli bir süreçtir. Yani bir işletmenin mali yapısını sağlam temele oturtabilmesi için en başta gelir ve giderlerini düzenli takip etmesi gerekir. Ön muhasebe, işte tam da bu gerekliliği karşılamak adında devreye girerek şirketinizin mali akışını kontrol altında tutmanızı sağlar. 

Ön muhasebe tüm ölçekteki işletmeler için sadece hesapların tutulmasıyla sınırlı değildir. Aynı zamanda, finansal süreçlerin düzenli yönetilmesini sağlayarak şirketinizin geleceğe dair doğru kararlar almasına yardımcı olur. Peki, ön muhasebe nasıl yapılır, hangi işlemleri kapsar ve neden bu kadar önemlidir? Gelin, işletmenizin finansal düzenini sağlayan bu önemli süreci birlikte inceleyelim. 

Ön Muhasebe Ne Demek?

Ön muhasebe, işletmelerin günlük mali işlemlerini takip ettiği, fatura düzenleme, ödeme takibi ve stok kontrolü gibi temel finansal süreçleri yönettiği muhasebe dalıdır. Şirketlerin mali düzenini sağlamak, gelir - gider dengesini korumak ve vergi yükümlülüklerini eksiksiz yerine getirmek için kullanılır. Ön muhasebe, genellikle küçük - orta ölçekli işletmelerde detaylı muhasebe süreçlerine hazırlık aşaması olarak kabul edilir. Doğru ve düzenli bir ön muhasebe yönetimi, işletmenin finansal sağlığını sürdürülebilir kılmaya yardımcı olur. 

Adım Adım Ön Muhasebe

Ön muhasebe süreci, işletmenizin günlük mali işlemlerinin kaydedilmesi ve takip edilmesiyle başlar. Süreç içinde en önemli şey tüm finansal hareketlerin eksiksiz kaydedilmesidir. Böylece ilerleyen aşamalarda karşılaşılabilecek hataları en aza indirilir. Dolayısıyla işletmeler için ön muhasebe, tüm bu süreçlerin düzenli, eksiksiz yürütülmesi anlamına gelir. Ön muhasebe yönetimi için temel adımlar şunlardır: 

  • Fatura ve e-fatura işlemleri düzenlenir, muhasebe kayıtlarına eklenir. 
  • Stok ve malzeme hareketleri takip edilerek envanter düzeni sağlanır. 
  • Çalışan maaşları, bordrolama süreçleri yürütülerek personel ödemeleri planlanır. 
  • Çek - senet yönetimi yapılır, finansal yükümlülükler takip edilir. 
  • E-defter kullanımı ile tüm işlemler dijital ortamda muhafaza edilir. 

Fatura ve E-Fatura Süreçleri

Fatura düzenleme, işletmenizin mali işlemlerinin kaydının tutulmasını sağlar. Gelir - gider takibinin doğru yapılabilmesi için her işlem eksiksiz şekilde belgelenmelidir. Neyse ki dijital dönüşümle birlikte e-fatura sistemine geçiş, işlemlerin hızlanmasını, kağıt kullanımının azaltılmasını sağladığından süreci daha pratik şekilde tamamlayabilirsiniz. Çünkü e-fatura, resmi kurumlar tarafından dijital ortamda onaylanır, mali denetim süreçlerinde büyük avantaj sunar. Sistemin en iyi özelliği veri bütünlüğünü koruyup hata oranını düşürmesidir. Ayrıca vergi beyannamelerinin zamanında hazırlanmasına yardımcı olur. Böylece, finansal yönetimi daha kolay ve hatasız gerçekleştirebilirsiniz. 

Fatura ve E-Fatura Süreçleri

Fatura düzenleme, işletmenizin mali işlemlerinin kaydının tutulmasını sağlar. Gelir - gider takibinin doğru yapılabilmesi için her işlem eksiksiz şekilde belgelenmelidir. Neyse ki dijital dönüşümle birlikte e-fatura sistemine geçiş, işlemlerin hızlanmasını, kağıt kullanımının azaltılmasını sağladığından süreci daha pratik şekilde tamamlayabilirsiniz. Çünkü e-fatura, resmi kurumlar tarafından dijital ortamda onaylanır, mali denetim süreçlerinde büyük avantaj sunar. Sistemin en iyi özelliği veri bütünlüğünü koruyup hata oranını düşürmesidir. Ayrıca vergi beyannamelerinin zamanında hazırlanmasına yardımcı olur. Böylece, finansal yönetimi daha kolay ve hatasız gerçekleştirebilirsiniz. 

Stok ve Malzeme Takibi Nasıl Yapılır?

İşletmenizin verimliliğini ve maliyet kontrolünü sağlamada temel unsur stok takibidir. Ürün giriş-çıkışlarını düzenli olarak kaydederek stok seviyelerini yakından takip etmelisiniz. Böylece stok fazlası veya eksikleri erken tespit edebilir, maliyetleri optimize edebilirsiniz. Bu süreç için de geliştirilen modern envanter yazılımları, manuel hataları azaltarak veri bütünlüğünü koruyarak süreçleri hızlandırır. Düzenli stok kontrolü sayesinde müşteri taleplerine hızlı yanıt verilebilir, nakit akışını daha sağlıklı yönetebilirsiniz. Dolayısıyla diğer işletmeler arasında rekabet avantajı elde edebilir, finansal planlamaları daha güvenilir hale getirebilirsiniz.

Çalışan Maaşları ve Bordrolama

Çalışan maaşları ve bordrolama, işletmenizin insan kaynakları yönetiminde hayati yere sahiptir. Çünkü personel ödemelerinin düzenli ve doğru hesaplanması, çalışan memnuniyetini artırırken yasal uyumu da sağlar. Maaş, sigorta primleri, vergi kesintilerini içeren detaylı kayıtlar ise bordroda yer alır. Modern bordro yazılımları, hesaplama hatalarını minimize ederek süreçleri hızlandırır. Yani çalışan maaşları söz konusu olduğundan bordro yazılımları sayesinde, çalışan ödemelerini zamanında gerçekleştirir, mali disiplininizi korumuş olursunuz. Böylece hem çalışan motivasyonu artar hem de finansal planlamalar daha sağlıklı bir zeminde ilerler. 

Çek ve Senet Yönetimi

İşletmenizin nakit akışında önemli rol oynayan bir başka süreç ise çek - senet yönetimidir. Bu finansal enstrümanlar, ödeme vadelerinin doğru izlenmesini ile tahsilatların zamanında gerçekleştirilmesini gerektirir. Yani işletmeniz çek - senet işlemlerini düzenli olarak kaydederse ödemelerin gecikmesi ve finansal riskler zamanında önlenebilir. Modern muhasebe sistemleri ise bu belgelerin otomatik takibini sağlayarak hata payını azaltır. Doğru yönetim ile işletmenizin mali yükümlülüklerini zamanında yerine getirebilir, finansal istikrarınızı koruyarak sağlıklı bir nakit yönetimi elde edebilirsiniz. 

E-Defter Kullanımı ve Avantajları

E-defter, işletmenizin finansal kayıtlarını dijital ortamda güvenli ve sistematik bir şekilde saklamasını sağlayan yenilikçi bir uygulamadır. Kağıt ortamında tutulan defterlere göre çok daha avantajlı olan sistem, en başta veri bütünlüğünü korur, arşivleme süreçlerini hızlandırır ve hataları en aza indirir. E-defter uygulaması, resmi mevzuata uygun olarak düzenlendiği için vergi denetim süreçlerinde büyük kolaylık sağlar, aynı zamanda yasal riskleri azaltır. 

Ön Muhasebe Yaparken Sık Yapılan Hatalar

Ön muhasebede yapılan hatalar, işletmenizin finansal süreçlerini olumsuz etkileyebilir. Örneğin, fatura kayıtlarının eksik veya hatalı yapılması, gelir - giderlerin doğru raporlanmamasına neden olur; bu da vergi beyannamelerinin hatalı hazırlanmasına veya yasal cezalara yol açabilir. Benzer şekilde, stok takibinin düzensiz yapılması, yanlış envanter hesaplamaları, maliyetlerin yanlış belirlenmesine sebep olarak stok fazlası veya eksikliği gibi problemlerin ortaya çıkmasına neden olur. 

Çek senet işlemlerinde ödeme tarihlerinin göz ardı edilmesi, nakit akışında dengesizliklere yol açarken çalışan maaş ve sigorta hesaplamalarının hatalı yapılması hem çalışan memnuniyetini düşürür hem de yasal yaptırımlara sebep olabilir. Ayrıca, vergi beyannamelerinin zamanında ve eksiksiz verilmemesi, işletmenin yasal yükümlülüklerini yerine getirememesine yol açabilir. 

demo-attachment-1248-Mask-Group-48@2x

Mali Müşavir Nasıl Olunur?

Gerçek ve tüzel kişilere ait kurum ya da kuruluşların hesap bilgilerini düzenleyen, kaydını tutan, bildiren kişilere mali müşavir denir. Siz de bu mesleğe yükselmek istiyorsanız sürece ait detayları ve şartları öğrenmek için okumaya devam edebilirsiniz. 

Serbest Muhasebeci Mali Müşavir (SMMM) Nedir?

Kısaca “SMMM” olarak anılan serbest muhasebeci mali müşavir, serbest muhasebecilerin tüm faaliyetlerine ek olarak farklı konularda yetkilidir. İşletmelere ait muhasebe sistemlerinin kurulması ve geliştirilmesi bu konular arasında en yaygın tercih edilen hizmetlerdendir. Serbest mali müşavir şirketlere mali ya da finansla ilgili mevzuat ile yönetmeliklerde danışmanlık da verebilir. Mali tabloların düzenlenmesi, raporların hazırlanması, beyannamelerin hazırlanması, belgelerin maliye kurumlarına gönderilmesi görevleri arasındadır. Serbest mali müşavirler gerektiğinde bilirkişilik yapabilecek yetkiye sahiptir. 

Serbest Muhasebeci Mali Müşavir Özel Şartları

Serbest muhasebeci mali müşavir olmak isteyen kişilerin hukuk, işletme, muhasebe, bankacılık, iktisat, maliye, siyasal bilimler, kamu yönetimi bölümlerinden birinden mezun olması gerekir. Üniversitelerin ilgili bölümlerinde 4 yıllık eğitimini tamamlayan kişilerin 2 yıl boyunca muhasebe stajını yapması ve meslek sınavından yeterli not alması gerekir. Meslek sınavı tamamlandıktan sonra serbest muhasebeci mali müşavir ruhsatı alınarak çalışmaya başlanabilir. 

Serbest mali müşavir olma şartları detaylı olarak şu şekilde sıralanabilir: 

  • İlgili bölümlerde eğitim verilen fakülte ve yüksekokullardan mezun olmalıdır. 
  • Yabancı üniversitelerde eğitim alanların YÖK tarafından tasdik edilen kurumlarda en az lisans, diğer kurumlarda en az lisansüstü diplomaya sahip olması gerekir. 
  • Kişilerin yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir yanında 2 sene çalışması beklenir. 
  • Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik Sınavından adayın geçer notu alması gerekir. Staj notu 100 üzerinden en az 60 puan olmayanlar sınava giremez. 
  • Türkiye kamu bankalarının müfettişleri ve vergi inceleme yetkisi alanlar, kamu kuruluşlarında ilgili şartlara uygun olarak 8 yıl öğretim üyesi/görevlisi olarak çalışanların sınav zorunluluğu yoktur. 

Serbest Muhasebeci Mali Müşavir Nasıl Olunur?

Serbest muhasebeci mali müşavir olmak için öncelikle şu genel şartlar karşılanmalıdır: 

  • Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olmak 
  • Medeni ile kamu hak kullanım engeli bulunmamak 
  • Yüz kızartıcı suçlar, kaçakçılık suçları, devlet sırlarını ifşa vb. suçlardan hüküm giymemek (taksirli suçlar hariç) 
  • Ceza ve disiplin soruşturması nedeniyle memuriyet yaparken çıkarılmış olmamak 
  • Meslek şeref ve haysiyetine leke süren durumların içerisinde bulunmamak 

Yukarıdaki genel şartları ve SMMM özel şartlarını karşılayan kişiler sınav başvurusu yapabilir. Stajı biten adaylar, stajın bittiği tarihten itibaren en geç bir yıl içinde SMMM Yeterlilik Sınavı başvuru dosyasını açtırmak zorundadır. Dosyanın açılış tarihinden sonra 3 yıl içinde 8 dersten başarılı olan kişiler çalışma ruhsatı alabilir. Ankara, İstanbul, İzmir’de yazılı olarak 8 konudan yapılan sınavlardan başarılı olmak için tüm notların ortalamasının en az 60 puan olması gerekir. Tek konudan başarılı sayılması adayın o sınavdan en az 50 puan almasına bağlıdır. 

Yeminli Mali Müşavir (YMM) Nedir?

Kısaltılmış hali “YMM” olan yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavirin yetkilerine ek olarak tasdik yapabilir. Danışmanlık ile denetim yapan SMMM, yeminli mali müşavir olma sürecini tamamlayarak göreve başlayabilir. Çalışma ruhsatını aldıktan sonra vergi beyanname ekleri, mali tablolar için tasdik yapma yetkisi kazanır. En az 10 yıl boyunca SMMM olarak çalışan ve meslek sınavını başaran kişiler YMM olduğunda artık muhasebe işlemi yapamaz fakat farklı görevler üstlenir. 

Yeminli Mali Müşavir Özel Şartları

Yeminli mali müşavir olarak çalışmak isteyen kişilerin genel ve özel şartları karşılaması gerekir. Genel şartlar SMMM ile aynı olsa da özel şartlar farklılık gösterir. YMM olarak göreve başlamak isteyenler için aranan en temel şart muhasebe stajını tamamlamak, SMMM sınavını geçmek ve 10 yıl boyunca bu görevde çalışmaktır. Yeminli Mali Müşavirlik Sınavını başarıyla tamamlayan kişiler çalışma ruhsatı alabilir. 

Bu şartlar arasında sınavdan muafiyet hakkı veren durumlar belirtilmelidir. Vergi inceleme yetkisi alan kişiler ve bazı bölümlerde profesör olanlar sınavdan muaftır. Vergi inceleme yetkisi olanlar kamu kurumlarında göreve başladıkları tarihten itibaren görev süreleri SMMMM olarak çalışmış kabul edilir. Hukuk, iktisat, bankacılık, kamu yönetimi, maliye, işletme, muhasebe, siyasal bilimler bölümlerinde öğretim üyesi/görevlisi olarak çalışılan süre de SMMM çalışma süresi sayılır. Sayılı bölümlerde profesör olanlar ile vergi inceleme yetkisi olanlar (mesleki yeterlilik sınavını geçenler) YMM sınavına girmek zorunda değildir. 

Yeminli Mali Müşavir Nasıl Olunur?

Yeminli mali müşavir adından da anlaşılacağı üzere yemin ederek göreve başlar ve bu yemine sadık kalarak görevini sürdürür. YMM sınavında başarılı olan kişiler ruhsat sahibi olduğunda çalışmak için TÜRMOB ve meslek odasına kayıt olmak zorundadır. Ardından bu kişilerin asliye ticaret mahkemesine giderek kendi mesleklerine özel belirlenen yemini etmeleri gerekir. Bu yemini ettikten sonra kişilerin artık defter tutma, muhasebe bürosu açıp işlem yapma yetkisi olmaz. 

Yeminli mali müşavir olmak isteyenlerin süreci şu şekilde işler: 

  • Sınava girmesi gereken adayların 10 dersten en az 65 ortalama ile başarılı olması gerekir. Adaylar başarılı olmak için her dersten en az 50 puan almalıdır. 
  • Sınavdan başarılı olan kişiler ikametinin bulunduğu yerdeki meslek odasına veya bağlı bulunan odaya başvuru yaparak form ve dilekçe imzalar. 
  • Başvuruda; nüfus cüzdanı, ikametgah, staj bitirme ve başarı belgesi, son üç yılın onaylı bilançoları, diploma, fotoğraf, 10 yıllık deneyimi gösteren belge odaya teslim edilir. 
  • Ruhsat alan kişiler oda kaydını tamamladıktan sonra mesleki faaliyete başlayabilir. 

Orka Muhasebe Programı

Muhasebe işlemlerini daha kısa sürede ve düşük hata oranlarıyla gerçekleştirmek için ORKA çözümlerini deneyebilirsiniz. Serbest muhasebeci, serbest muhasebeci mali müşavir veya yeminli mali müşavir olarak çalışıyorsanız dijital çözümlerle iş süreçlerini daha verimli hale getirebilirsiniz. 

Hemen Ücretsiz Deneyin
demo-attachment-547-Mask-Group-49@2x

İhbar Tazminatı Nedir? Nasıl Alınır?

İş akdinin feshi sürecinde kıdem tazminatı haklarınızın korunması, gelecekteki planlarınız için büyük öneme sahiptir. İhbar tazminatı, iş akdinin feshi durumunda ihbar süresine uyulmaması halinde ödenen hakların korunması için hayati bir ödemedir. 

Çalışma hayatında, iş akdinin sona ermesiyle ortaya çıkan haklar ve yükümlülükler, işçi ile işveren arasındaki ilişkilerin düzenlenmesini sağlar. Özellikle kıdem tazminatı konusundaki uygulamalar, işten ayrılma süreçlerinde oldukça önemlidir. İhbar tazminatı ise iş akdinin feshi esnasında ortaya çıkan ve ihbar süresine riayet edilmemesi durumunda devreye giren bir haktır.  
 
İşten ayrılma sürecinde dikkat edilmesi gereken yasal prosedürler, çalışan ve işveren açısından önemli riskleri ve avantajları beraberinde getirir. Dolayısıyla tarafların haklarının korunması açısından mevzuatın getirdiği düzenlemelerin doğru anlaşılması büyük önem taşır. Güncel yasal gelişmeler ışığında, ihbar tazminatının tüm yönleriyle keşfedilmesi ise geleceğe yönelik planlamalarda yol gösterici niteliktedir. 

Kıdem Tazminatı Ne Demek?

Kıdem tazminatı, çalışanın işverenle iş ilişkisinin sonlanması halinde, çalışanın geçmiş hizmet sürelerinin karşılığı olarak ödenen maddi bir güvencedir. Yapılan ödeme, çalışanın işyerindeki emek ve sadakatinin takdiri niteliğinde olup, işten ayrılma, haklı fesih veya iş akdinin diğer yasal yollarla sona ermesi durumunda devreye girer. Kıdem tazminatı alabilmek için çalışanların kanuni şartları yerine getirmeleri gerekir. Genel olarak şartlar ise şunlardır: 

  • İşçi statüsünde çalışma: İşçi ve işveren arasında yazılı ya da sözlü olarak kurulmuş geçerli bir iş sözleşmesi bulunmalıdır. 
  • Asgari hizmet süresi: Aynı işverene ait iş yerinde minimum 1 yıl çalışmış olma zorunluluğu vardır. 
  • Sözleşmenin uygun koşullarda sonlanması: İş akdinin, kanunda belirtilen haklı fesih şartlarına uygun olarak sona ermiş olması önem taşır. 

Bazı özel durumlarda (örneğin, çalışan vefat ettiğinde veya belirli meslek gruplarında) ek düzenlemeler söz konusu olabilir. Kıdem tazminatı hesaplaması ise çalışılan süre ve son alınan brüt ücret üzerinden gerçekleştirilir. Böylece, çalışanın yıllık bazda hak ettiği tazminat tutarı belirlenir ve bu tutarın yıllık tavan limitleri göz önüne alınarak ödeme yapılır. 

İhbar Tazminatı Nasıl Hak Edilir?

İhbar tazminatı, iş akdinin feshi sırasında, işveren veya işçi tarafından ihbar süresine uyulmadan yapılan fesihlerde ortaya çıkan hak kaybını telafi etmeye yönelik ödemedir. Yasal düzenlemeler, işten çıkarılma veya istifa durumlarında belirlenen ihbar sürelerine uyulması gerektiğini öngörür. Eğer ihbar süresine riayet edilmezse karşı tarafın ödemesi gereken ihbar tazminatı devreye girer. Hak edilebilmesi için şu şartlar öne çıkar: 

  • İhbar süresinin uygulanmaması: İşverenin veya işçinin, sözleşmede öngörülen ihbar süresine uymadan fesih işlemi gerçekleştirmesi gerekir. 
  • Yazılı bildirim yükümlülüğü: Fesih bildirimlerinin, yasal süreler içerisinde yapılmış olması; aksi durumda hak kaybı yaşanabilir. 
  • Haksız fesih durumları: İş akdinin haklı sebepler dışında feshedilmesi, çalışanın ihbar tazminatı talep etme hakkını doğurur. 

Koşulları sağladığınız takdirde çalışan olarak ihbar süresi boyunca alacaklarınızı, iş sözleşmesinde belirlenen brüt ücret üzerinden hesaplayarak talep edebilirsiniz. Örneğin; ihbar süresine uyulmadığı takdirde, eksik çalışılan süre boyunca ödenmesi gereken maaş tutarı, ihbar tazminatı olarak ödenir. Dolayısıyla taraflar arasında doğabilecek mağduriyetler en aza indirilmiş olur. 

İhbar Tazminatı Zaman Aşımı Nedir?

İhbar tazminatı taleplerinde, hakların zamanında kullanılabilmesi için belirli bir süre zarfı bulunur. Yani iş akdinin sona erdiği tarihten itibaren, yasal hak taleplerinin ileri sürülebilmesi için belirlenmiş bir zaman aşımı süresi vardır.  
 
Süre dolduğunda ihbar tazminatı talep etme hakkı yasal olarak kaybedilir. İlgili mahkemelerde veya çalışma dairelerinde yapılacak başvuruların yasal sürelere uygun şekilde gerçekleştirilmesi gerekir. Bu süreyi Türk İş Kanunu ve ilgili mevzuat belirler, çalışanların haklarını korumak adına başvuruların zamanında yapılması da olası risklerden kaçınmak açısından büyük öneme sahiptir. 
 
Hak sahibi taraf, işten ayrılış tarihini referans alarak belirlenen süre içerisinde başvurusunu yapmalıdır, aksi halde, geç kalınan başvurular nedeniyle hak kaybı yaşanması kaçınılmaz olur. 

İhbar Tazminatının Hesaplanması ve Uygulama Süreci

İhbar tazminatının hesaplanması, işçinin son aldığı brüt maaş ve sözleşmede belirtilen ihbar süresine göre gerçekleştirilir. Hesaplamada, işçinin maaşına ek olarak düzenli yapılan ek ödemeler de dikkate alınır. 
İş sözleşmesinde öngörülen ihbar süresi, çalışanın işe giriş tarihine ve kıdemine bağlı olarak değişiklik gösterebilir. Bu doğrultuda, çalışanın son aldığı brüt ücret ile ihbar süresinin çarpılması suretiyle toplam ihbar tazminatı bulunur.  
Uygulamada, belirlenen tavan miktarın altında kalan ödemelerde ise genellikle sadece damga vergisi uygulanırken tavanı aşan kısımlar için gelir vergisi kesintisi yapılır. Bu nedenle hesaplama ve uygulama süreci, iş akdinin feshi esnasında ortaya çıkabilecek uyuşmazlıkların önüne geçebilmek adına büyük önem taşır, sürecin doğru hesaplanması ve belgelerin eksiksiz sunulması da her iki tarafın haklarını net olarak belirlemesine olanak tanır. 

Örneğin; bir çalışanın son aldığı brüt maaş 40.000 TL olarak belirlenmiş olsun. Türkiye’de genel uygulamalara göre brüt maaşın günlük ücrete çevrilmesi için 30 gün esas alınır; bu durumda çalışanın günlük brüt ücreti 40.000 TL / 30 = yaklaşık 1.333,33 TL olur. 

Eğer çalışanın ihbar süresi 4 hafta yani 28 güne denk geliyorsa ihbar tazminatı hesaplaması günlük brüt ücret ile ihbar gün sayısının çarpılmasıyla gerçekleştirilir: 

1.333,33 TL x 28 = yaklaşık 37.333,33 TL 

Ancak, iş sözleşmesi ve çalışma koşullarına bağlı olarak ihbar süresi ve ödeme yöntemlerinde farklılıklar olabileceği için her durumun ayrı değerlendirilmesi gerekir. 

 

demo-attachment-1245-Mask-Group-43@2x

Proforma Fatura Nedir?

İş dünyasında sıkça karşılaşılan belgelerden biri olan proforma fatura, özellikle ticari anlaşmalarda büyük rol oynar. Sipariş sürecinde taraflar arasında güven oluşturmak ve ticaretin daha şeffaf ilerlemesini sağlamak için hazırlanan belge, çeşitli sektörlerde farklı amaçlarla kullanılır. Ancak birçok işletme, proforma faturayı resmi faturayla karıştırabilir.

Oysa proforma fatura, sadece ön teklif niteliğindedir ve herhangi bir ticari işlem kesinleşmeden önce düzenlenir. Bu yüzden fatura yerine geçmez, ancak sipariş detaylarının alıcı ve satıcı arasında netleşmesine yardımcı olur. Özellikle büyük ölçekli alımlarda, ithalat-ihracat işlemlerinde ve maliyet hesaplamalarında proforma fatura büyük kolaylık sağlar. 

Proforma Fatura Ne Demek?

Proforma fatura, malın / hizmetin satışı öncesi satıcının düzenlediği, işlem detaylarını içeren ön fatura niteliğinde belgedir. Resmi bir fatura sayılmaz ve muhasebeleştirme açısından herhangi bir vergi yükümlülüğü doğurmaz. Ancak, ticaretin çeşitli aşamalarında önemli referans noktası olarak kullanılır. Temel olarak sipariş öncesinde müşteri ile satıcı arasında bir mutabakat sağlanmasına yardımcı olur.  
İçeriğinde genellikle mal veya hizmetin açıklaması, birim fiyatı, toplam tutarı, ödeme koşulları ve tahmini teslim süresi gibi bilgiler yer alır. Bu sayede, alıcı - satıcı arasındaki ticari ilişkinin daha şeffaf, anlaşılır olması sağlanır. Yani proforma için resmi belgelerin ön gösterimi olduğu söylenebilir.  
Dolayısıyla bu belge, özellikle uluslararası ticarette, gümrük işlemlerinde, fiyat tekliflerinde yaygın olarak kullanılır. Ayrıca firmalar arasında teklif sunmak, ön ödeme almak veya kredi başvurularında kullanmak için de düzenlenebilir. Ancak, proforma fatura hukuki olarak bağlayıcı bir belge değildir ve ödeme talep etme hakkı vermez. 
Genel olarak profomanın özellikleri şu şekilde sıralanabilir: 

  • Resmi bir belge değildir, muhasebe kayıtlarına girmez. 
  • KDV ve diğer vergilere tabi değildir. 
  • Satıcı ile alıcı arasında fiyat, miktar ve diğer şartların önceden belirlenmesini sağlar. 
  • İthalat - ihracat işlemlerinde gümrük prosedürleri için gereklidir. 
  • Bankalar, finans kurumları tarafından ön siparişlerde referans belge olarak kabul edilebilir. 
  • İşlemin tamamlanması için mutlaka resmi fatura düzenlenmelidir. 

Proforma Fatura Nasıl Kesilir?

Proforma, ticari işlemlerin başlangıcında düzenlendiği ve gelecekteki gerçek faturaya zemin hazırladığı için doğru hazırlanması gereken belgedir. Çünkü resmi bir belge olmamakla birlikte taraflar arasında yapılacak işlemin ana hatlarını belirler. Doğru kesilen proforma fatura, alıcı - satıcı arasında şeffaf iletişim sağlar, yanlış anlaşılmaları önler ve ileride düzenlenecek gerçek faturanın temelini oluşturur. Özellikle uluslararası ticarette veya büyük ölçekli alımlarda kullanılan belge, işlemin detaylarını eksiksiz yansıtmalıdır. 

  • Firma ve İletişim Bilgileri: Satıcı ile alıcının tam firma adı, adresi, telefon numarası, e-posta adresi ve vergi numarası gibi temel bilgiler eksiksiz olarak yer almalıdır. Çünkü bu gibi bilgiler, belge üzerinde her iki tarafın da doğruluğunu teyit etmeye yarar. 
  • Belge Başlığı ve Düzenleme Tarihi: Belgenin en üst kısmında “PROFORMA FATURA” ifadesi açıkça belirtilmeli, belgenin düzenlenme tarihi net olarak yazılmalıdır. Böylece belge, hangi tarihte hazırlandığı konusunda bilgi verir. 
  • Fatura Numarası: Takip edilebilirlik ve arşivleme açısından benzersiz bir fatura numarası verilmelidir. Söz konusu numara, belgenin ilerleyen süreçlerde referans alınabilmesi için büyük önem taşır. 
  • Ürün ve Hizmet Detayları: Satışa konu olan ürün veya hizmetin adı, açıklaması, miktarı, birim fiyatı, toplam tutarı, para birimi gibi bilgilerin ayrıntılı şekilde belirtilmesi gerekmektedir. Bu kısım, işlemin kapsamını net bir şekilde ortaya koyar. 
  • Ödeme Koşulları: Ödeme yöntemi (banka havalesi, kredi kartı, çek vb.), ödeme vadesi, varsa banka hesap bilgileri detaylıca yazılmalıdır. Özellikle ödeme sürecindeki olası karışıklıkları önlemek amacıyla net ifade edilmelidir. 
  • Teslimat Bilgileri: Ürün veya hizmetin teslimat süresi, teslimat adresi, varsa kargo, nakliye gibi ek masraflar hakkında bilgi verilmelidir. Teslimat şartlarının açıkça belirtilmesi, taraflar arasındaki beklentileri de uyumlu hale getirir. 
  • Ek Notlar - Şartlar: Garanti koşulları, iade politikası, özel anlaşmalar veya siparişe ilişkin diğer ek şartlar varsa bu bilgiler de belgeye eklenerek olası uyuşmazlıkların önüne geçilebilir. 
  • Yetkili İmza: Belgenin sonunda ise satıcı firmanın yetkilisinin imzası ve şirket kaşesi bulunmalıdır. İmza proforma fatura düzenlemesinin resmi nitelik kazanmasına yardımcı olur. 

Proforma Fatura Fatura Yerine Geçer mi?

Proforma fatura ticari işlemlerde önemli bir ön belge olmasına rağmen resmi fatura yerine geçmez. İşletme olarak mali planlamalarınızda ve ticari süreçlerinizde belgeyi, işlem detaylarını açıkça ortaya koymak ve taraflar arasında şeffaf iletişim sağlamak amacıyla kullanabilirsiniz.  
Ancak, proforma fatura düzenlendiğinde yasal olarak bağlayıcı belge sayılmaz ve vergi planlaması açısından herhangi bir vergi yükümlülüğü oluşturmaz. Gerçek satış işleminin tamamlanması halinde, alıcıya ödeme yapılması, işlemin kayıt altına alınması için resmi, hukuki geçerliliği olan fatura düzenlenmesi gerekmektedir. Proforma faturanın temel amacı, ticari teklif ve ön bilgilendirme işlevi görmek olup gerçek işlem gerçekleştiğinde yerini kesin ve resmi bir faturaya bırakmaktır. Sadece taraflar arasında anlaşmanın sağlanması ve sonrasında oluşabilecek karışıklıkların önlenmesi açısından büyük önem taşır. 

Orka e-Fatura Programı

Orka Bilgisayar'da ticari süreçlerinizde e fatura kullanımı, doğru belge yönetimi konularında en güncel çözümleri bulabilirsiniz. Proforma faturanın düzenlenmesi ve sonrasında gerçek faturaya geçiş sürecinde yaşanabilecek karışıklıkları önlemek için uzman ekibimizle çalışabilirsiniz. 

Hemen Ücretsiz Deneyin