demo-attachment-547-Mask-Group-49@2x

İK Yazılımı Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Bulut tabanlı İK yazılımı, modern teknolojinin sunduğu esneklikle iş gücünüzü her an, her yerden kontrol altına almanızı sağlar. İnsan kaynakları yazılımı ile personel yönetiminde karmaşayı geride bırakabilir, süreçlerinizi akıcı ve verimli hale getirebilirsiniz.

İşletmenizin personel yönetimini dijital düzene oturtarak hem zaman tasarrufu hem de operasyonel verimlilik sağlayan insan kaynakları yazılımı, güçlü bir araçtır. Örneğin; bulut tabanlı İK yazılımı, verilerinizi güvenli şekilde saklayıp erişimi kolaylaştırırken online İK yönetim sistemi ile coğrafi sınırları ortadan kaldırarak ekiplerinizi dilediğiniz yerden yönetmenize olanak tanır. Dolayısıyla doğru İK yazılımı seçimi, şirketinizin ihtiyaçlarına özel çözümler sunarak yalnızca günlük iş akışını değil, aynı zamanda uzun vadeli büyüme hedeflerini de destekler. Ancak bu süreçte aceleci davranmak yerine, işletmenizin sektörel dinamiklerini, çalışan sayısını ve bütçe planlamasını göz önünde bulundurarak titiz değerlendirme yapmanız büyük önem taşır. Çünkü iyi bir sistem, manuel süreçlerin yükünü hafifletir, yanlış tercih ise gereksiz maliyetlere yol açabilir.

Verimliliği Katlayan Özellikler: İK Yazılımında Nelere Bakmalı?

İK yazılımı, işletmenizin personel yönetimini optimize ederek günlük iş akışını kolaylaştıran çözümdür. Ancak yazılımın gerçekten verimlilik sağlaması için belirli özelliklere sahip olması gerekir. Yani işletmenizin ihtiyaçlarına uygun sistem seçmeniz çalışan memnuniyetini artıracağı gibi operasyonel süreçleri de hızlandırır.

  • Kullanıcı Dostu Arayüz: Karmaşık sistemler yerine sezgisel ve kolay öğrenilebilir arayüz, ekibinizin adaptasyon sürecini kısaltır. Özellikle teknolojiye aşina olmayan çalışanlar açısında kolaylık sağlayabilir.
  • Otomasyon Yetenekleri: Bordro hesaplamalarından izin taleplerine kadar manuel süreçleri otomatikleştiren İK yazılımı, zaman kaybını önler ve hata riskini azaltır.
  • Özelleştirme Seçenekleri: İşletmenizin sektörel farklılıkları nedeniyle ihtiyaçları da değişecektir. Dolayısıyla, yazılımın şirketinize özel ayarlamalara izin vermesi önemli bir özelliktir.
  • Raporlama ve Analitik Araçlar: Çalışan performansı, devamsızlık oranları gibi verileri analiz eden detaylı raporlama araçları, stratejik kararlar almanıza yardımcı olur.
  • Mobil Erişim: Günümüzün dinamik iş dünyasında yöneticilerin ve çalışanların mobil cihazlar üzerinden sisteme erişebilmesi büyük kolaylık sunar.
  • Entegrasyon Kapasitesi: Mevcut muhasebe veya CRM sistemleriyle uyumlu çalışan İK yazılımı, veri akışını kesintisiz hale getirir ve iş süreçlerini birleştirir.

Bulut Tabanlı Çözümlerle İK Yönetiminde Yeni Bir Dönem

İnsan kaynakları süreçlerini geleneksel yöntemlerin ötesine taşıyan bulut tabanlı İK yazılımı, işletmenize en başta esneklik ve erişim kolaylığı sunar. Fiziksel sunuculara ihtiyaç duymadan tüm verilerin bulutta saklanması, temel olarak maliyetleri düşürse de güvenliği de artırmanıza yardımcı olur. Ayrıca işletmeniz, bu sistemler sayesinde çalışan bilgilerini anlık olarak güncelleyebilir ve ekiplerin performansını daha etkili şekilde izleyebilir. Çünkü bulut teknolojisi sayesinde İK yazılımı, coğrafi sınırları ortadan kaldırarak uzaktan çalışan ekiplerin yönetimini kolaylaştırır. Özellikle pandemi sonrası hibrit çalışma modellerine geçiş yapan şirketler için vazgeçilmez bir avantajdır.

Yeni dönemde, bulut tabanlı İK yazılımının sunduğu güvenlik özellikleri de dikkat çeker. Gelişmiş şifreleme yöntemleri ve düzenli yedekleme sistemleri, hassas verilerin korunmasını sağlar. Aynı zamanda, sistem güncellemeleri otomatik olarak yapıldığı için işletmenizin teknolojik yeniliklere ayak uydurma yükü azalır. Böylece, İK ekipleri teknik detaylarla uğraşmak yerine başka daha önemli süreçlere yönelebilir. Dolayısıyla bulut çözümlerinin küçük ölçekli firmalardan büyük kuruluşlara kadar her türden işletmenin ihtiyaçlarına uyum sağlayarak insan kaynakları yönetiminde gerçek bir devrim yarattığını söyleyebiliriz.

Bütçenizi Sarsmadan Doğru Online İK Sistemini Bulmanın Yolları

Online İK yönetim sistemi, işletmenizin personel süreçlerini dijital ortama taşıyarak kağıt işlerini ortadan kaldırır ve verimliliği artırır. Ancak bu sistemleri seçerken bütçenizi zorlamadan en iyi çözümü bulmanız da mümkün. Bunun için ilk adım, ihtiyaçlarınızı net bir şekilde belirlemektir. Örneğin; yalnızca bordro yönetimi mi istiyorsunuz, yoksa performans değerlendirme araçlarına da mı ihtiyacınız var? Bu analizi yaparak gereksiz özelliklere para harcamaktan kaçınabilirsiniz.

Ücretsiz deneme sürümlerinden faydalanmanız da süreci kolaylaştırabilir ve ihtiyaç dışı ürünlere harcama yapmanızı önler. Örneğin, Orka Bilgisayar İK yazılımı sistemini test etmeniz için 14 veya 30 günlük deneme süreleri sunar. Bu süre yazılımın şirketinize uygunluğunu değerlendirmeniz ve ekibinizin adaptasyon sürecini gözlemlemeniz için yeterlidir. Ayrıca, deneme süresinde teknik destek hizmetinin kalitesini de test edebilirsiniz, çünkü iyi bir destek ekibi, uzun vadede sorun yaşama riskinizi azaltır.

Bir diğer önemli nokta, ölçeklenebilir sistemlere yönelmektir. İşletmeniz büyüdükçe ihtiyaçlarınız değişebilir. Bu nedenle başlangıçta düşük maliyetli bir paket seçip, ileride ek özellikler ekleyebileceğiniz online İK yönetim sistemi tercih etmeniz mantıklı olabilir. Böylece bütçenizi koruyarak geleceğe hazır bir yatırım yapmış olursunuz. Sabit fiyatlandırma yerine kullanıcı başına ücretlendirme yapan sistemler de özellikle küçük ekipler için daha ekonomik olabilir.

Uluslararası firmalar genellikle kapsamlı çözümler sunsa da yerel regülasyonlara uyumlu İK yazılımı bulmak için bölgesel şirketlerle çalışmak daha uygun maliyetli olabilir. Örneğin; Türkiye’de SGK mevzuatına tam uyumlu sistem, manuel düzenlemelerden kaynaklanan zaman kaybını önler. Siz de bu yöntemlerle, bütçenizi aşmadan ihtiyaçlarınıza en uygun çözümü bulabilirsiniz.

Personel Yönetiminde Hata Payını Azaltan Teknolojik Adımlar

İK yazılımı, personel yönetiminde insan kaynaklı hataları en aza indirmek için tasarlanmış güçlü bir araçtır. Manuel veri girişi sırasında yapılan yazım yanlışları veya bordro hesaplamalarındaki küçük hatalar hem çalışan memnuniyetsizliğine hem de maddi kayıplara yol açabilir. Ancak otomasyon sayesinde, bu tür hatalar büyük ölçüde ortadan kalkar. Örneğin; izin taleplerinin otomatik onay süreci veya vardiya planlamalarının sistem tarafından düzenlenmesi, yöneticilerin iş yükünü hafifletir ve tutarlılık sağlar.

İnsan kaynakları yazılımı ile tüm çalışan bilgileri tek merkezi sistemde saklanır ve güncellemeler anlık olarak yapılır. Otomatik süreç, eski veya çelişkili verilerle çalışma riskini ortadan kaldırır. Ayrıca, sistemin sunduğu hatırlatma özellikleri sayesinde, sözleşme yenileme tarihleri veya performans değerlendirme dönemleri gibi süreçler asla gözden kaçmaz.

demo-attachment-1245-Mask-Group-43@2x

Dövizli Fatura Nedir? Nasıl Hazırlanır?

Dövizli fatura, uluslararası ticarette ödeme ve fiyatlandırmanın yabancı para birimiyle yapıldığı bir belgedir. İşletmeniz, döviz cinsinden fatura ile kur risklerini yönetir ve küresel pazarlara uyum sağlar.

Dövizli fatura, özellikle ihracat yapan firmalar için uluslararası ticarette sıkça kullanılan bir yöntem olarak öne çıkar. İşletmeniz dövizli fatura sayesinde yabancı para birimi ile fatura düzenleyerek hem ödeme süreçlerini kolaylaştırır hem de küresel müşterilerle daha güvenilir iletişim kurar. Türkiye’de döviz bazlı işlemler gerçekleştiren şirketler, faturaları keserken Vergi Usul Kanunu çerçevesinde hareket eder. Böylece belli sınırlar ve prosedürler aşılmadan işlemler gerçekleştirilebilir. Dövizle fatura kesmenin en önemli avantajı ise kur dalgalanmaları esnasında ortaya çıkar. Dolayısıyla doğru kur hesaplamaları ve muhasebe kayıtları için dikkatli hazırlık gerektirir.

 İşletmenizin bu süreçte yasal yükümlülükleri yerine getirmesi ve hatasız faturalandırma yapması büyük önem taşır. Peki, dövizli fatura nasıl kesilir? Gelin, küresel alanda muhasebe süreçlerine katkı sağlayan dövizli faturaya birlikte göz atalım.

Döviz Cinsinden Fatura Hazırlamanın Püf Noktaları

Fatura düzenlemek genellikle dikkat ve özen gerektirdiği için dövizli fatura keserken de aynı özeni göstermeniz gerekir. Özellikle uluslararası ticarette dövizli faturayı tercih ederken bazı teknik detayları gözden kaçırmamalısınız. İşletmenizin hem yasal hem de finansal açıdan sorunsuz ilerlemesi için bu noktaları iyi kavramanız şart. İşte, dövizli fatura düzenlerken dikkat etmeniz gereken önemli püf noktalar:

  • Döviz kuru seçimi: Eğer alıcı ile aranızda bir anlaşma yoksa faturayı keserken Merkez Bankası’nın günlük kurlarını esas almalısınız ve kuru açıkça belirtmelisiniz.
  • KDV hesaplama: Türkiye’de KDV’yi TL olarak göstermelisiniz, döviz tutarını TL’ye çevirip vergiyi buna göre hesaplamalısınız.
  • Yasal gereklilikler: Vergi Usul Kanunu’na uygunluk sağlamalı ve faturada döviz cinsini net bir şekilde yazmalısınız.
  • Açıklama ekleme: Hangi para birimini kullandığınızı ve ödeme koşullarını faturada belirtmeniz de önemli bir detay. Böylece karışıklık yaşamadan fatura sürecini yönetebilirsiniz.

Küresel Ticarette Güçlü Bir Adım: Dövizli Fatura

Uluslararası ticarette sizin için önemli araçlardan biri dövizli faturadır. Çünkü ihracat yaparken veya dövizle işlem gerçekleştirirken süreçleri büyük ölçüde kolaylaştıran bu fatura türünü kullanabilirsiniz. İşletmeler, küresel müşterilere mal ya da hizmet sattığında ödeme ve fiyatlandırmayı yabancı para biriminde düzenler. Dolayısıyla döviz kuru üzerinden anlaşma yaptığınız durumlarda işinizi hızlandırabilir. Türkiye’de ya da yurt dışında fark etmeksizin dövizle fatura kesmek sizin için pratik çözüm sunar ve ticari ilişkilerinizi güçlendirir.

Dövizli fatura türünün avantajları sadece şeffaflık ya da muhasebeleştirmeyle ilgili değildir. Kur riskinden korunma sağlar ve ani dalgalanmalara karşı sizi güvence altına alır. Böylece uluslararası güvenilirlik kazanırsınız. Ödeme kolaylığı ise ekstra bir avantaj sunar. Döviz bazlı fatura, işlemlerinizde karmaşayı ortadan kaldırarak nakit akışınızı düzenler. Tüm özellikleri sayesinde işletmenizin küresel pazarda daha sağlam yer edinmesine katkı sağlar.

Yabancı Para Birimi ile Faturada Yasal Çerçeveyi Keşfedin

Yabancı para birimi ile fatura düzenlemek, Türkiye’de ve yurt dışında belirli kurallara bağlıdır. Türkiye’de Vergi Usul Kanunu, bu tür faturalarda döviz cinsini serbest bırakır ama TL karşılığını göstermeyi zorunlu tutar. Ancak uluslararası ticarette yine de TL karşılığını belirterek muhasebe kayıtlarınızda tutarlılık sağlayabilirsiniz. İhracat işlemleri için faturayı tamamen dövizle kesebilir, KDV’den muafiyet avantajı elde edebilirsiniz.

Yurt dışı müşterilerle çalışırken karşı tarafın ülkesindeki fatura standartlarını da göz önünde bulundurmalısınız. Örneğin; AB ülkeleri için faturada döviz kuru ve ödeme vadesi gibi detayları açıkça belirtmeniz beklenir. Kurallara uyduğunuzda yasal yükümlülüklerinizi yerine getirmiş olursunuz. Ayrıca sağlanan şeffaflık sayesinde hem yerel hem de uluslararası ticarette sorunsuz ilerleyebilirsiniz.

Dövizle Fatura Kesmek için Adım Adım Rehber

Dövizle fatura kesmek istiyorsanız öncelikle işin mantığını kavramalı ve sistemli bir yol izlemelisiniz. Öncelikle faturada hangi döviz cinsini kullanacağınızı belirleyerek başlayabilirsiniz. Örneğin; dolar, euro ya da başka bir para birimi seçebilirsiniz. Bu noktayı müşterinizle yaptığınız anlaşmaya göre şekillendirip döviz türünü faturanın üst kısmında açıkça belirtmeniz yeterlidir.

Ardından sattığınız mal ya da hizmetin bedelini hesaplayabilir ve bu tutarı yabancı para biriminde faturaya geçirebilirsiniz. Türkiye’de işlem yapıyorsanız ve ihracat değilse KDV’yi TL cinsinden hesaplayabilir ve ekleyebilirsiniz. İhracat faturasıysa KDV’den muafiyet uygulanabilir, bu nedenle işlemin türünü doğrudan tespit edebilirsiniz.

Bir sonraki adımda, döviz kurunu belirlemeli ve Merkez Bankası’nın o günkü efektif satış kurunu kullanmalısınız. Ayrıca kuru fatura üzerinde mutlaka göstermelisiniz, çünkü muhasebe kayıtlarında sonradan karmaşıklığa yol açabilir. Ödeme vadesini ve yöntemi (havale, swift gibi) de net şekilde yazmayı unutmamalısınız. Böylece ödeme sürecinde karışıklık çıkmasını önleyebilirsiniz.

Diğer adımda faturaya ek bilgileri düzenlemeye başlayabilirsiniz. Bu aşamada mal ya da hizmetin tanımını, miktarını ve birim fiyatını detaylı bir şekilde eklemeniz beklenir. İthalatçıya kesiyorsanız uluslararası ticarette geçerli dilde (genellikle İngilizce) açıklama yaparak faturanın profesyonel görünmesini sağlayabilirsiniz. Karşı tarafın anlamasını da kolaylaştıracağından ticarette güveni pekiştirebilir.

Tüm detayları eklediğinizde faturayı dikkatlice kontrol etmelisiniz. Bilgilerin doğruluğundan emin olduktan sonra eğer hata yoksa faturayı müşterinize gönderebilir ve aynı anda muhasebe sisteminize kaydedebilirsiniz.

demo-attachment-1248-Mask-Group-48@2x

KOSGEB Destekleri 2025

Türkiye’nin ekonomik kalkınmasının lokomotifi olan KOBİ’ler, 2025 yılında KOSGEB destekleri ile daha da güçleniyor. Bakanlık, duyurduğu iki yeni teşvik programı ile birlikte KOBİ’lerin hem küresel pazarlarda rekabet gücünü artırmayı hem de üretim kapasitelerini genişletmeyi hedefliyor. Yenilikçi ürünler geliştirmek, inovasyon odaklı çözümler üretmek ve sürdürülebilir üretim modellerine geçiş yapmak istiyorsanız siz de KOSGEB’in sunduğu finansman imkanlarıyla hedeflerinize ulaşabilirsiniz.

2025’te KOSGEB’de Neler Değişti?

2025 yılı, KOSGEB’in KOBİ’lere sunduğu desteklerde önemli bir dönüşüm yılı olarak öne çıkıyor. 2025 yılında KOSGEB teşvikleri 4 ana başlık altında toplanıyor. Bunlar girişimcilik, sürdürülebilirlik, ölçek büyütme ve küresel rekabet olarak öne çıkıyor. Bu programlar sayesinde KOBİ’lerin ihtiyaçlarına daha hızlı ve esnek şekilde cevap verilmesi amaçlanıyor. Örneğin; Girişimci Destek Programı’nın üst limiti 375 bin liradan 2 milyon liraya çıkarılıyor. Bu değişiklikle girişimcilere daha kapsamlı bir destek sunulması hedefleniyor.

KOSGEB’in 2025 yılında devreye aldığı Küresel Rekabetçilik Destek Programı, KOBİ’lerin küresel pazarlarda rekabet gücünü artırmayı hedefliyor. Proje kapsamında işletmelerin, inovasyon odaklı çözümler üretmesi ve yeni teknolojileri etkin şekilde kullanması destekleniyor. Programdan yararlanmak isteyen KOBİ’ler, 50 milyon lira üst limitli finansman desteği alabiliyor. Ek olarak 36 aya kadar vade imkanı ve 20 puana kadar geri ödemesiz faiz/kâr payı desteği sunuluyor. Teknoloji odaklı sanayi hamleleri kapsamında faaliyet gösteren, başarılı ihracat ve Ar-Ge performansına sahip işletmeler için büyük fırsat sunuyor.

KOSGEB’in Sunduğu Destekler: Hangi Alanlarda Yardım Alabilirsiniz?

KOSGEB’in 2025 yılında sunduğu destek programları, KOBİ’lerin ihtiyaç duyduğu hemen hemen her alanda finansman ve danışmanlık imkanı sunuyor. Küresel rekabetten yeşil dönüşüme, dijitalleşmeden istihdamı korumaya kadar geniş bir yelpazede sunulan bu destekler işletmelerin büyüme yolculuğunda önemli bir rol oynuyor.

1. Kapasite Geliştirme Destek Programı

Kapasite Geliştirme Destek Programı, KOBİ’lerin üretim kapasitelerini genişletmelerine ve ölçek büyütme yatırımlarını hızlandırmalarına odaklanıyor. Bu program kapsamında işletmeler, 20 milyon lira üst limitli finansman desteği alabiliyor. Ayrıca 36 aya kadar vade ve 20 puana kadar geri ödemesiz faiz/kâr payı avantajı sağlanıyor. İmalat, telekomünikasyon, bilgisayar programlama, bilgi hizmetleri ve Ar-Ge faaliyetleri gibi sektörlerdeki KOBİ’ler için özellikle önemli bir destek sunuyor. Böylece işletmeler üretimden pazarlamaya, insan kaynağından belgelendirmeye kadar geniş bir yelpazede ihtiyaçlarını karşılayabiliyor.

2. Girişimci Destek Programı

Yeni girişimcilerin iş kurma süreçlerini desteklemek amacıyla sunulan Girişimci Destek Programı, 2025 yılında daha da güçlendiriliyor. Bu program kapsamında, girişimcilere 2 milyon lira üst limitli hibe desteği sağlanıyor. Destek; iş kurma, ekipman alımı ve danışmanlık hizmetleri gibi alanlarda kullanılabiliyor. KOSGEB başvuru şartları arasında ilk 5 yılını doldurmamış KOBİ’ler ve yeni iş kuran girişimciler bulunuyor. Bu sayede girişimci destek programından yararlanarak işlerinizi daha sağlam bir temel üzerine inşa edebilirsiniz.

3. Yeşil Sanayi Destek Programı

KOBİ’lerin sürdürülebilir üretim modellerine geçişini teşvik etmek amacıyla sunulan Yeşil Sanayi Destek Programı, çevreci projeleri merkeze alıyor. Bu kapsamda atık yönetimi ve çevreci üretim modellerine yönelik projeler için 2,1 milyar lira KOSGEB kredi desteği sağlanıyor. Yeşil dönüşüm projeleri gerçekleştiren KOBİ’ler için büyük bir fırsat sunuyor. Böylece işletmeler hem çevreye duyarlı üretim modellerine geçiş yapıyor hem de uluslararası standartlarda rekabet gücünü artırıyor.

4. Dijital Dönüşüm Destek Programı

KOBİ’lerin dijitalleşme süreçlerini hızlandırmak amacıyla sunulan Dijital Dönüşüm Destek Programı, Avrupa İmar ve Kalkınma Bankası (EBRD) iş birliğiyle hayata geçiriliyor. Bu program kapsamında KOBİ’lerin dijital altyapı yatırımları, yazılım ve otomasyon projeleri için 300 milyon avroluk finansman desteği sağlanıyor. Program, özellikle dijital dönüşüm projeleri gerçekleştiren KOBİ’ler için büyük bir fırsat sunuyor. Teknoloji odaklı üretim modellerine geçiş yaparak pazardaki yerinizi kuvvetlendirebilirsiniz.

5. Deprem Sonrası Canlanma Destek Programı

2023 yılında yaşanan deprem felaketinin ardından başlatılan Deprem Sonrası Mikro, Küçük ve Orta Ölçekli İşletmelerin Canlanması Destek Programı, 2025 yılında da devam ediyor. 2024 yılında 21 bin işletmeye 7,3 milyar lira destek verilmesi planlanıyor. KOSGEB başvuru sürecini tamamlayarak programa dahil olabilir; ekipman alımı, üretim kapasitesini artırma ve istihdamı destekleme gibi alanlarda kullanabilirsiniz.

6. İstihdamı Koruma Programı

Konfeksiyon, tekstil, deri ve mobilya sektörlerinde istihdamı korumak amacıyla yeni bir program hayata geçiriliyor. Bu sektörlerde geçtiğimiz yılın işgücü düzeyini koruyan KOBİ’lere, çalışan başına aylık 2.500 lira destek tanımlanıyor. Proje el emeği yoğun sektörlerdeki işletmelerin ayakta kalmasını hedefliyor.

2025’te Öne Çıkan Sektörler ve KOSGEB’in Öncelikleri

Teknoloji odaklı sanayi hamleleri, 2025 yılında KOSGEB’in en önemli önceliklerinden biri haline geliyor. Turcorn 100 Programı kapsamında desteklenen girişimler de bu sektörde öne çıkıyor. KOSGEB, teknoloji odaklı işletmelerin büyümesini ve ihracat kapasitelerini artırmayı amaçlıyor.

Dijital dönüşüm, 2025 yılında KOBİ’ler için vazgeçilmez bir hal alıyor. KOSGEB, Dijital Dönüşüm Destek Programı kapsamında, KOBİ’lerin dijital altyapı yatırımlarını destekliyor. Avrupa İmar ve Kalkınma Bankası (EBRD) iş birliğiyle 300 milyon avroluk finansman sağlanarak yazılım, otomasyon ve dijital altyapı projeleri teşvik ediliyor. Bu program, özellikle dijitalleşme sürecini hızlandırmak isteyen KOBİ’ler için büyük fırsatlar sunuyor.

Kadın girişimciler ve genç işletmeler, 2025 yılında KOSGEB’in öncelik verdiği bir diğer önemli alan olarak dikkat çekiyor. Girişimci Destek Programı kapsamında, kadın girişimcilere ve genç işletmelere özel destekler sunuluyor. Bu programla birlikte iş kurma, ekipman alımı ve danışmanlık hizmetleri için finansman sağlanıyor. KOSGEB, 2025 yılında da kadın girişimcilerin ve genç işletmelerin ekonomideki rolünü güçlendirmeyi hedefliyor.

demo-attachment-1075-Mask-Group-45@2x

5 Adımda e-Ticarette Fatura Kesimi

e-Ticarette satış yapmak kadar, satış sonrası süreci doğru yönetmek de işinizin sürdürülebilirliği için kritik öneme sahiptir. e-Ticarette fatura kesme ise bu sürecin en önemli parçalarından biridir. Ancak birçok işletme sahibi için süreç hâlâ karmaşık görünebilir. Üstelik yanlış veya eksik faturalandırma, ilerleyen süreçte işletmeniz için ciddi sorunlara yol açabilir.

Doğru yöntemi bildiğinizde fatura kesmek, birkaç dakikada tamamlayabileceğiniz basit işlem haline gelir. Bu rehberde sıfır hata ile fatura kesmenin 5 adımını öğrenebilir, işinizi hızlandıracak püf noktaları keşfedebilirsiniz.

1. e-Fatura mı, e-Arşiv Fatura mı? Doğru Türü Seçin

e-Ticarette fatura keserken ilk yapmanız gereken şey, işletmenize uygun fatura türünü belirlemektir. Günümüzde iki temel seçenek vardır:

  • e-Fatura: Vergi mükellefleri arasında dijital ortamda düzenlenen ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemi üzerinden iletilen fatura türüdür. Yıllık brüt satış hasılatınız 2025 için belirlenen 3 milyon TL sınırını aşıyorsa, e-Fatura kullanmanız zorunludur.
  • e-Arşiv Fatura: e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan müşterilere kesilen dijital faturadır. e-Ticarette bireysel müşterilere satış yapıyorsanız, e-Arşiv Fatura kullanırsınız.

Diyelim ki online mağaza işletiyorsunuz ve müşterilerinizin bir kısmı şahıs, bir kısmı ise direkt şirket. Firma size sipariş verdiğinde siz de e-Fatura mükellefiyseniz, faturayı e-Fatura olarak kesmeniz gerekir. Ancak bireysel bir müşteriye satış yapıyorsanız, ona e-Arşiv Fatura göndermeniz gerekir. Bu ayrımı doğru yapmanız, ilerleyen aşamalarda muhasebe kayıtlarınızı düzgün tutmanıza ve sonuç olarak vergi uyumluluğunuzu sağlamanıza yardımcı olacaktır.

2. Fatura Bilgilerinizi Eksiksiz Hazırlayın

Doğru fatura türünü belirledikten sonra, faturada yer alması gereken bilgileri eksiksiz ve hatasız şekilde hazırlamanız gerekir. Yanlış veya eksik bilgi içeren faturalar, muhasebe süreçlerinde aksamalara ve cezalara yol açabilir. Faturada açık ürün tanımı yer almalı; adet, birim fiyat, toplam fiyat ve KDV hesaplaması doğru yapılmalıdır. Bir faturada bulunması zorunlu bilgiler şunlardır:

  • Fatura tarihi ve numarası (Her fatura için benzersiz olmalı)
  • Satıcı ve alıcı bilgileri (Vergi numarası, adres, unvan vb.)
  • Ürün veya hizmet açıklaması
  • Birim fiyat ve toplam tutar
  • KDV oranı ve hesaplaması
  • Ödeme ve tahsilat bilgileri

Hatalı bilgi girerseniz, müşteri faturayı kabul etmeyebilir ve iade süreçlerinde sorun yaşayabilirsiniz. Bu aşamada kullandığınız muhasebe programları da işinizi kolaylaştırabilir. Çoğu program, müşteri ve ürün bilgilerini otomatik doldurarak hata riskinizi azaltır.

3. Faturanızı Yasal Süre İçinde Düzenleyin

e-Ticarette satış yaptıktan sonra faturayı belirli bir süre içinde kesmeniz gerekir. Türk Vergi Usul Kanunu’na göre, faturalar en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir. Bu süreyi aşarsanız, cezai yaptırımlarla karşılaşabilirsiniz. e-Fatura ve e-Arşiv Fatura kullanıcıları için süre kısıtlaması değişmez. Zamanında fatura kesmek için muhasebe programınızda otomatik hatırlatmalar ayarlayabilir veya belirli günlerde toplu fatura düzenleyerek gecikmeleri önleyebilirsiniz.

4. GİB ile Fatura Oluşturma

Faturanızı Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sitesinde oluşturmak için aşağıdaki yöntemi kullanabilirsiniz:

  • İlk olarak, İnteraktif Vergi Dairesi e-Fatura sistemine giriş yapmanız gerekecek. Eğer henüz bir kullanıcı kodunuz yoksa, dijital.gib.gov.tr adresinden ‘Bilgilerim/Sicil Kaydım’ kısmına tıklayarak kullanıcı kodunuzu alabilirsiniz.
  • Kodunuzu aldıktan sonra, İnteraktif Vergi Dairesi’nin Arşiv Portalı üzerinden giriş yapmalısınız. Burada, ‘Belge İşlemleri’ kısmına tıklayıp, ‘Fatura Oluştur’ seçeneğine yönlendirileceksiniz.
  • Yeni açılan sekmede, satıcı ve alıcı bilgileri doğru doldurulmalıdır. Herhangi bir hata yapmamanız için tüm alanları dikkatlice kontrol etmelisiniz
  • ‘Toplam’ alanında, faturanın genel tutarını dikkatlice incelemeniz gerekecek. Tüm bilgiler doğruysa, ‘Oluştur’ butonuna tıklayarak faturayı hazırlamış olursunuz.
  • Hazırladığınız fatura ilk başta taslak olarak kaydedilir. Eğer herhangi bir yanlışlık görmüyorsanız, faturayı onaylamak için ‘GİB İmza’ butonuna tıklamanız yeterlidir.
  • Son aşama olarak, cep telefonunuza SMS ile bir doğrulama kodu gönderilecektir. Bu kodu ekrandaki alana yazarak onaylamanız gerekecek.

Tüm bu adımları başarıyla tamamladığınızda, e-Fatura kesme işleminizi eksiksiz şekilde gerçekleştirmiş olursunuz.

5. Faturanızı Müşteriye Ulaştırın ve Arşivleyin

Faturanızı doğru bir şekilde düzenledikten sonra, müşteriye iletmek ve eş zamanlı olarak arşivlemek en önemli adımlardan biridir. e-Ticaret işlemlerinde dijital faturalar PDF formatında düzenlenir. e-Fatura kullanıcıları için Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemi üzerinden otomatik olarak gönderilirken, e-Arşiv Fatura kullanıyorsanız, faturayı e-posta yoluyla müşterinize göndermeniz zorunludur.

e-Fatura sistemine kaydedilen faturalar zaten GİB sistemi tarafından arşivlenir. Ancak e-Arşiv Fatura için manuel arşivleme yapmanız gerekebilir. Çoğu muhasebe programı, faturalarınızı dijital ortamda saklamanıza ve gerektiğinde kolayca erişmenize yardımcı olur.

e-Fatura Keserken Dikkat Edilmesi Gerekenler

e-Fatura kesmek, e-ticaret işletmeleri için büyük kolaylık sağlasa da bu süreçte dikkat edilmesi gereken birçok önemli detay bulunur. Yanlış bir adım, hem müşteri memnuniyetsizliğine hem de yasal sorunlara yol açabilir. e-fatura keserken dikkat etmeniz gereken kritik noktalar şu şekilde sıralanır

  • Müşterinin adı, vergi kimlik numarası (VKN) veya TC kimlik numarası, adres bilgileri ve iletişim detayları gibi bilgilerin hatasız olması gerekir. Yanlış bilgi girilmesi, faturanın geçersiz sayılmasına neden olabilir.
  • e-Fatura kesmek için kullandığınız sistemin güncel olması ve yasal mevzuata uygun şekilde çalışması gerekir. Sisteminizin GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) tarafından onaylanmış olması ve gerekli güncellemelerin yapılmış olması, sorunsuz fatura kesim süreci için şarttır.
  • e-Faturaların 5 yıllık yasal süre boyunca saklanması zorunludur. Bu nedenle, faturalarınızı güvenli bir şekilde arşivlemeli ve gerektiğinde hızlıca erişebilmelisiniz. Bulut tabanlı çözümler, bu süreci kolaylaştırarak hem yer hem de zaman tasarrufu sağlar.
  • e-Fatura sisteminizin düzenli olarak yedeklenmesi ve güvenliğinin sağlanması, veri kaybı veya siber saldırı risklerine karşı koruma sağlar. Özellikle finansal verilerin korunması, işletmenizin itibarı için büyük önem taşır.