demo-attachment-1248-Mask-Group-48@2x

E-irsaliyeye Kimler Başvurmalıdır?

by E-ÇözümlerE-İrsaliye

E-irsaliye, irsaliyenin çevrimiçi platforma geçmiş halidir. E-dönüşüm amacıyla kâğıt tasarrufu sağlanması bakımından e-irsaliye sistemine geçilmiştir. Peki e-irsaliye nedir? İrsaliye, sevk irsaliyesi ve faturanın birlikte düzenlenmesini sağlayan bir e-dönüşüm uygulamasıdır. E-irsaliye üzerinde firma ve alıcının hem sevk hem fatura bilgileri yer alır. E-irsaliye, Gelir İdaresi Başkanlığı’na bağlı olarak yürütülür. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından denetimli ve kolay takip için düzenlenen e-irsaliye yalnızca Gelir İdaresi Başkanlığı’na kayıtlı firma ve şirketler tarafından kullanılabilir. E-irsaliye alıcıya gönderim esnasında araç ve şoför bilgileri de dâhil olarak kare kod biçiminde sürücüye teslim edilir. Yol kontrolleri esnasında taşıdığı ürün bilgisini kare kod sayesinde sürücü yol denetiminde ibrazda bulunabilir. İrsaliye iki şirket arasından teslim alan tarafa iletilir, e-irsaliyenin taşınan araç içerisinde kâğıt fotokopisinin bulunması gerekmektedir. Fatura ve sevk bilgileri haricinde e-irsaliye üzerinde aracın plakası ve sürücü bilgisi kayıtlıdır.

E-İrsaliye İptali Nasıl Olur?

Teslim alan taraf Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden teslim aldığına dair ret ve kabul işlemlerini gerçekleştirebilir. E-irsaliye iptali alıcının teslim aldıktan sonra Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden kullanabildiği yasal bir haktır. Her bir irsaliye için sadece tek cevap kabul edilir. Gelir İdaresi Başkanlığına bağlı olan şirket veya firma teslim aldığı ürünün kısmi iade, iade veya farklı sebeplerle satıcı firmaya iletebilir. E-irsaliyenin teslim alındıktan sonra kabul süresi 7 gündür. 7 gün içerisinde alıcının ret veya kabul dönüşü yapmaması otomatik olarak alıcının kabul yanıtı kaydedilir. Alıcının e-irsaliye için ret verebilmesi teslimatın yola çıkması durumunda başlar. Teslimatın alıcı tarafına yola çıkmadığı durumlarda e-irsaliye reddedilemez. E-irsaliye sadece alıcı tarafından iptal edilebilir. Gönderici tarafından e-irsaliye reddedilemez, eksik veya hatalı ürün gönderiminin fark edilmesi üzerine satıcı teslim alacak olan firmanın ret cevabını vermesini talep edebilir.

E-İrsaliye Sahibi Olması Gerekenler

E-irsaliye düzenlenmeleri zaman içerisinde çeşitli değişiklikler gösterebilir. E-irsaliye zorunluluğu olan şirket ve kuruluşlar 2022 e-irsaliye şartlarına Gelir İdaresi Başkanlığı’nın resmi sitesinden “E-İrsaliye Hakkında” kısmından ulaşabilir. Bireysel sermaye sahibi olup e-irsaliye sahibi olmak isteyen şirket ve firmalar da aynı alandan gerekli bilgilere ulaşabilir. Çevrimiçi fatura sistemine kayıtlı kurum ve kuruluşlar e-irsaliyeye sahip olma zorunluluğu taşırlar. E-irsaliye zorunluluğu 2021 senesinde 25 milyon TL ciro haddindeyken 2022 yılı itibariyle 10 milyon TL’ye çekilmiştir. Bireysel veya sermaye sahibi olanlar içinse isteğe bağlı e-irsaliyeye geçiş imkânı bulunmakla beraber e-fatura sistemine sahip kurum ve kuruluşların e-irsaliyeye geçiş zorunluluğu için son tarih 1 Temmuz 2022’dir.

E-İrsaliye Kullanıcısı Nasıl Olunur?

E-irsaliye sorgulama ve başvurma işlemlerinin tümü Geli İdaresi Başkanlığının e-irsaliye portalı üzerinden yapılmaktadır. Kısaca GiB tarafından hizmete sunulan uygulama, firma ve şirketlerin birbirleriyle sevk ve fatura alışverişlerinin tek denetim altında toplanmasını mümkün kılar. E-irsaliyeye 2022 düzenlemesi sonrası e fatura sahiplerinin, ciro haddinin 10 milyon TL’yi geçen kuruluşların ve bireysel sermaye sahiplerinin irsaliye sahibi olması için e-irsaliye başvurularını bu resmi kanaldan yapmaları gerekmektedir. Başvurularını yapan şirket ve firmalar Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sayfasında araçlar bölümünden e-irsaliye kısmında bulunan Kayıtlı Kullanıcıların Listesinden e-irsaliye sorgulama yapabilirler. E-irsaliye sorgulama T.C. kimlik numarası ile kolayca yapılabilmektedir. E-irsaliye başvuru sonucu kabulü güncellenen Kayıtlı Kullanıcılar Listesinde T.C. kimlik numarasıyla sorgulama sonucu gözükür. Sonuç olarak dijital dönüşüm sürecinde verimliliği ve tasarrufu artırmak isteyen işletmelerin tercih edebileceği bu uygulama hem uzun hem kısa vadede ciddi avantajlar sunmasıyla dikkat çekmektedir.

demo-attachment-1086-inspired-woman-NEARSKQ@2x

E-İmza ile E-Mühür Arasındaki Fark Nedir?

by E-Çözümler

Giderek gelişen teknoloji, ticaretin tamamen sanal ortamlara taşınması noktasına doğru evirilmeye başladı. Haliyle fiziki mali süreçler doğal olarak yetersiz bir hal aldı. Bu noktada öne çıkan dijital ürünler çok daha verimli süreçler sunmaya başladı. E-imza ve e-mühür teknolojileri de günümüzde sıklıkla kullanılan araçlar arasında yer alıyor. İnternetin yaygınlaşması ile her türlü işletmenin bu araçları kullanabilmesi de mümkün hale geldi. Böylelikle mali süreçlerin eskisinden çok daha hızlı bir şekilde çözüme ulaşabilmesi de sağlanabiliyor. Bireyler hem kendi adlarına hem de şirket adlarına yaptığı aksiyonlarda bu araçları kullanabiliyor. Bürokratik süreçleri kısaltmalarıyla dikkat çeken e-imza ve e-mühür dijital dönüşüme uğrayan pek çok kurum için en temel gereklilikler arasında yer alır. Peki e-imza ve e-mühür nedir?

Mali Mühür Nedir?

E-mühür, işletmelerin en sık kullandığı araçlardan biri olarak görülür. Pek çok mali işlemde kullanılan bu araç bir imza işlevi görür. E-mühür, şirketlerin kendilerine ait özgün kaşelerinin dijital ortama aktarılmış bir versiyonudur. Sanal ortamda firmanın kendi kurumsal kimliğini yansıtan, resmi belgelerde kullanılan kaşe olarak da görülebilir. Benzer şekilde, internet üzerinden yapılan alım-satım işlemlerinde de kullanılabilir. Yalnızca işletmeye özgü olan e-mühür, resmi evrak işlemlerinin doğru ve güvenli bir süreçte ilerlemesi için gerekli araçlardan biridir. Dijital dönüşümü hedefleyen firmaların e-mühür kurulumu konusunda profesyonel yardım almaları önerilir. Gerekli belgelerin hazırlanması ve şartların karşılanması sonucu başlatılacak olan e-mühür başvuru süreci sonrasında rahatlıkla elde edilebilir. Aynı zamanda mali mühür olarak da bilinen bu araç, e-fatura kullanımında bir gerekliliktir. Bu sebeple internet üzerinden alım-satım yapan ve faturalandırma sürecini de dijital olarak tamamlamayı hedefleyen her türlü şirket için son derece önemlidir. Mali mühür ücreti yıllara göre değişiklik göstermektedir. Fiyatların değişmesi durumu söz konusu olabildiği için doğru bilgi kaynağı resmi kaynaklar olmaktadır.

E-İmza Nedir?

E-imza da benzer şekilde dijital ortamda kullanılan bir kimlik doğrulama aracıdır. Kişinin mali işlemler süresince gerekli belgelerde kullanabileceği bir imza olma niteliği taşır. E-imza uygulaması e-fatura kullanarak internet üzerinden işlem yapmak isteyen kullanıcılar için gereklidir. Tıpkı e-mühür gibi dijital ortamlarda kullanılmak üzere oluşturulmuştur. Mali süreçlerin çok daha hızlı ve güvenli bir şekilde ilerletilmesi için hayati önem taşır. Aynı şekilde, “e-imza nasıl alınır?” sorusunun cevabı da en güvenilir kaynaklar olarak resmi kanalları işaret etmektedir. E-imza almak için gerekli belgelerin toplanması ve resmi kurumlar tarafından belirlenmiş olan kanallara başvurulması gerekmektedir.

E-İmza E-Mühür Yerine Kullanılabilir mi?

E-imza e-mühür arasındaki en büyük fark birinin kişiye özel, diğerinin şirket adına oluşturulmuş olmasıdır. E-imza kurulum süreci sonrasında birey, resmi evraklarda bu aracı kullanma hakkına sahip olur. Dijital ortamlarda hızlı ve güvenli bir şekilde işlem yapabilmesi de bu şekilde mümkün kılınır. Benzer şekilde, şirket adına alınması gereken aksiyonlarda da e-mühür kullanımı gereklidir. Bir kaşe yerine geçen e-mühür, birey adına değil, şirketi temsil edecek şekilde kullanılır. Bu sebeple bu iki konseptin birbiriyle karşılaştırılmaması gereklidir. Sonuç olarak e-imza E-devlet, e-reçete gibi bireyi ilgilendiren konularda kullanılmak üzere tasarlanmış bir uygulamadır. Şirket adına belli kanallarda aksiyon alınması e-imza ile mümkün olmamaktadır. Öte yandan e-mühür, firmanın kurumsal kimliğini yansıtmaktadır. E-fatura süreçleri başta olmak üzere çeşitli dijital dönüşüm uygulamalarında kullanılan bu araç, belirli sertifikalara sahip olma zorunluluğu taşır. Böylelikle ticaret başta olmak üzere pek çok mali konuda güvenli bir süreç işlenir.

demo-attachment-547-Mask-Group-49@2x

Kısa Çalışma Ödeneği Başvurularında Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

by E-ÇözümlerİK

Kısa Çalışma ödeneğinden yararlanmak için, İŞKUR’ un ilgili müdürlüklerine yazılı olarak veya bu müdürlüklerin e-posta adreslerine elektronik olarak,

 Kısa Çalışma Ödeneği Başvuru Formu (Formda, işyerinin unvanını, adresini, varsa toplu iş sözleşmesi tarafı işçi sendikasını, işyeri İŞKUR numarasını ve sosyal güvenlik işyeri sicil numarasının belirtmesi gerekir)
 Kısa çalışma uygulanacak işyeri listesi ile başvuru yapılması gereklidir.

Başvuru formunun imza sirkülerinde yer alan yetkili bir kişi tarafından imzalanması gerekmektedir.

Yapılacak kısa çalışma ödeneği başvurularında;

1. Kısa Çalışmanın Uygunluk Tespitine İlişkin Belgeler (Devlet tarafından kapatılan işyerlerinde işletme ruhsatı, işveren tarafından karar alınması halinde yönetim kurulu kararı gibi belgeler
2. Çalışma süresinin azaltıldığını veya faaliyetin kısmen / tamamen durdurulduğunu ortaya koyan belgeler (örneğin: ücret bordroları, puantaj kayıtları, üretimin, hizmetin ve/veya ihracatın azaldığına, siparişlerin ve/veya sözleşmelerin iptal edildiğine dair vb. belgeler) bulunması gereklidir.

“Korona Virüs veya Diğer Nedenlerle Ekonomik Sıkıntı Yaşayan İşverenler Kısa Çalışma Ödeneğinden Yararlanabilir” konulu 16/3/2020 tarihli 71 sayılı sirkülerimiz ile “Kısa Çalışma Ödeneğinden Yararlanma Şartları Kolaylaştırıldı” konulu 25/3/2020 tarihli 78 sayılı sirkülerimiz yayımlanmıştır. Son günlerde kısa çalışma ödeneği başvurularında aşırı artış olması nedeniyle aşağıdaki hususların bilinmesi yararlı olacaktır.
Kısa Çalışma Ödeneği (KÇÖ) işyerindeki çalışma süresinin işyerinin tamamında veya bir bölümünde geçici olarak en az üçte bir oranında azaltılmasını veya süreklilik koşulu aranmaksızın en az dört hafta süreyle faaliyetin tamamen veya kısmen durdurulmuş olması halinde işyerinde üç ayı aşmamak üzere sigortalılara çalışamadıkları dönem için gelir desteği sağlayan bir uygulamadır.

Kısa Çalışma Ödeneği Başvuruları

Kısa Çalışma ödeneğinden yararlanmak için, İŞKUR’ un ilgili müdürlüklerine yazılı olarak veya bu müdürlüklerin e-posta adreslerine elektronik olarak,

 Kısa Çalışma Ödeneği Başvuru Formu (Formda işyerinin unvanını, adresini, varsa toplu iş sözleşmesi tarafı işçi sendikasını, işyeri İŞKUR numarasını ve sosyal güvenlik işyeri sicil numarasının belirtmesi gerekir) (Bu form yazı ekinde sunulmuştur)
 Kısa çalışma uygulanacak işyeri listesi (Bu form yazı ekinde sunulmuştur) ile başvuru yapılması gereklidir.

Başvuru formunun imza sirkülerinde yer alan yetkili bir kişi tarafından imzalanması gerekmektedir.
Yapılacak kısa çalışma ödeneği başvurularında;

1. Kısa Çalışmanın Uygunluk Tespitine İlişkin Belgeler (Devlet tarafından kapatılan işyerlerinde işletme ruhsatı, işveren tarafından karar alınması halinde yönetim kurulu kararı gibi belgeler
2. Çalışma süresinin azaltıldığını veya faaliyetin kısmen / tamamen durdurulduğunu ortaya koyan belgeler (örneğin: ücret bordroları, puantaj kayıtları, üretimin, hizmetin ve/veya ihracatın azaldığına, siparişlerin ve/veya sözleşmelerin iptal edildiğine dair vb. belgeler) bulunması gereklidir.

Kısa Çalışma Ödeneğine Başvuru Yaparken Bilinmesi Gereken Hususlar

1. İşverenin birden çok işyeri olması halinde, her bir SGK numarası için ayrı ayrı başvuru yapması gerekmektedir. Her işyeri için de çalışmanın azaltılması konusunda çalışan sayısı değil, çalışma süresinin üçte biri dikkate alınmaktadır.

2. Kısa çalışma uygulanacak işyeri listesinde yer alan işçilerin kısa çalışma ödeneğinden yararlanma şartları işveren tarafından değil İŞKUR tarafından kontrol edilecektir. Listede yer alıp yararlanma şartlarını taşımayan bir işçinin bulunması diğer işçilerin yararlanma durumlarını değiştirmeyecektir. Burada dikkat edilmesi gereken husus işçilerin işten çıkışlarının verilmemesi gerekir. Ayrıca kısa çalışma ödeneğinden yararlanılacak işçinin alacağı ödenek, ileride işsiz kaldığında kullanacağı işsizlik parasından mahsup edilecektir.

3. Kısa çalışmaya başvurulduktan sonra kısa çalışma ödeneğinden yararlanılmayacaksa iptal dilekçesi verilmesi ve kısa çalışmanın sonlandırılması doğru olacaktır. İlk başvurudan sonra üç aylık süreden kalan süre için şartların varlığı halinde tekrar başvurulabilir.

4. Kısa çalışma ödeneğine yapılan başvurunun olumlu sonuçlanması şartıyla, kısa çalışma ödeneği işyerindeki faaliyetin kısmen veya tamamen durduğu tarihten itibaren başlayacaktır.

5. Kısa çalışmanın başladığı ilk haftada 4857 sayılı İş Kanunu 40’ıncı maddesi gereğince zorlayıcı sebeplerden dolayı işverenin yarım ücret ödeme yükümlülüğü bulunması nedeniyle kısa çalışma ödeneği bu sürenin bitiminden itibaren başlamaktadır.

6. Kısa çalışma ödeneği, her ayın sonunda aylık prim ve hizmet belgesi SGK’ya verildikten sonra, kısa çalışma yapılan günlere göre hesaplanarak PTT Bank aracılığıyla çalışanlara ödenmektedir. Çalışanlar PTT şubelerine giderek, TC Kimlik numaralarına yatırılan kısa çalışma ödeneklerini alabileceklerdir.

7. Uygunluk tespiti yapıldıktan sonra İŞKUR’ a verilen kısa çalışma yapacak işçi listesinde değişiklik (azaltma, artırma veya isim değiştirme) yapılması mümkündür ancak bu durum yeni talep olarak değerlendirilmektedir.

8. Kısa çalışma uygulamasına geçildikten sonra, yıllık izin kullanmak isteyen işçilerin yıllık izin kullanmasına yasal bir engel yoktur. Ancak bu süreye ilişkin eksik gün kodu olarak kısa çalışma kodu (18) eklenmemelidir. Yıllık izin döneminde ücretin işveren tarafından ödenmesi gerekir. Bu nedenle kısa çalışma uygulanacak işyeri listesine bu kapsamdaki sigortalıların eklenmemesi daha doğru olacaktır.

9. Kısa çalışma döneminde rapor alan işçiler için raporlu olunan sürede geçici iş göremezlik ödeneği SGK tarafından ödendiğinden, bu işçiler kısa çalışma ödeneği alamazlar. Bu nedenle bu kapsamdaki işçilerin eksik gün kodu (18) değil (01-istirahat) kodu olmalıdır.

10. Kısa çalışma başvurularında işçinin onayının alınmasına gerek yoktur. Kısa çalışma nedeniyle ortaya çıkacak eksik gün nedeni SGK’ ya 18- Kısa Çalışma Ödeneği olarak bildirilmelidir. Kısa çalışma ödeneği verildiğinde işveren kısa çalışma ödeneği süresine ait günler için işçilere ücret ödemesi yapmayacak, sigorta primi ve ücret üzerinden tahakkuk eden gelir vergisi ödeme yükümlülüğü olmayacaktır.

11. Ayın tamamında faaliyetin durması nedeniyle kısa çalışma ödenen işçilere, işveren tarafından ücret ödenerek SGK’ ya gün ve kazanç bildirimi yapılırsa, gün bildirimi İŞKUR tarafından işçilerin çalıştığı anlamında sayılarak kısa çalışma ödeneğinin kesilmesi sonucunu doğuracaktır. Bu durumda SGK’ ya (0) gün ve kazançlı bildirim yapılabileceği değişik uzmanlar tarafından belirtilmesine karşılık İŞKUR tarafından bu hususta bir açıklama yapılmamıştır. Kısa çalışmanın ayın tamamında değil de kısmı olarak uygulandığı dönemde ise, kısa çalışma döneminde işçilere ödenecek ücret, SGK’ ya aylık prim hizmet belgesi ile bildirim yapılması gereken günün kazançlarına dahil edilebilir.

12. Uygunluk tespitine konu olan toplam çalışan sayısının değişmesi (işçi giriş/çıkışı) halinde gerekçesi ile birlikte 10 gün içinde İŞKUR’a da bildirilmesi gerekir. Kısa çalışma ödeneği alanların emeklilik/yaşlılık aylığı almaya başlaması, herhangi bir sebeple askere gitmesi/silah altına alınması veya herhangi bir kanundan doğan çalışma ödevi nedeniyle işinden ayrılması durumunu veya hastalık/sağlık raporunun başlama ve bitiş tarihlerini İŞKUR’a bildirmek gerekmektedir.

13. Kısa çalışma inceleme sonucunun; işyerinde işçilerin görebileceği bir yerde ilan edilmesi, (varsa toplu iş sözleşmesine taraf işçi sendikasına bildirilmesi) ve ilan yoluyla işçilere duyurulması veya kısa çalışmaya tabi işçilere yazılı bildirim yapılması gerekmektedir. Kısa çalışma kabulünden sonra çalışanlara ilan panosunda işçilere duyuru yapılamadığı durumlarda, kısa çalışmaya tabi işçilere yazılı bildirim yapılır.

14. Emekli işçiler için sosyal güvenlik destek primi ödendiğinden, bu kişiler adına işsizlik sigortası primi yatırılmadığından emekli işçiler kısa çalışma ödeneğinden yararlanamaz. Sadece işsizlik sigortası primi ödeyen işçiler bu uygulamadan yararlanabilir.

15. İşveren, ilan ettiği süreden önce normal faaliyetine başlamaya karar vermesi halinde durumu; Kurum birimine, varsa toplu iş sözleşmesi tarafı işçi sendikasına ve işçilere altı iş günü önce yazılı olarak bildirmek zorundadır. Bildirimde belirtilen tarih itibariyle kısa çalışma sona erer.

16. Cumhurbaşkanlığı, Bakanlıklar veya ilgili kamu kurum ve kuruluşları tarafından faaliyeti durdurulan işyerleri ile ilgili olarak yapılan uygunluk tespiti işlemi, Kanunda düzenlenen asgari ve azami süreler ile birlikte, idari tasarrufun süresi ile sınırlı olup idari tasarrufun sona ermesi ile kısa çalışma uygulaması da kendiliğinden sona ermektedir.

17. Kısa çalışma yapan işçinin çalışılmayan hafta tatili, ulusal bayram ve genel tatil günlerine ilişkin ücret ve kısa çalışma ödeneği miktarı, kısa çalışma yapılan süreyle orantılı olarak işveren ve İŞKUR tarafından ödenir. Oranlamada küsurat çıkması halinde, küsuratlar tama iblağ edilir.

18. İşverenin, Sigorta prim borcu veya vergi borcu olması kısa çalışma ödeneğinden yararlanmasını etkilemez.

19. Daha önce farklı bir gerekçeyle kısa çalışmadan yararlanmış olan işyerleri de Covid-19 kapsamında kısa çalışmadan yararlanabilirler.

20. Bir başka işverene ait işyerinde sigortalı olarak çalışan kişi, kendi işyeri olması halinde kendi işyeri için kısa çalışma ödeneğine başvurabilir.

Kaynakça: https://www.turmob.org.tr/sirkuler/detailPdf/d9230f56-5eae-4095-8568-8acb76f97c9e/kisa-calisma-odenegi-basvurularinda-dikkat-edilmesi-gereken-hususlar

demo-attachment-1245-Mask-Group-43@2x

Neden Orka SQL Programına Geçmeliyiz?

by E-Çözümler

Değerli ORKA DOS Kullanıcıları,

Kullanmakta olduğunuz ORKA DOS, gelişen teknoloji karşısında yetersiz kalmıştır. DOS Tabanlı programlarınız; 64 Bit, Yeni Nesil Bilgisayarlarda çalışmamaktadır. Microsoft; 1994 Yılında DOS versiyonunu 6.22 ile sonlandırdı. Yani tam 26 yıl önce… Bu nedenle “ORKA Yazılım” 01.Ocak.2022 Tarihinden itibaren DOS yazılımlarını geliştirme ve güncelleme işlemleri yapmayacaktır.

Buna Karşılık; 2011 Yılında kullanıma sunduğumuz, ORKA SQL programımınız ile yola devam edeceğiz. DOS kullanıcıları olarak sizlere; SMMM bürolarına özel kampanyalardan yararlanarak, ORKA SQL programına geçiş işlemlerinizi başlatmanızı acil olarak tavsiye etmekteyiz. Sizlerin de diğer binlerce ORKA SQL kullanıcıları arasına katılmanızı beklemekteyiz. Bu dönüşüm sürecinde Orka ailesi olarak sizlerin yanındayız. ORKA DOS Programınızdaki kayıtlarınızı (Son 2 Yıl) kısa bir sürede ORKA SQL programına aktararak kaldığınız yerden devam etmenizi sağlayacağız. ORKA SQL Programının, çalışma hayatınıza nasıl bir değer katacağını, birkaç önemli maddeyle anlatmaya çalışacağız.

1. Programınızı Bulut Sunucu Üzerinden kullanabilirsiniz. Bu sayede dilediğiniz yerden programınızı çalıştırabilirsiniz.

2. Orka Bulut Yedekleme Sistemi sayesinde programınızın yedeklerini bulut sunucularda saklayabilirsiniz.

3. E-Dönüşüm süreçlerine uygunluğunu; e-Defter, E-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-Müstahsil Makbuzu… gibi e-dönüşüm süreçlerini ORKA SQL programınızdan güncel olarak takip edebilirsiniz.

4. Online Mutabakat özelliği sayesinde; BA-BS ve Cari Mutabakatınızı yönetebilirsiniz.

5. Ticari Programımızın “Tam Zamanlı Entegre” sistemi sayesinde muhasebe fişleriniz, otomatik olarak oluşturulmaktadır.

6. Fatura Entegratörü fark etmeksizin bütün e-faturaları otomatik olarak muhasebeleştirebilirsiniz.

7. Excel Fiş Girişi modülünü kullanarak; muhasebe fişlerini daha hızlı ve güvenilir kaydedebilirsiniz.

8. Cari Kart Sorgulama Özelliği sayesinde T.C. ya da Vergi numaralarından cari kartlarınızı otomatik oluşturabilirsiniz.

9. E-Tebligat uygulaması sayesinde mükelleflerinizin e-tebligatlarını listeleyebilir ve e-posta olarak gönderebilirsiniz.

10. Yüklenen ve İndirilecek KDV listelerinizi maliye bakanlığının istediği formatta hazırlayabilirsiniz…

Özetlemek gerekirse; Dijitalleşme ve e-Dönüşüm süreçlerinde ORKA SQL Programınız ile firmanıza değer katın.

demo-attachment-1075-Mask-Group-45@2x

Muhasebe Programlarının Önemi Nedir?

by E-Çözümler

Muhasebe bilindiği üzere bir işletmenin en önemli birimlerinden birisidir. Bir işletmeyi insan olarak düşünürsek; Yönetim = Beyin, Finans = Kalp / Kan Dolaşımı, Çalışanlar = Eller, Kollar, Muhasebe? Sinir sistemi
Beyin doğru kararlar alabilmesi için sinir sistemden gelen verilere ihtiyaç duyar. Sinir sistemi ani, çabuk ve düzgün bir şekilde gelen verileri beyne aktarmalıdır ki, beynimiz doğru kararlar alabilsin.
İşletme Yöneticilerinin doğru ve ileriyi görerek kararlar alabilmesi için muhasebe sisteminin sağlıklı bir şekilde kayıt altına alınıyor olması gerekmektedir.

Muhasebe Programlarında Hesap Planının Önemi Nedir?

Hesap Planı; Muhasebe işlemlerinin kaydedilmesinde kullanılan belirli bir sisteme göre hazırlanmış hesapların yer aldığı listeye hesap planı denir. 1994 Yılında uygulamaya giren tek düzen hesap planı, ülkemizdeki muhasebe uygulamalarına belirli bir standart kazandırmıştır.
Tek Düzen Hesap Planıyla; tüm muhasebe camiasına ortak bir dil kazandırılmış oldu. Orka Muhasebe programının temel taşlarını incelediğimizde Hesap planı karşınıza çıkacaktır. Programınızda kaydedilen tüm verilerin arka planında otomatik olarak atanan bir hesap kod bulabilirsiniz. Kaydedilen muhasebe işleminin tarihi, vade tarihi dönemsel olması… gibi parametrelere göre programınız otomatik olarak hesap kodları açmaktadır.

Muhasebe Programlarında Tam Zamanlı Entegrenin Önemi Nedir?

Bir firmanın farklı finans aktörleri olabilir. Örneğin Faturalar, Çekler, Demirbaşlar, Personel, Bütçeleme… Sektördeki muhasebe programlarını incelediğimizde entegrasyonların manuel olarak kaydı giren personele bırakıldığını görmekteyiz bu da kullanıcı kaynaklı sorunların olmasına neden olmaktadır. Yukarıda bahsettiğim finans aktörlerinin birbirinden ayrılmaması gerekmektedir. Hepsi bir bütün olmalı ki yönetici karar alırken bilgiyi farklı yerlerde aramamalı. Doğru finans kararları alınabilmesi için bilginin tek bir yerde toplanması gerekmektedir. Sektörde Orka yazılımı öne çıkaran özelliklerden birisi de Tam Zamanlı Entegre sistemidir.

Programınızda kaydedilen Fatura, Çek, Senet, Kredi Kartı, Demirbaş kaydı, Personel Tahakkukları… gibi evraklar işlendiğinde; programınız otomatik olarak muhasebe kayıtlarını oluşturmaktadır. Muhasebe programınızda oluşturulan fişler anlık olarak gerekli modüllere ve mali tablolara entegre olmaktadır. Evraklarda yapılan Düzeltme gibi işlemler de tam zamanlı olarak mali tablolarda düzenlenmektedir. Bu Sayede Yönetici; Muhasebe programındaki evrakları tek bir merkezden yönetebilme imkanlarına sahip olacak.

Sektöre Özel Hesap Planı Nedir?

Tek Düzen Hesap Planında bir standardizasyon vardır. Fakat her firma için de aynı standart kullanılmaz. Bir Firmanın muhasebe programını kuracağınız zaman firma sektörünün analiz edilmesi gerekmektedir. Firmanın sektörü;
Ticari,
Hizmet,
Üretim,
Pazarlama,
Dernek – vakıf,
Genel …
Şeklinde tespitlerinin yapılması gerekmektedir. Örneğin İnşaat sektöründeyse Yıllara Yaygın hesapların ya da üretim sektörüyse; üretim ile ilgili hesapların hazır olması gerekmektedir.
Orka, firma yönetim siteminde firmanızı oluştururken sektör sorulmaktadır Firmanızın sektörünü seçerek uygun hesap planını otomatik oluşturabilirsiniz.

Orka Muhasebe Programında Hesap Planı Özellikleri Nelerdir?

Orka Muhasebe Programının omurgası olarak nitelendirdiğimiz hesap planında; kullanıcı, muhasebe kayıtlarını işlerken belirli kurallara göre hesaplar otomatik açılmaktadır.

Çeklerin Otomatik Muhasebeleştirilmesi

Örneğin Müşterinizden çek aldınız. Çekin kaydını yaparken yazdığınız vade tarihlerine göre otomatik 101 Verilen Çekler hesabının açıldığını hayal edin. Bu yöntemler sayesinde Mizan ya da finans raporlarında çeklerin tahsilat durumlarını daha rahat okuyabileceğiniz gibi kaydedilen veri e-defter kurallarına göre otomatik muhasebeleştirilecektir.
Çeklerin giriş kayıtlarının otomatik muhasebeleştirilmesi haricinde Muhasebe programınızın bir diğer özelliği ise çeklerin bir sonraki aşamalarının da otomatik muhasebe kodlarına atanmasıdır. Örneğin bir çeki işaretleyerek “Tahsile verildi” komutuna tıkladığınızda muhasebe kaydının ne olduğunu düşünmüyorsunuz. Çeklere bağlı tüm hareketler kullanıcının müdahalesine izin vermeksizin otomatik muhasebeleştirilmektedir.

Banka Hesapları ve Bağlantılarının Otomatik Açılması Özelliği

Firmaların Banka hesaplarını incelediğimizde kullanıcıların kendi isteklerine göre 102 Bankalar hesabını açtığını görmekteyiz. Oysa ki banka hesapları açılırken Hesap Plan kodlarının sıralaması, Bankaya bağlı kodların da belirli bir hiyerarşide açılması gerekmektedir. Orka Muhasebe Programınızda banka tanımlarken karşınıza çıkacak otomatik bağlantıları sıralıyorum;

  • Bankanın kodu
  • Tahsile çek veriliyor mu?
  • Teminata çek veriliyor mu?
  • Tahsile senet veriliyor mu?
  • Teminata senet veriliyor mu?
  • Bankaya ait POS cihazı var mı?
  • Kerdi kartı ya da kartları var mı?
  • Banka kredileri var mı?
  • Banka bilgileri e-fatura da çıkacak mı?
  • Bankanın çek defteri var mı?

Yukarıda maddeler halinde yazdığımız konular bir banka hesabı açılırken sorulması gereken sorulardır. Muhasebe kaydını işleyen kullanıcının inisiyatifine bırakılmayacak kadar önemlidir. Bilindiği üzere bir firmanın muhasebe sistemini kuracak isek kişilere bağlı kalmamamız gerekmektedir. Sistemin standardizasyonunu kurarak sürecin her daim devam etmesini sağlamamız gerekmektedir.
Orka Yazılım olarak Banka Hesaplarını açarken bu standardizasyonu yakaladık. Firma Yöneticileri Firmanın finansal raporlarını alacakları zaman; Banka kredilerinden tutun tahsile verilen çekler vs. tüm bu sistemler devreye girer ve firmanın finansal projeksiyonunu görebilir.

Cari Hesapların Otomatik Açılması

Orka Muhasebe programınızda cari hesaplarınızı kaydederken hesap plan kodlarının ne olduğunu seçmenize gerek yok. Ardışık olarak hesap kodları otomatik oluşturulmaktadır.
Muhasebe programınızın bir diğer özelliği de cari hesapların T.C. Kimlik numaraları ya da Vergi Numarasını yazarak cari hesabınızın Unvan, Adres, Vergi Dairesi vb. alanları otomatik çağırabilirsiniz.
Cari hesaplarınızı kaydederken Departman, Proje, Gider Merkezi gibi gruplara göre de kaydetme seçenekleriniz bulunmaktadır.
Cari hesaplarınızın kaydı esnasında vade günleri, risk metodu vb. alanlara göre de seçimleriniz yapabilirsiniz. Bu sayede muhasebe programınızda oluşturulan cari kodlarınızın da belirli bir sisteme göre kaydetme imkânlarınız olacak.

Dönemsel Hesaplarınızın Otomatik Oluşması

Muhasebe Programlarınızda kaydedilen evrakların bazılarını dönemsellik kavramı gereği kaydetmeniz gerekmektedir. Örneğin firmanın araçlarından birinin sigorta poliçesini kaydederken dönemsellik kuralarına göre kaydetmeniz gerekmektedir. Dönemsel hesaplardan bazılarını incelediğimizde;
101 Alınan Çekler
121 Alınan Senetler
127 Diğer Ticari Alacaklar
321 Borç Senetleri
329 Diğer Ticari Borçlar
180 Gelecek Ay Giderleri
280 Gelecek Ay Giderleri
Gibi hesapları programınızda otomatik açabilirsiniz. Bu hesapların açılmasının önemli nedenlerinden birisi: Sistemdir. Firmanın finansal hareketleri kaydedilirken kullanıcının yanlış kodlar açarak kayıt yapması engellenmiş ve finansal raporların da daha doğru sonuçlar elde etmesi sağlanmıştır.

Gider Hesaplarının Otomatik Açılması

Firmanın Gider faturalarını kaydederken, giderin merkezine göre kodların atanması gerekmektedir. Örneğin Genel Yönetimi ilgilendiren bir gider faturasını; “770 Genel Yönetim Gideri” Pazarlama Departmanını ilgilendiren bir fatura işlenirken “760 Pazarlama Satış Dağıtım Gideri” kodlarının kullanılması elzemdir.
Firmanızın hesap planı açılma aşamasında; Sektörünüz sorulmaktadır. Seçtiğiniz sektöre göre gider kodlarının otomatik hazırlandığını göreceksiniz. Bu sayede gider kodlarının da bir standardizasyonu sağlanmış oldu.

demo-attachment-1083-Mask-Group-4442@2x

E-Arşiv Fatura En Kolay Nasıl Kesilir?

by E-ArşivE-Çözümler

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın, Türkiye’deki işletmelerin muhasebe kayıtlarında çeşitli açılardan kolaylığa sahip olabilmesi ve muhasebe verilerini hem geriye dönük hem de anlık olarak daha güvenli bir şekilde muhafaza edebilmeleri için başlattığı dijital dönüşüm uygulamaları arasında e-arşiv fatura sistemi de yer almaktadır. Bu sistem ile elde edilen çeşitli avantajları ve işlemlerin nasıl gerçekleştirilebileceğini bu yazımızda ele alacağız.

E-Arşiv Fatura Hakkında

Genel olarak e-arşiv fatura uygulaması, tüm alışveriş işlemlerinden sonra oluşturulan faturaların, dijital olarak saklanmasına olanak tanıyan bir sisteme sahiptir. Bu sistem sayesinde, elektronik formattaki faturaların dijital ortamda saklanması mümkün olmaktadır. Birçok açıdan faydası olan e-arşiv fatura programı başta muhasebe departmanının birçok yükünü ortadan kaldırmak üzere kurgulanmıştır. Öte yandan, Gelir İdaresi Başkanlığı’na ibraz edilmesi gereken ve ibraz edilen faturaların kontrolü, takibi, denetimi açısından da hem güven hem de kolaylık sağlamaktadır. En önemli avantajlardan birisi de matbu formattaki faturaların ortadan kalkmasıyla, hem arşiv alanının açılması hem de kaybolmasının önlenmesi mümkündür. Burada e-arşiv fatura kesmek istendiğinde ise işletme için çeşitli yöntemler vardır. İşletmeler kendilerine göre uygun olan yöntemi tercih edebilirler.

E-Arşiv Fatura Kesme Yöntemleri Nelerdir? 

GİB Portal Aracılığıyla: Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-arşiv fatura portal sistemi üzerinden fatura kesebilmek mümkündür. Bu sistem üzerinden kullanıcı bilgileriyle giriş yapılır ve ardından e-arşiv faturada bulunması gerekli olan alanların doldurulmasıyla, sistemde otomatik olarak belge oluşturulur. Kullanıcı son etapta faturayı onayladıktan sonra da e-arşiv fatura kesme işlemi tamamlanır.

Entegrasyon: Entegrasyon yönteminde e-arşiv fatura kesilebilmesi için genel olarak işletmenin kendisine ait bir sisteminin bulunması gerekmektedir. Bu sistem, işletme tarafından geliştirilir ve ardından GİB tarafından onaya sunulur. Onaylanan entegrasyon sistemi, e-arşiv fatura düzenleme sınırı açısından tamamen işletmeye yetki verir ve herhangi bir sınır bulunmaz. Bu yöntemde istenen sayıda e-arşiv fatura kesilebilmektedir.

Özel Entegratör: Özel entegratör, işletmelerin en sık tercih ettiği yöntemlerden birisi olarak öne çıkmaktadır. Bu sistemle e-arşiv fatura kesmek istendiğinde, işletmenin sistem özelinde hiçbir işlem yapmasına gerek kalmaz. Çünkü bu sistemde, işletme özel entegratör ile iletişim kurarak kendisi için uygun olan bir e-arşiv fatura düzenleme sistemini alır. Buna ek olarak herhangi bir yazılım geliştirilmesi ya da e-arşiv fatura uygulaması için harcama yapması da gerekmez.

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Farklı Şeylerdir

Dijital dönüşüm kapsamında sistemler arasında kafa karışıklığı yaşayan kişilerin en çok merak ettiği detaylardan birisi de e-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki farktır. Genel itibarıyla estetik özellikleri itibarıyla büyük benzerlik gösteriyor olsalar dahi e-fatura, e-fatura kullanan müşteriye kesilir ancak e-arşiv fatura e-fatura kullanmayan mükellefe yönelik olarak kullanılır.

E-Arşiv Fatura Başvuru İşlemleri

E-arşiv fatura sistemine başvuru yapılmak istendiğinde de özel entegratörlerden yararlanılabilinmektedir. Bu kapsamda özellikle, bir firma özelinde 5 bin TL (KDV dahil) veya daha yüksek tutarda fatura kesilecekse, faturanın e-arşiv olarak düzenlenmesi gerekmektedir. E-arşiv fatura uygulaması kapsamında vergi mükellefi olmayan kişilere, 1 gün içerisinde 30 bin TL (KDV dahil) ve üzerinde tutarda fatura kesilmesi gerektiğinde de e-Arşiv fatura kesilmelidir.

Tüm bu detaylar kapsamında, işletme sahipleri şirketlerine çeşitli yönlerden fayda sağlayacak olan ve aynı zamanda işlerini kolaylaştıracak olan e-arşiv fatura sistemine geçmeyi düşünebilirler. Geçişi zorunlu olan işletmeler ise ister kendi sistemleri veya GİB portalı ister özel entegratör aracılığıyla e-arşiv fatura sistemine geçişlerini rahat bir şekilde yapabilirler.

demo-attachment-1086-inspired-woman-NEARSKQ@2x

Serbest Çalışanların İşini Kolaylaştıran Serbest Meslek Makbuzu Nedir?

by E-ÇözümlerE-SMM

Türkiye’de işletmeler ve meslek erbapları çeşitli özelliklerine göre farklı statülerde değerlendirilmektedirler. Bu statüler, ilgili mesleğin kanuni düzenlemelere göre muhasebe açısından nasıl bir yol haritası izleyeceği noktasında da belirleyici olmaktadır. Bu yazımızda, serbest meslek statüsünün muhasebe kayıtlarında hazırlaması ve kayıt altında tutması gereken serbest meslek makbuzu nedir konusunda merak edilen çeşitli detayları; bu makbuz özelinde dikkat edilmesi gereken detayları ele alacağız.

Serbest Meslek ve Serbest Meslek Makbuzu Hakkında

Ülkemizde, mesleki açıdan herhangi bir iş verene bağlı olmadan çalışan; yaptığı mesleki faaliyette kişisel bilgi ve becerilerini kullanan kişiler serbest meslek erbabı olarak kabul edilmektedir. Bu kişiler, her ne kadar sundukları hizmetlerde bir işletmeye bağlı değil gibi görünüyor olsalar da yasal olarak belirli düzenlemelere tabidirler ve muhasebe kayıtları tutmaları gerekmektedir. Bu kaydın tutulmasında ise serbest meslek makbuzu bir gereklilik olarak öne çıkmaktadır. Serbest meslek erbabı olan kişilerin, sundukları mesleki faaliyetler özelinde tüm tahsilatlarında düzenlemeleri/kesmeleri zorunda oldukları makbuz serbest meslek makbuzudur. Bu makbuz, serbest meslek erbabının sunduğu ürün/hizmet nezdinde bir ücret tahsil ettiğini temsil eder. Bu açıdan da değerli evrak kategorisindedir ve fatura ya da fiş için bir muadil olarak kullanılabilmektedir. Serbest meslek makbuzu kesmek istendiğinde, iki nüshadan bahsedilir. Bu nüshalardan aslı müşteriye verilirken, kopya nüsha ise işletmede kalmaktadır.

 Serbest Meslek Makbuzu Nasıl Kesilir?

Serbest meslek erbaplarının, elde ettikleri kazanç tamamen kendilerine aittir ve bu açıdan herhangi bir işletme/işverene bağlı olmadıklarından sermaye olgusundan da bahsedilemez. Bu açıdan da ilgili erbabın mesleğini sürekli olarak devam ettirmesi gerekmektedir ve eğer bir işverene bağlı olarak iş yapacak olurlarsa bu tanımın dışına çıkmış olurlar. Serbest meslek makbuzu düzenleme yetkisi de sadece bu tanım altındaki kişilere mahsustur. Genel olarak bu makbuzu düzenleyebilmek için şahsın vergi dairesi aracılığıyla mesleki mükellefiyeti açtırması gerekmektedir. Ardından anlaşmalı matbaa ile makbuzun baskısı alınarak, müşteriye kesilecek olan matbu makbuza sahip olunur. Sonraki aşamada ise hizmetin verilmesine istinaden müşteriye makbuz doldurularak ibraz edilir. Kopyası da serbest meslek erbabında kalır. Bu aşamada ücret de tahsil edilir. Türkiye’de bu alanda dijital dönüşüm kapsamında erbaplara kolaylık sağlamak adına e serbest meslek makbuzu (e-SMM) düzenlemesi getirilmiştir. Bu sayede makbuzun elektronik ortamda düzenlenebilmesi mümkün olmaktadır.

Serbest Meslek Makbuzunda Hangi Bilgiler Yer Alır?

Serbest meslek erbaplarının, hizmet verdikten sonra ücret tahsilatında ibraz etmesi gereken makbuzda çeşitli bilgilerin yer alması zorunluluğu vardır. Bu şekil şartları kanunla da düzenlenmiştir. Bu kapsamda makbuzda yazılı bulunması gereken bilgiler şu şekilde sıralanabilir:

  • Makbuzu ibraz edenin ismi ve soyismi veya işyeri ünvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası ya da T.C. kimlik numarası
  • Hizmeti alanın ismi, soyismi veya iş yeri unvanı, adresi
  • Ödeme tutarı
  • Belgenin düzenlendiği tarih
  • Serbest meslek erbabının imzası

Verilen hizmet sonrasında, ödeme tahsil edilir ve bu bilgiler üzerinde yer almak suretiyle serbest meslek makbuzunun aslı müşteriye ibraz edilir. Bu bilgilerin yer almaması durumu, ilgili belgenin geçersizliğini doğurabilir. Bu nedenle bilgiler dikkatli bir şekilde doldurulmalıdır.

Buna ek olarak serbest meslek erbapları eğer isterlerse kendileri için de muhasebe kayıtlarının kolaylaşabilmesi adına elektronik serbest meslek makbuzu sistemine geçiş yaparak, makbuz ibrazını ve kaydını daha kolay, güvenli bir şekilde gerçekleştirebilirler. Fatura ve serbest meslek makbuzu kesmek arasında ikilem yaşıyorsanız; Serbest Meslek Makbuzu ve Fatura Arasındaki Farklar adlı blog yazımız sizin için yol gösterici olacaktır. 

demo-attachment-1083-Mask-Group-4442@2x

E-Tebligat Nedir ve Nasıl Yapılır? E-Tebligat Hakkında Tüm Bilgiler

by E-Çözümler

Günümüzde, resmi nitelik taşıyan birçok bilgi ve belgenin kayıt altında tutulması, kolay bir şekilde paylaşılabilmesi gibi nedenlerle dijital dönüşüm kapsamında çeşitli uygulamalar vatandaşların hizmetine sunulmuştur. Bu sistemlerden birisi de e-tebligat olarak öne çıkmaktadır. Hakkında merak edilen birçok konu bulunan bu sistem, genel olarak maliyeti ortadan kaldırmak, zaman tasarrufu yaratmak ve matbu belgelerin sürdürülebilirliğe olumsuz etkisini sona erdirmek için oluşturulmuştur. Bu yazımızda, e-tebligat sisteminin ne olduğunu, bu sisteme nasıl geçilebileceğini aktaracağız.

E-Tebligat Nedir?

Ülkemizde, çeşitli resmi bilgilendirmelerin yapılabilmesi için tebligat uygulaması bir gerekliliktir. Burada işletmelerin, belirli bir tarafa resmi bilgilendirme yapabilmesi için resmi bir devlet kurum veya kuruluşu aracılığıyla bu işlemi yapması gerekmekteydi. E-tebligat nedir konusu da burada dikkat çekmektedir. Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğleri ve 213 sayılı kanun hükümlerinin gerektirdiği belgelerin elektronik ortamda mükelleflere ibraz edilmesine e-tebligat sistemi denilmektedir. Geleneksel olarak matbu formda ibraz edilen tebligatlarla resmi nitelik açısından hiçbir farkı olmayan e-tebligat, işletmelere birçok açıdan avantaj sağlamaktadır.

E-Tebligat Başvuru Süreci Hakkında

E-tebligat sistemine geçiş için iki farklı şekilde başvuru yapılabilmektedir. Burada e-tebligat başvuru işleminin farklı yöntemlerle ilerlemesinde şu iki farka dikkat edilir: tüzel kişi ve kamu kurumları için yapılacak olan başvurular ve bireysel olarak yapılan başvurular. Burada tebligat uygulamasını elektronik olarak gerçekleştirmek zorunda olan mükellefler için, zorunluluk ortaya çıktığı andan itibaren en geç 1 ay içerisinde PTT aracılığıyla yapılmaktadır. Bu süreçte talep edilen bazı belgeler vardır. Bu belgelerin ibrazı da bir gerekliliktir:

  • Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi’ne (DETSİS) kaydı bulunmayanlar için tabi oldukları sisteme ait bilgiler,
  • Kamu kurum ve kuruluşları ile birlikler için DETSİS’de yer alan kuruma özel numara ve sistem bilgileri,
  • Başvuru T.C. vatandaşı olan gerçek kişilerce gerçekleştiriliyor ise gerekli kimlik bilgileri ve T.C. numarası; yabancı gerçek kişilerce gerçekleştiriliyor ise yabancı kimlik numarası ve diğer kimlik bilgileri,
  • MERSİS’e kayıtlı tüzel kişilerin MERSİS numarası ile sisteme ait bilgileri,
  • MERSİS kaydı bulunmayan tüzel kişilerin ise tabi oldukları sisteme ait bilgileri,
  • PTT’nin talep etmeyi uygun gördüğü diğer bilgi ve belgeler.

Bireysel e-Tebligat Başvurusu:

Bireysel e-tebligat başvuruları elektronik ortamda yapılabildiği gibi PTT aracılığıyla fiziksel formatta da gerçekleştirilebilmektedir. Burada başvuru süreci ise 2 aşamada ilerlemektedir.

E-Tebligat Ön Başvurusu:

E-tebligat geçiş işlemi için ön başvuru yapılmak istendiğinde ilk etapta Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi üzerinden ön başvuru ekranına giriş yapmak gerekir. Gerçek kişiler için bu ekrandan alınan ön başvuru numarası ve tanımlanan kimlik bilgileri ile PTT şubelerinden genel başvuru yapılabilir. Bunun yanı sıra ikinci aşamada da PTT şubelerine gitmeden Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi üzerinden elektronik imza, e-devlet bilgileri veya mobil imza ile hesap açılabilmektedir.

E-tebligat sistemine geçiş yapacak olan mükellefler arasında gerçek kişiler ve tebligatlarını dijital formatta yapma zorunluluğu olmayan tüzel kişiler, adreslerini almak için doğrudan PTT merkezlerinden de başvurularını gerçekleştirebilirler.

E-Tebligat Başvuru Süresi Nedir?

Birçok kişi e-tebligat süresi hakkında da çeşitli detayları merak etmektedir. Bu kapsamda, kurumlar vergisi mükellefi olup, yeni mükellefiyet almış olan kurumların işe başlangıç tarihlerinden sonraki 15 günlük zaman dilimi içerisinde e-tebligat talep bildirimini bağlı oldukları vergi dairelerine vermeleri gerekmektedir. Kanuni temsilciler bu işlemi kurum adına gerçekleştirebilmektedir. Bunun yanında elektronik tebligat sistemini kullanmak zorunda olan gelir vergisi mükelleflerinin de mükellefiyetin başladığı anda, bildirimi doğrudan vergi dairelerine verebilirler ya da dijital ortamda İnternet Vergi Dairesi üzerinden bildirim verebilirler.

demo-attachment-1240-Mask-Group-47@2x

Personel Özlük Dosyası Nedir ve Nasıl Hazırlanır?

by E-ÇözümlerİK

Şirketlerin çalışanlarına dair bilgileri kayıt altında tutması, kontrol edebilmesi ve arşivleyebilmesi hem yasal bir gereklilik hem de işletmenin stratejileri için gerekmektedir. Bu nedenle de şirketlerin personel özlük dosyası tutması gerekir. Yasal gerekliliğin yerine getirilmesi için bu dosyanın oluşturulmasında belirli şartlar vardır ve bu düzenlemeler Sosyal Güvenlik Mevzuatı ile belirlenmiştir. İşletmelerin, Sosyal Sigortalar İşlemleri Yönetmeliği ve Genel Sağlık Sigortası işlemleri Yönetmenliği’ne uygun olarak yasal belge ve ekleri düzenlemesi gerekmektedir. Bu yazımızda, personel özlük dosyası hakkında merak edilen detayları ve gerekli bilgi/belgelerin neler olduğunu ele alacağız.

Özlük Dosyası Nedir?

İşletmelerin her çalışanı için ayrı olarak, çeşitli bilgi ve belgeleri içerecek şekilde hazırladığı, çalışana dair bilgileri içeren dosyalara özlük dosyası adı verilir. Bu dosya ile ilgili olarak 4857 sayılı Türk iş kanunu, 75. maddede personel özlük dosyası yönetmelik bilgisi “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür." şeklinde belirtilmiştir. Personel özlük dosyası nasıl hazırlanır konusu ise işletme yöneticilerinin veya İnsan Kaynakları departmanlarının bilmesi gereken belirli düzenlemeler ile yanıtlanmaktadır. Dosyanın nasıl hazırlanacağı noktasında ilk aşamada bilinmesi gereken husus ise dosyanın kapsam açısından eksiksiz olmasıdır. Her ne kadar özlük dosyası için belirlenmiş bir format bulunmasa dahi, kanunen belirlenen bilgilerin tamamı bu dosyada yer almak zorundadır.

Personel Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

İnsan Kaynakları tarafından takibi yapılması ve eksiksiz bir şekilde hazırlanması gereken personel özlük dosyalarının zorunlu olduğu bilinmelidir. Çünkü hukuki açıdan gerekli olduğu durumlarda incelenebilir halde hazır olmalıdır. İş verenler tarafından, çalışanlarının işe başlangıcında talep etmeleri gereken belgeler, şirketler arasında farklılık gösterebilmektedir. Çalışan tarafından talep edilen belgelerin en geç işe başlandığı ilk gün teslim edilmesi talep edilir ve insan kaynakları da bu belgeleri kayıt altına alır. Personel özlük dosyası bulunması gerekenler bu evraklara ek olarak bazı belgeleri de içerebilir. Bu açıdan çalışan işe başlangıç tarihi itibarıyla bu evrakları ibraz etmek durumundadır ve yalnızca kayıt için değil daha sonra da evrakların takibi açısından özlük dosyasının oluşturulması gerekmektedir. Özlük dosyasının tutulmamasının da idari para cezası bulunmaktadır. Bu kapsamda iş verenlerin, İş Kanunu’nun 104. maddesi gereğince özlük dosyasında bulunması gereken belgeleri oluşturması gerekmektedir.  Aksi halde 2021 yılı itibarıyla 3.064,00 TL tutarında para cezasına çarptırılırlar. Bu kapsamda genel kural itibarıyla personel özlük dosyası evrakları şu şekildedir:

  • Nüfus cüzdanı fotokopisi
  • Nüfus kayıt örneği
  • İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi
  • İş başvuru formu
  • İkametgah Belgesi
  • Sağlık raporu
  • Diploma fotokopisi
  • Adli sicil kaydı
  • 2 adet vesikalık fotoğraf
  • Evli personelin evlilik cüzdanı fotokopisi
  • Evli personelin eşinin ve varsa çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri
  • Erkekler için askerlik durum belgesi
  • SGK işe giriş bildirgesi
  • Özel durumlarda olması gereken belgeler
  • Çalışanların teşvikten yararlanması durumunda teşvik belgesi
  • Engelli ise engelli raporunun aslı veya kopyası
  • 18 yaşın altındaki çalışanlar için ebeveyn onayı
  • Yabancılar için çalışma izni kartı veya çalışma izni fotokopisi
  • Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan engellilik ödeneği alan çalışanlar için yazılı onay
  • Eski hükümlü, terör mağduru veya engelliler için İŞKUR başvuru kayıt belgesi
  • Çalışanın iş süresince özlük dosyasında bulunması gereken evraklar:
  • İş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve bu yöndeki yasal hak ve sorumlulukların anlatıldığını gösteren belgeler
  • Çalışanlar ile ilgili tüm resmi yazışmalar
  • İş kazası raporları
  • Hastalık izni ve iş göremezlik raporları
  • İmzalı bordrolar ve ödeme makbuzları
  • Performans değerlendirme formları
  • Ücretin kesilmesi ve neden belgesi
  • Geçici transfer için çalışanın onay belgesi
  • Yıllık ücretli izin, ücretsiz izin, ücretli izin belgeleri
  • Annelik izni, istirahat ve iş göremezlik raporu
  • Ücret artışı, terfi yazısı, transfer bildirimi vb. ilgili yazılar
  • Tutanaklar, uyarılar veya diğer disiplin cezaları
  • İşten çıkarken özlük dosyasında bulunması gereken evraklar:
  • İstifa dilekçesi
  • Çalışma belgesi
  • Fesih bildirimi
  • Haklı fesih durumu var ise bu durumu kanıtlayan belgeler
  • İşçiye noter tasdikli olarak yapılan bildirimler
  • SGK işten ayrılışı bildirgesi
  • İhbarname ve ibraname
  • Kıdem ve ihbar tazminatına ait bordrolar

Genel itibarıyla, personel özlük dosyasının gerekliliğini ifade eden kanun maddesi ile işçi özlük dosyasında yer alması gereken belgeler tek tek sıralanmamıştır ancak İş Kanunu ve diğer kanunlar kapsamında gerekli olan belgelerin ve kayıtların oluşturulamsı gerektiğine dair geniş bir ifade kullanılmıştır. 

Personel hakkındaki bir diğer önemli  konu olan yıllık izin hakkında daha detaylı bilgi alabilmek için Yıllık İzin Süresi Nasıl Hesaplanır? adlı blog yazısından bilgi alabilirsiniz. 

demo-attachment-546-asian-businesswoman-laptop-planning-strategy-PQFT2HE@2x

Yıllık İzin Süresi Nasıl Hesaplanır?

by E-ÇözümlerİK

İşletmeler, gerçekleştirdikleri faaliyetleri sürdürebilmek için istihdama ihtiyaç duyarlar. İşletmenin genel dinamiğinin en önemli bileşeni olan çalışanlar, istihdamları boyunca çeşitli haklara da sahip olurlar. Bu haklardan belki de en önemlilerinden birisi de yıllık izin olarak gösterilebilir. Çalışanın, işletmedeki faaliyeti süresi boyunca çeşitli parametreler dikkate alınarak izinleri belirlenir. Yıllık iznin süresi ve kullanma şekli bu kapsamda çalışanla paylaşılır. Burada yalnızca şirketin kuralları değil aynı zamanda İş Kanunu kapsamında belirlenen kurallar da vardır ve şirketler yıllık izin yönetmeliğini uygulamak durumundadır.

Yıllık İzin Yönetmeliği Kapsamında Yıllık İzin

Şirketlerin, kanunen bağlı kalmaları gereken düzenleme, 4857 sayılı İş Yasası’nın 53. maddesinde açıklanmıştır. Bu kapsamda, deneme süresi dahil olmak üzere aynı şirkette en az bir yıl süre ile çalışmış olan işçilere yıllık izin hakkı verilmektedir. İzin süresi, iki tarafın anlaşması ile 3’e bölünebilmektedir. Şirket ise çalışanların yıllık olarak alabilecekleri ücretli izinlere dair kayıt belgesini bulundurmak zorundadır. Ücretli yıllık izin kullanımı noktasında ise çalışanın işverene en az 1 ay önceden haber vermesi gerekmektedir. Bu konu hakkında da yönetmelik ile düzenleme mevcuttur. Yıllık ücretli izin yönetmeliğine göre, işveren, işçinin talebi ve iş durumunu dikkate almak suretiyle izin dönemini belirleyebilir. Süre ise yıllık izin konusunda en çok merak edilen konulardan birisidir. Bu kapsamda düzenlemeler dahilinde belirlenmiş olan süreler şu şekilde gösterilir:

-Aynı şirket içerisinde 1 yılı tamamlayan ve 5 yıl (5. yıl dahil) çalışan işçi bu çalışma süresi boyunca yıl içerisinde, ücretinden kesinti olmaksızın 14 günlük izin hakkına sahiptir.

-5 yıldan daha fazla ancak 15 yıldan daha az çalışan işçi ise ücretinden kesinti olmaksızın 20 güne kadar yıllık izin kullanabilmektedir.

-15 yıldan daha fazla çalışan işçi için ise kanunen 26 günden daha az izin verilememektedir. Eğer işçi 18 yaşından küçükse veya 50 yaşından büyükse 20 günden az izin verilmesi de kanuna aykırıdır.

Yıllık İzin Kullanımına İlişkin İnsiyatifler

Daha önce de belirtildiği üzere işveren, çalışanın bildirimine bağlı olarak izin dönemini belirleyebilme hakkına sahiptir. Buna ek olarak yıllık izinler üç ayrı dönemde kullanılabilmektedir. Burada insiyatife bağlı olan bir düzenleme ise çalışmakta olduğu şirkette henüz 1 yılı tamamlamamış olan ancak yıllık izin gerekliliği söz konusu olan çalışanlara yönelik olarak mevcuttur. Yıllık izin hakkı kanunen doğmamış ancak iş yerinde 6 ay çalışmak suretiyle izin yapmak istendiğinde, işverenin insiyatifine bağlı olarak yıllık izin kullanılabilmektedir. Burada kanunen belirtilen süre her ne kadar deneme süresi dahil bir yıllık çalışma süresinin tamamlanmasına dayalı olsa da işveren ile çalışan arasında uzlaşma sağlanması durumunda 6 aylık periyod için de yıllık izin kullanımı söz konusu olabilmektedir.

Yıllık izin kulllanımı ile ilgili olarak dikkate alınan bir diğer detay ise yol süresi olabilmektedir. Çalışan, yıllık izni kapsamında, izin süresini bulunduğu konumdan uzak bir yerde geçirecekse ve yolda geçirilecek uzun bir süre söz konusuysa; bu durumda ilgili süre için 4 güne kadar ek izin talep edilebilmektedir. Ancak burada gerekli olan şart, çalışanın ilgili izin süreci ile ilgili olarak yol süresine dair ispatının olmasıdır. Bu şartların sağlanması durumunda, çalışan yolda geçireceği süre için de gidiş ve dönüş süreleri dikkate alınmak suretiyle ek olarak izin kullanabilmektedir. Bu şart dahilinde de yıllık izin kullanım hakkı doğmuş olmalıdır veya 6 aylık süre için işveren ile uzlaşmanın sağlanmış olması gerekmektedir.

Çalışan sahibi bir işletmeye sahipseniz sizler için rehber niteliğindeki Personel Özlük Dosyası Nedir? Nasıl Hazırlanır? adlı yazımıza göz atabilirsiniz.