rpa_nedir

RPA Nedir? ERP’de RPA Kullanımı

by E-ArşivE-ÇözümlerE-İrsaliye

İş dünyasında hız, doğruluk ve verimlilik bir işletmenin rekabet gücünü belirleyen en önemli unsurlar arasında yer alır. Bu ihtiyaçların artmasıyla birlikte RPA (Robotic Process Automation) yani Robotik Süreç Otomasyonu kavramı dijital dönüşümün merkezinde konumlanır. RPA adından da anlaşılacağı üzere insan eliyle yapılan tekrarlayan işlemlerin yazılım robotları aracılığıyla otomatikleştirilmesini sağlayan bir teknolojidir. Bu robotlar fiziksel değil dijital ortamlarda çalışan ve belirli kurallar doğrultusunda görevleri eksiksiz yerine getiren sanal yardımcılar gibidir.

Fatura kesme, stok bilgilerini güncelleme, e-posta gönderme ya da müşteri bilgilerini sisteme aktarma gibi rutin işlemler RPA yazılımı sayesinde insan müdahalesi olmadan tamamlanır. Böylece çalışanlar zamanlarını operasyonel süreçler yerine stratejik kararlar almaya yönlendirebilir. Dolayısıyla RPA çözümü işletmelerin görünmeyen ama en çok çalışan dijital personeli haline gelir.

RPA’nın İşlevi ve Mantığı

RPA teknolojisi insan davranışlarını taklit eden bir yazılım sistemidir. Kullanıcıların ekran üzerindeki eylemlerini izler, komut dizilerini öğrenir ve bu süreçleri belirli kurallar dahilinde tekrar eder. Bu sayede veri girişi, raporlama ya da belge oluşturma gibi işlemler tamamen otomatik hale gelir. Bir RPA projesi ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) sistemlerine bağlanarak tıpkı bir çalışan gibi işlem yapabilir. Ancak yazılım robotları hata yapmaz, molaya ihtiyaç duymaz ve işlemleri 7/24 sürdürebilir. RPA uygulaması temel çalışma mantığı üç ana unsura dayanır:

  • Algılama: Robot süreçteki adımları tanımlar.
  • Uygulama: Tanımlanan kurallara göre eylemleri gerçekleştirir.
  • Analiz: Sürecin sonunda rapor oluşturur. Ardından performansı ölçer.

Bu yapı sayesinde RPA yalnızca otomasyon aracı değil aynı zamanda sürekli öğrenen bir iş asistanı haline gelir.

ERP ile RPA Otomasyonu Nasıl Olur?

ERP sistemleri işletmelerin muhasebe, insan kaynakları, satın alma, stok yönetimi ve üretim gibi temel süreçlerini tek çatı altında toplar. Ancak ERP sistemleri manuel veri girişlerine ve kullanıcı etkileşimlerine ihtiyaç duyar. Tam bu noktada RPA platformu devreye girer. ERP ile RPA’nın uyumu işletmelerin dijital dönüşüm yolculuğunda büyük bir sıçrama yaratır. İnsan gücü yalnızca karar mekanizmasında kullanılırken tüm operasyonel yük RPA tarafından üstlenilir. RPA ERP sistemleriyle entegre edildiğinde süreçlerin uçtan uca dijitalleşmesini sağlar. Bu sayede satış işlemi gerçekleştiğinde RPA otomatik olarak stokları günceller, faturasını oluşturur, muhasebe kayıtlarını işler ve gerekirse yöneticilere rapor gönderir. RPA entegrasyonu sayesinde:

  • Manuel veri girişi ortadan kalkar.
  • İşlem hızları katlanarak artar.
  • Hata oranı sıfıra yaklaşır.
  • İş gücü stratejik alanlara kaydırılır.

RPA Kullanımının İşletmelere Sağladığı Avantajlar

RPA otomasyonu sadece zaman kazandırıcı araç değildir. İşletmenin genel performansını da dönüştüren stratejik bir yatırımdır. RPA’nın işletmelere sunduğu temel avantajlar:

  • Rutin işlemler robotlara devredildiğinde çalışanlar daha yaratıcı ve katma değeri yüksek görevlere odaklanabilir.
  • Yazılım robotları insan hatalarına karşı bağışıktır. Bu sayede süreçler %100 doğrulukla yürütülür.
  • 7/24 çalışan robotlar işletme süreçlerinin kesintisiz devam etmesini sağlar.
  • Daha az insan müdahalesi operasyonel maliyetlerin düşmesini destekler.
  • Hızlı ve hatasız süreçler müşteri deneyimini doğrudan iyileştirir.
  • Her işlem kayıt altına alındığı için denetim süreçleri kolay hale gelir.

ERP Sistemlerinde RPA Uygulama Adımları

ERP sistemine RPA entegre etmek planlı bir süreç gerektirir. Adımlar doğru uygulandığında RPA-ERP entegrasyonu kurumsal verimliliğin yeniden tanımlandığı bir dönüşüm haline gelir. Başarılı bir uygulama için şu adımlar izlenmelidir:

  • Süreç analizi son derece önemlidir. Analizler sonucunda otomasyona en uygun işlemler belirlenir.
  • Pilot uygulama desteğiyle belirli bir departmanda deneme süreci başlatılır.
  • Robot eğitiminden faydalanılarak RPA yazılımına iş akışları tanıtılır.
  • RPA ile ERP sistemi arasında veri akışı kurulur.
  • Süreçlerin hatasız çalıştığı kontrol edilir.
  • Sistem aktif hale getirilir. Ardından da performans sürekli ölçülür.

RPA Teknolojisinin Geleceği

RPA’nın bugünkü hali yalnızca başlangıçtır. Yapay zeka, makine öğrenmesi ve doğal dil işleme teknolojileriyle birleştiğinde RPA çok daha akıllı bir yapıya kavuşur. Artık robotlar sadece komutları izlemez. Aynı zamanda verilerden öğrenir, tahminlerde bulunur ve karar süreçlerine katkı sağlar. Finans departmanında çalışan akıllı bir RPA robotu geçmiş verilere bakarak ödemelerdeki gecikmeleri tahmin edebilir ya da riskli müşterileri belirleyebilir. Bu tür gelişmeler işletmelerin rekabet gücünü artırırken dijital dönüşümün yeni aşamasını da tanımlar: Akıllı Otomasyon (Intelligent Automation) kavramı ERP sistemlerinin geleceğinde RPA’nın yönetici rolünde bir teknoloji olacağının da habercisidir.

Hızla dijitalleşen iş dünyasında başarı süreçlerinizi ne kadar akıllı yönetebildiğinizle ölçülür. RPA ile ERP entegrasyonu verimlilik, doğruluk ve hızın aynı anda kazanıldığı bir iş modeli sunar. Orka Iceberg Ticari bu dönüşümde işletmelerin güvenilir dijital çözüm ortağı olarak ön plana çıkar. Gelişmiş entegrasyon altyapısı sayesinde RPA çözümlerini ERP sistemleriyle kusursuz biçimde birleştirir. Böylece faturalandırmadan stok yönetimine, raporlamadan muhasebe süreçlerine kadar her adımı otomatik ve hatasız şekilde işleyebilirsiniz.

Yazar-Kasa-Ara-Gorsel-1024x585

ÖKC Nedir? (Ödeme Kaydedici Cihaz)

by E-ÇözümlerE-FaturaE-Müstahsil MakbuzuE-Ticaret

Ticaret hayatı hızın, güvenliğin ve şeffaflığın büyük önem kazandığı bir döneme evrilmiş durumdadır. Bu değişim içinde Ödeme Kaydedici yani ÖKC cihazı görünürde basit bir makine gibi dursa da ticaretin düzenli, güvenli ve yasal zeminde ilerlemesinin temel taşları arasında yer alır. ÖKC yapılan satış işlemlerinin hem vergi dairesi hem de işletme muhasebesi açısından kayıt altına alınmasını sağlayan yasal zorunluluk kapsamındaki cihazlardır. Fatura ya da fiş düzenleme sürecini dijitalleştirir. Aynı zamanda hataları minimuma indirip işlemlerin düzenli şekilde arşivlenmesine yardımcı olur.

Her satış işleminde kredi kartı, banka kartı ya da nakit ödeme bilgilerini kaydeden cihazlar vergi denetim süreçlerinin de kolaylaşmasını sağlar. İşletmenizin mali hareketlerini hem siz hem de kamu otoriteleri için görünür ve takip edilebilir hale getirir. Bu yönüyle yeni nesil ÖKC sistemi ticarette son derece önemli bir yere sahip olur.

ÖKC Nasıl Çalışır?

ÖKC’nin çalışma prensibi son derece basittir. Ancak arka planda oldukça gelişmiş bir teknolojik yapı bulunur. Cihaz satış işlemi gerçekleştiğinde ödeme tutarını, KDV oranlarını, ödeme türünü ve diğer detayları otomatik olarak kaydeder. Ardından bu bilgileri hem müşteriye verilen ÖKC fişi veya slip olarak hem de mali hafızasında saklayarak kayda alır. Yeni nesil ÖKC’ler eski nesil cihazlardan farklı olarak internet bağlantısı üzerinden Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine anlık veri gönderimi yapar. Böylece yapılan her işlem elektronik ortamda devlet kayıtlarına işlenir. Bu sistem vergi güvenliği sağlamasının yanı sıra işletme sahiplerinin manuel raporlama yükünü da ortadan kaldırır.

Cihazlar dönemsel ÖKC raporu oluşturabilir, stok yönetimiyle entegre çalışabilir ve POS cihazı görevini üstlenebilir. Tüm bu özellikleri sayesinde ÖKC’ler yalnızca ödeme aracı değil aynı zamanda işletme yönetiminde dijital bir asistan rolü üstlenir.

Yeni Nesil ÖKC’ler ile Dijitalleşen İşletmeler

Teknolojinin gelişmesiyle birlikte klasik kasa sistemleri yerini akıllı ÖKC cihazlarına bırakır. Yeni nesil ÖKC’ler internet bağlantısı, kablosuz veri aktarımı, bulut tabanlı veri yedekleme gibi özelliklerle donatılır. Bu sayede cihaz satışları kaydetmenin haricinde stok takibi, raporlama, e-fatura entegrasyonu ve müşteri yönetimi gibi pek çok fonksiyonu bir arada sunar. ÖKC yazılımı tüm satış verilerini otomatik olarak toplar, saklar ve bulut sistemine gönderir. Böylece veriler hem kaybolmaz hem de dilediğiniz anda kolayca erişilebilir hale gelir.

Söz konusu dijital dönüşüm büyük, küçük ve orta ölçekli işletmeler (KOBİ’ler) için de büyük avantaj sağlar. Yeni nesil cihazlar sayesinde küçük işletmeler dahi profesyonel satış altyapısına sahip olabilir.

ÖKC Kullanmanın İşletmenize Sağladığı Avantajlar

ÖKC kullanımı yalnızca yasal bir zorunluluk değil ticari verimlilik açısından da pek çok avantaj sunar. ÖKC yönetimi avantajları şu şekilde özetlenebilir:

  • Gelir İdaresi Başkanlığı’na bağlı olarak çalışan cihazlar sayesinde tüm işlemler resmi kayda alınır. Bu da vergi uyumunu kolaylaştırıp cezai riskleri ortadan kaldırır.
  • Satış işlemleri saniyeler içinde tamamlanır. Fiş, slip ve e-fatura süreçleri otomatikleşir.
  • Kağıt israfı azalırken manuel fatura hazırlama süreci ortadan kalkar.
  • Her satış işlemi eksiksiz kaydedildiği için mali tabloların doğruluğu artar. İstendiği zaman ÖKC mali hafıza üzerinden tablolar kontrol edilebilir.
  • ÖKC güncellemesi stok, muhasebe ve ERP sistemleriyle bağlantılı çalışarak operasyonel verimlilik sağlar.
  • Günlük, haftalık ve aylık satış raporlarıyla işletmenizin performansını anlık olarak izleyebilirsiniz.

Kimler ÖKC Kullanmak Zorundadır?

ÖKC kullanımı Vergi Usul Kanunu kapsamında belirli mükellefler için zorunludur. Türkiye genelinde perakende satış yapan, hizmet sunan ya da doğrudan son tüketiciyle işlem gerçekleştiren tüm işletmeler ÖKC mevzuatı kuralına uymakla yükümlüdür. Bu kapsama giren ticari kuruluşlar şöyledir:

  • Mağaza ve market işletmeleri,
  • Restoran ve kafeler,
  • Otel ve konaklama işletmeleri,
  • Servis sağlayıcılar,
  • Akaryakıt istasyonları.

Teknolojinin gelişmesiyle birlikte mobil POS ya da e-fatura sistemleri kullanan bazı sektörlerde istisnalar bulunur. Bu nedenle her işletmenin faaliyetine göre ÖKC zorunluluğunu GİB yönergeleri üzerinden kontrol etmesi gerekir.

ÖKC Seçiminde Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

Yeni nesil ÖKC’ler e-fatura sistemleriyle doğrudan iletişim kurarak her satış işlemini elektronik olarak kayıt altına alır. Böylece fatura düzenleme süreci otomatikleşir. Manuel giriş hataları da ortadan kalkar. Ayrıca bu entegrasyon sayesinde veriler tek merkezde toplanır. Muhasebe, stok ve raporlama sistemleriyle senkronize hale gelir. Cihazlar uzun vadede işletmenizin finansal yönetiminde aktif rol oynar. Bu nedenle seçim yaparken göz önünde bulundurmanız gereken temel kriterler şunlardır:

  • Cihazın GİB onaylı olması şarttır.
  • Stok, muhasebe ve e-fatura sistemleriyle entegre çalışabilmelidir.
  • Wi-Fi, 4G ya da Ethernet bağlantısı bulunmalıdır.
  • Ekran arayüzü sade ve kullanıcı dostu olmalıdır.
  • Teknik servis, garanti ve yazılım güncelleme desteği sunulmalıdır.
  • Cihaz saklanan tüm verileri şifreli biçimde muhafaza etmelidir.

İş dünyasında başarının sırrı süreçleri basitleştirirken verimliliği artırmaktan geçer. ÖKC cihazlarınızı doğru yazılım çözümleriyle entegre ederek satış, muhasebe, stok ve faturalama işlemlerinizi tek platformda yönetebilirsiniz. Orka Iceberg Ticari bu noktada işletmelerin güvenilir dijital çözüm ortağı olarak ön plana çıkar. Gelişmiş entegrasyon altyapısı sayesinde e-fatura, e-arşiv ve ÖKC işlemlerinizi otomatikleştirerek hata payını minimuma indirir. Bu sayede anlık raporlamalarla finansal durumunuzu izleyip işletmenizin performansını artırabilirsiniz.

e-fatura-reddetme-nedir-nasil-yapilir690x375

E-Fatura Reddetme Nasıl Yapılır?

by E-ÇözümlerE-FaturaMuhasebe

E-fatura reddetme, dijital fatura süreçlerinde alıcının, kendisine kesilen bir faturayı çeşitli nedenlerle kabul etmemesi anlamına gelir. Bu işlem hem alıcı hem de satıcı açısından resmi bir belgedir ve muhasebe kayıtlarında önemli sonuçlar doğurur. Özellikle hatalı tutar, yanlış ürün ya da hizmet bilgisi, mükellefiyet hatası gibi durumlarda devreye giren bu süreç, işletmelerin e-fatura hata düzeltme işlemleri kapsamında en sık kullandığı yasal yöntemlerden biridir.

E-fatura red süreci, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara göre yürütülür. Bu nedenle reddedilen faturaların yasal geçerliliğini koruyabilmesi için sürecin doğru ve zamanında yapılması gerekir. Aksi halde ticari uyuşmazlıklar veya mali cezalar gündeme gelebilir.

E-Fatura Reddetme İşletmeler İçin Neden Önemlidir?

Elektronik fatura sistemine geçen işletmeler için e-fatura reddetme işlemi, ticari güvenin korunması açısından büyük önem taşır. Geleneksel kâğıt faturada iptal veya iade süreçleri fiziksel belgelerle yürütülürken, dijital ortamda bu işlemler tamamen sistem üzerinden yapılır.

Bir faturayı reddetmek, genellikle alıcının söz konusu mal veya hizmeti teslim almadığını, hatalı kesildiğini veya sözleşme koşullarına uymadığını beyan etmesi anlamına gelir. Bu durum hem ticari hem de hukuki olarak kayıt altına alınır. Özellikle ticari fatura reddi işlemi, iki taraf arasında açık bir iletişim ve belge paylaşımı gerektirir. Böylece yanlış kesilen faturalar iptal edilerek sistemin güvenilirliği korunur.

İşletmeler açısından bakıldığında doğru şekilde yapılan bir e-fatura red süreci hem muhasebe kayıtlarının doğruluğunu sağlar hem de vergi beyanlarında hataların önüne geçer. Bu nedenle her firma, e-fatura süreçlerini yönetirken reddetme ve e-fatura iptal etme adımlarını eksiksiz bilmelidir.

E-Fatura Reddetme Sürecinde Hangi Aksiyonlar Alınmalıdır?

E-fatura red süreci, faturanın türüne göre farklı şekilde ilerler. Türkiye’de iki temel e-fatura türü bulunmaktadır: Ticari fatura ve temel fatura. Her iki türde de reddetme işlemleri farklı yollarla yapılır ve süreler değişiklik gösterebilir.

Ticari fatura reddi, alıcı tarafından sistem üzerinden doğrudan gönderilebilen bir işlemdir. Bu faturalar karşılıklı onay gerektirdiğinden, alıcı, kendisine iletilen faturayı belirli bir süre içinde kabul edebilir ya da reddedebilir.

Ticari faturaların reddi, e-fatura sisteminde aşağıdaki adımlarla gerçekleştirilir:

  • Alıcı, GİB portalı veya entegrasyon yazılımı üzerinden faturayı görüntüler.
  • Faturanın içeriği incelenir; hatalı tutar, ürün bilgisi veya teslimat tarihi gibi unsurlar kontrol edilir.
  • Red kararı verilirse, “Reddet” seçeneği ile elektronik olarak e-fatura reddetme işlemi tamamlanır.
  • Sistem otomatik olarak bir “Red Yanıtı” belgesi oluşturur ve bu belge, satıcıya iletilir.

Bu işlem sonrasında fatura reddedilmiş olur ve satıcı taraf, yeni bir düzeltme faturası düzenleyebilir.

Temel fatura red işlemi ise ticari faturalardan farklı olarak sistem üzerinden doğrudan yapılamaz. Çünkü temel fatura türü, alıcı onayı olmadan doğrudan GİB tarafından onaylanır ve karşı tarafa iletilir. Bu nedenle alıcı, temel faturayı sistem üzerinden reddedemez; bunun yerine e-fatura iptal etme sürecini manuel olarak yürütmesi gerekir.

Temel faturayı reddetmek isteyen alıcı, red gerekçesini belirten bir yazılı bildirim hazırlayarak, bunu noter aracılığıyla ya da Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi üzerinden satıcıya göndermelidir. Bu bildirim, yasal süresi içinde (genellikle 7 gün) yapılmadığı takdirde fatura kabul edilmiş sayılır. Bu nedenle temel fatura kullanan işletmelerin, fatura kontrol süreçlerini dikkatle yürütmeleri ve hatalı faturaları hızlı şekilde tespit etmeleri büyük önem taşır.

E-Fatura Reddetme ile İptal Etme Arasındaki Fark Nedir?

Birçok işletme, e-fatura reddetme ile e-fatura iptal etme kavramlarını karıştırır. Oysa bu iki işlem, hukuki olarak farklı anlamlara gelir.

E-fatura reddetme, alıcının kendisine gönderilen faturayı kabul etmemesi durumudur. Bu işlem faturanın gönderilmesinden sonra gerçekleşir ve faturanın geçerliliğini ortadan kaldırır.

Buna karşın e-fatura iptal etme, genellikle satıcı tarafından yapılan bir işlemdir. Satıcı, sistem üzerinden gönderdiği faturada hata fark ettiğinde, alıcıya ulaşmadan önce iptal edebilir. Fatura gönderildikten sonra hata fark edilirse, red süreci devreye girer.

Kısacası iptal, faturanın sistemde geçerli hale gelmeden önceki aşamasını kapsarken; reddetme, halihazırda gönderilmiş bir faturanın hükümsüz kılınması anlamına gelir.

E-Fatura Reddetme Sürecinde Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

E-fatura nasıl reddedilir sorusu kadar, sürecin nasıl yönetilmesi gerektiği de önemlidir. İşletmelerin bu süreçte dikkat etmesi gereken bazı temel noktalar şunlardır:

  • Fatura kontrolü mutlaka günlük olarak yapılmalıdır.
  • E-fatura red süreci, yasal süre olan 7 gün içinde tamamlanmalıdır.
  • Temel faturalarda reddetme, yalnızca noter veya KEP üzerinden yapılabilir.
  • Red yanıtı gönderildikten sonra sistemde otomatik kayıt oluşturulur ve ayrıca belge düzenlemeye gerek yoktur.
  • Hatalı faturalar için yeni bir düzeltme veya iade faturası kesilmelidir.

Bu adımların dikkatle uygulanması, işletmelerin hem mali hem de hukuki açıdan güvenli bir şekilde işlem yapmasını sağlar.

E-Fatura Hata Düzeltme ve Uygulama Örnekleri

Hatalı kesilen bir faturanın reddedilmesi sonrasında satıcı taraf, durumu düzeltmek için yeni bir fatura düzenleyebilir. Bu durum, e-fatura hata düzeltme sürecinin bir parçasıdır. Yeni düzenlenen fatura, önceki belgenin yerine geçer ve sistem kayıtlarında açık bir şekilde görünür.

Örneğin, yanlış tutarda kesilmiş bir ticari fatura reddi sonrasında, satıcı aynı belge numarasıyla bağlantılı yeni bir fatura kesebilir. Bu sayede hem alıcı hem de satıcı tarafında belgeler eşleşir ve muhasebe kayıtları doğru şekilde tamamlanır.

Bu örnekler, e-fatura sisteminde red işleminin aslında hatalı kayıtların düzeltilmesini sağlayan bir güvenlik mekanizması olduğunu gösterir.

elektronik-belgelerin-türleri-1024x614

EBYS Nedir? Kimler Kullanabilir?

by E-ÇözümlerE-DefterE-FaturaE-Müstahsil Makbuzu

Kurumsal süreçlerde kâğıt kullanımını azaltan EBYS, belgelerin dijital ortamda güvenli şekilde yönetilmesini sağlar. Elektronik belge yönetim sistemi sayesinde kurumlar hem hız kazanır hem de belge güvenliği artırılır.

Kurumsal belgelerin yönetimi, şirket ve kamu kurumları için operasyonel verimliliğin temel taşlarından biridir. Kâğıt belgelerin takibi hem zaman kaybına hem de güvenlik risklerine yol açarken dijital çözümler bu süreci tamamen değiştirir. Özellikle belgelerin dijital ortama taşınmasını sağlayan EBYS, kurumların belgelerini merkezi bir platformda düzenlemesine, izlenmesine, gerektiğinde hızlıca erişmesine imkân tanır. Ancak genel olarak bilinenin aksine yalnızca kâğıt yükünü azaltmakla kalmaz, aynı zamanda belgelerin saklama / takip süreçlerini standartlaştırarak kurumsal işleyişi optimize eder. Böylece modern kurumlar, dijital arşivleme ile belgelerini güvenle depolayarak süreçlerin şeffaf, denetlenebilir olmasını sağlar.

EBYS ile iş akışları hızlanırken belgelerin kaybolma veya yanlış kullanım riski de minimuma indirilir. Ayrıca, elektronik imza entegrasyonu mümkün olduğundan belgeler yasal geçerlilik kazanır. Gelin, yönetim süreçlerinin de modern düzen içinde yürütülmesini sağlayan EBYS avantajlarına birlikte bakalım.

EBYS’nin Kurumsal Süreçlerde Sağladığı Avantajlar

EBYS, belgelerin merkezi platformda toplanmasını ve süreç boyunca izlenmesini sağlayan kapsamlı elektronik belge yönetim sistemi demektir. Dolayısıyla kurumsal belgelerin dijital ortamda yönetilmesi, kurumların iş süreçlerini büyük ölçüde kolaylaştırır. Belgelerin sınıflandırılması, depolanması, erişim haklarının yönetilmesi gibi işleyiş özellikleriyle kurumsal iş süreçlerini standartlaştırır, kurumsal belge yönetimi süreçlerini daha kontrollü hale getirir. Ayrıca sağladığı belge güvenliği ile yetkisiz erişim riskleri en aza indirilir, kurum içi onay mekanizmaları etkin şekilde çalışır. Belgelerin kaybolma veya yanlış kullanım riskini azaltırken kurum içi onay ve denetim mekanizmalarını etkinleştirir. Diğer EBYS avantajları ise şöyledir:

  • Belgelerin merkezi olarak yönetilmesi, tüm kullanıcılar tarafından hızlı erişim imkânı sunar.
  • İş süreçlerinin dijital ortamda izlenmesiyle operasyonlar şeffaf, denetlenebilir hale gelir.
  • Otomatik sınıflandırma, yetki yönetimi sayesinde belgeler yalnızca yetkililer tarafından erişilebilir.
  • Kâğıt kullanımının azaltılması, dijital arşivleme ile çevresel sürdürülebilirlik sağlanır.
  • İş akışlarının otomatik planlanması, sorumlulukların netleşmesini, verimliliğin artmasını kolaylaştırır.
  • Yasal gerekliliklere uygun kurumsal belge yönetimi süreçleri de desteklenir.

EBYS Kullanıcıları ve Dijital Dönüşümün Etki Alanları

EBYS kullanıcıları, belge yönetimi ile iş süreçlerini dijital ortamda yürütmek isteyen kurum / kuruluşlardır. Çünkü kamu ile özel sektörde EBYS kullanımı farklı ölçeklerdeki kurumlara farklı özellikler sunar. Yani sistemden hem belge yönetimi hem de iş akışını optimize etme amacıyla yararlanabilirsiniz. Ayrıca süreçlerin denetlenebilir ve güvenli olmasını sağladığından tercih edilme oranı epey yüksektir. EBYS kullanım alanları ve kullanıcı grupları ise şöyledir:

  • Kamu kurumları: Devlet daireleri, belediyeler, üniversiteler belgeleri düzenli şekilde yönetip işlem kayıtlarını izleyerek kurumsal hesap verebilirliği artırmak amacıyla kullanır.
  • Özel sektör: Şirketler, holdingler, finans kuruluşları belgelerin güvenli saklanmasını sağlar, iş akışlarını dijital ortamda düzenler, operasyonel verimliliği yükseltebilir.
  • Hukuk / danışmanlık firmaları: Sözleşmeler, hukuki belgeler, müvekkil evrakları güvenle depolanır, hızlı erişim mümkün olduğundan süreçler izlenebilir.
  • Sağlık sektörü: Hasta dosyaları, raporlar, tıbbi belgeler merkezi platform üzerinden güvenle saklanır, ilgili personel belgeleri hızlıca ulaşabileceğinden işlemler etkin şekilde yürütülür.
  • Eğitim kurumları: Öğrenci kayıtları, sınav belgeleri, idari evraklar dijital arşivde tutulabilir. Gerektiğinde hızlı erişim sağlanır.

EBYS ile Belge Güvenliği ve Elektronik İmza Entegrasyonu

EBYS, belge güvenliği sağlamak için merkezi platform üzerinden işlem yapar. Böylece belgelerin türlerine göre sınıflandırılmasını, her belgenin işlem geçmişinin kaydedilmesini mümkün kılar. Erişim yetkileri kullanıcı bazında tanımlandığından yalnızca yetkili kişiler belgeleri görüntüler, düzenler veya paylaşır. Yani etkisiz erişimi minimuma indirir, giriş denemelerini de kaydeder, gerektiğinde raporlar üretir. Dolayısıyla belgelerin üzerinde gerçekleştirilen tüm işlemlerin takip edilebilmesini sağlar, kayıt altına alınan her adım denetlenebilir hale gelir.

Elektronik imza entegrasyonu ise belgelerin yasal geçerliliğini güvence altına alır. EBYS içerisinde imzalanan belgeler, imza sahibinin kimliği ile ilişkilendirilir, en önemlisi zaman damgası ile belgeler doğrulanabilir. Dijital ortamda imzalanan / onaylanan belgeler, işlemlerin sırasını ve kimler tarafından imzalandığını gösteren kayıtlarla birlikte saklanır.

Dijital Arşivleme ve Kurumsal Belge Yönetiminde EBYS’in Rolü

Dijital arşivleme, en başta herhangi bir belgeye ulaşılmasının en kolay halidir. Çünkü EBYS tüm belgelerin dijital platformda arşivlenmesini, ihtiyaç halinde kısa bir aramayla bulunmasını mümkün kılar. Ayrıca dijital ortamda belgelerin yedeklenmesini, türlerine göre indekslenmesini otomatik olarak yönetir. Böylece manuel arşivlemeye kıyasla belge kaybıyla hata riski büyük ölçüde azalacaktır. Kullanırken belgelerin dosya tipine, oluşturulma tarihine veya departmana göre sıralanmasını sağlayarak arama süreçlerini kolaylaştırabilmeniz de mümkün.

Kurumsal belge yönetiminde EBYS, belgelerin sadece depolanmasını değil, aynı zamanda iş akışlarına entegrasyonunu da yönetir. Onay süreçleriyle belge dolaşımını dijital ortamda takip edebilirsiniz. Belgeler üzerindeki yetkiler ve düzenleme izinleri de sistem tarafından yönetilir. Bu daha çok kurumların belgelerle ilgili operasyonel işlemleri merkezileştirmesini, kayıt altına alınan her adımın izlenmesini sağlar. Ayrıca EBYS yasal düzenlemelere uygun şekilde belge yönetimini destekler, yani resmi süreçlerinizi standart çerçevede yürütebilirsiniz.

blog_ici_gorsel_banka_sigorta_muameleleri_vergisi

BSMV Nedir?

by E-ArşivE-ÇözümlerE-Ticaret

Finansal işlemlerde önemli bir yere sahip olan BSMV, banka ve sigorta hizmetleri üzerinden alınan özel bir vergidir. Ekonomik düzenin sürdürülebilirliği açısından büyük önem taşır.

Her gün yapılan havale, kredi kullanımı ya da sigorta primi ödemesi. Hepsi aslında ekonominin arka planında sessizce işleyen mekanizmanın parçasıdır. Ancak günlük banka ile sigorta işlemleri sırasında farkında olmadan ödediğiniz gizli vergiler olabilir. Banka sigorta muameleleri vergisi olarak bilinen BSMV, bu finansal hareketlerin görünmeyen paydaşıdır. Dolayısıyla finansal dünyada çok konuşulur, fakat pek az kişinin tam olarak anlamını bildiği bir kavramdır. Kimi zaman kredi faizi içinde, kimi zaman mevduat gelirlerinde veya sigorta poliçelerinde yer alır, fakat çoğu zaman fark edilmeden ödenir. Örneğin; banka ya da sigorta işlemi yaptığınızda %5 – %15 oranında BSMV kesintisi ile karşılaşabilirsiniz. Gelin, banka işlemlerinden sigorta primlerine kadar finansal işlemlerinizin gizli maliyetini birlikte keşfedelim.

BSMV Nedir? Finansal İşlemlerde Ne İşe Yarar?

Finansal sistemde görünmez mali düzenleyici görevi üstlenen BSMV, bankalar ve sigorta şirketleri aracılığıyla yapılan işlemler sonucunda alınan vergi türüdür. 6802 sayılı Gider Vergileri Kanunu’nun 28. maddesi uyarınca, bu kurumların yaptıkları işlemler karşılığında nakden veya hesaben elde ettikleri tutarlar üzerinden banka sigorta muameleleri vergisi hesaplanır. Uygulama, mevduat işlemlerinden kredi hizmetlerine, sigorta poliçelerinden döviz işlemlerine kadar geniş alanı kapsar. Yani BSMV, bireylerin / kurumların her finansal adımında dolaylı olarak devreye giren bir vergi mekanizmasıdır.

Ekonomik yapıda finansal işlemler vergisi niteliği taşıyan uygulama, kamu gelirlerinin önemli kısmını oluşturur. Çünkü bankalar, kredi, faiz veya komisyon gelirleri üzerinden tahsil ettikleri BSMV kesintisi ile devlet adına yükümlülüklerini yerine getirir. Dolayısıyla hem finansal aracılık maliyetlerini belirler hem de ekonomik faaliyetlerin vergisel boyutuna denge getirir. Kısaca BSMV oranları görünürde küçük uygulanmasına rağmen finansal sistemin sürdürülebilirliği açısından stratejik role sahiptir. Bankalar, müşterilerine sundukları krediler, mevduat faizleri, komisyon ve sigorta işlemleri karşılığında elde ettikleri gelir üzerinden BSMV’yi hesaplayıp tahsil eder. Finansal işlemlerde maliyetin içselleştirilmesini sağlar.

Hangi İşlemlerden BSMV Alınır?

Her finansal işlem kendi içinde farklı bir mali yük taşır. BSMV, bu maliyetin görünmeyen bileşeni olarak banka ve sigorta hizmetleri kapsamında yapılan birçok işlemden tahsil edilir. Yani çok sayıda işlem, dolaylı ya da doğrudan biçimde BSMV kapsamına girer. Çünkü yasal düzenlemeler doğrultusunda banka sigorta muameleleri vergisi, sadece alınan faiz veya prim geliri üzerinden değil, aynı zamanda işlem ücreti, komisyon, hizmet bedeli niteliği taşıyan işlemler için de uygulanır. Vergilendirilen unsur, işlemin kendisinden ziyade bu işlemler sonucunda doğan kazançtan kaynaklanır. Bu nedenle BSMV yalnızca belirli işlem türüne bağlı kalmaz, farklı finansal faaliyetlerin tamamında etkisini gösterir. Bankalar ile sigorta şirketleri, kendi gelirleri üzerinden vergiyi hesaplayıp devlete aktarır. BSMV kesintisi yapılan işlemler ve istisnalar ise şunlardır:

  • Banka ve sigorta şirketlerinin tüm muameleleri: Her ne şekilde olursa olsun yapılan muameleler dolayısıyla lehlerine nakden / hesaben alınan paralar (Finansal Kiralama Kanunu kapsamındaki işlemler hariç).
  • Bankerlerin banka muamele ile hizmetleri: Kendileri / başkaları hesabına menkul kıymet alıp satma, alım-satıma aracılık, menkul kıymet karşılığı borç ödeme taahhüdü faaliyetlerinden elde edilen gelirler.
  • Mevduat faizi, benzeri menfaatler: Sürekli para toplama işiyle uğraşanların topladıkları paralara sağladıkları faiz veya menfaatlerden aldıkları komisyon, ücret, hizmet karşılıkları.
  • 90 Sayılı KHK’ye göre ikraz işleri: Bu işlemleri esas iştigal konusu yapanlar banker sayılır (altın alım-satımı münhasıran yapanlar hariç).
  • Kambiyo alım-satım muameleleri: Döviz satış tutarları (fiziki teslimatlı vadeli/opsiyon/forward/swap işlemleri dahil, oran %0, lehe fark üzerinden ek %5 hesaplanmaz).
  • Vadeli işlem ve opsiyon sözleşmeleri: Düzenlenme ve alım-satım dolayısıyla lehe alınan paralar. Borsa dışı işlemlerde nakdi uzlaşıda %5 BSMV, fiziki teslimatta kambiyo olarak %0.
  • Forward işlemleri: Dövize ya da finansal varlığa dayalı sözleşmelerde lehe alınan paralar. Fiziki teslimatta %0, nakdi uzlaşıda %5.
  • Swap işlemleri: Para swapı, faiz swapı, çapraz döviz swaplarında lehe alınan paralar. Fiziki teslimatta %0, nakdi uzlaşıda %5. Ara faizler vade sonunda netleştirilir, zarar mahsup edilemez.
  • Opsiyon işlemleri: Borsada olmayan sözleşmelerde lehe alınan paralar, opsiyon primleri. Sözleşme tarihinde %5, matrah kullanım fiyatı farkından prim indirilerek hesaplanır, fiziki teslimatta %0.
  • Kaldıraçlı alım-satım (foreks) işlemleri: Banka, banker, sigorta veya yetkili kuruluşlarca yapılan işlemlerde lehe alınan paralar. Fiziki olmayan işlemlerde %5 BSMV uygulanır, borsada olsa dahi istisna dışıdır.

BSMV Oranları Nasıl Belirlenir? Kesinti Nasıl Olur?

Uygulama esaslarını yayımlayan BSMV tebliği hükümleri, hangi işlemin hangi orana tabi olduğunu, fiziki teslim ile nakdi uzlaşı ayrımını netleştirdiği için tebliğlerle belirlenen oranlar ve işlem türleri çerçevesinde uygulanır. Örneğin; fiziki teslim gerektiren kambiyo, bazı vadeli işlemlerde genelde %0 oran uygulanırken nakdi uzlaşı ile sonuçlanan vadeli/opsiyon/forward/swap ve kaldıraçlı alım‑satım işlemlerinde standart olarak %5 oran devreye girer. Sigorta poliçeleri reasürans işlemleri ile sigorta acentelerinin komisyonları ise 1 Temmuz 2023 itibarıyla BSMV oranı %10 yerine %15 olarak hesaplanır.

Borsa içi/borsa dışı ayrımı ve sözleşme türü tebliğde açıkça belirtilir. Oran tayininde işlem niteliğinde ise lehe alınan tutarın mahiyeti (prim, fark, komisyon vb.), işlemin sözleşme/uzlaşı biçimi esas alınır. Düzenleme sayesinde uygulamada tutarlılıkla hukuki açıklık sağlanmış olur.

BSMV hesaplama genelde “matrah × oran” formülüyle yapılır. Örneğin; mevduat işlemleri vergisi kapsamındaki faiz ödemelerinde vergi, ödenen faiz tutarı üzerinden hesaplanır, banka tarafından kaynakta tevkif edilir. Benzer şekilde kredi işlemleri BSMV uygulamasında bankanın elde ettiği faiz, komisyon ya da lehe kalan tutar matrahı oluşturur.

Swap, forward veya opsiyonlarda ise ara faizlerin / primlerin nasıl matraha dahil edileceği, zarar mahsup edilip edilmeyeceği gibi uygulama detayları tebliğdeki bilgilere göre hesaplanır. Bankalar da bu kurallara göre dönemsel netleştirme ile kaynakta kesinti yapar, beyana/ödeme akışına uygun şekilde devlete aktarır.