demo-attachment-1245-Mask-Group-43@2x

Neden Orka SQL Programına Geçmeliyiz?

by E-Çözümler

Değerli ORKA DOS Kullanıcıları,

Kullanmakta olduğunuz ORKA DOS, gelişen teknoloji karşısında yetersiz kalmıştır. DOS Tabanlı programlarınız; 64 Bit, Yeni Nesil Bilgisayarlarda çalışmamaktadır. Microsoft; 1994 Yılında DOS versiyonunu 6.22 ile sonlandırdı. Yani tam 26 yıl önce… Bu nedenle “ORKA Yazılım” 01.Ocak.2022 Tarihinden itibaren DOS yazılımlarını geliştirme ve güncelleme işlemleri yapmayacaktır.

Buna Karşılık; 2011 Yılında kullanıma sunduğumuz, ORKA SQL programımınız ile yola devam edeceğiz. DOS kullanıcıları olarak sizlere; SMMM bürolarına özel kampanyalardan yararlanarak, ORKA SQL programına geçiş işlemlerinizi başlatmanızı acil olarak tavsiye etmekteyiz. Sizlerin de diğer binlerce ORKA SQL kullanıcıları arasına katılmanızı beklemekteyiz. Bu dönüşüm sürecinde Orka ailesi olarak sizlerin yanındayız. ORKA DOS Programınızdaki kayıtlarınızı (Son 2 Yıl) kısa bir sürede ORKA SQL programına aktararak kaldığınız yerden devam etmenizi sağlayacağız. ORKA SQL Programının, çalışma hayatınıza nasıl bir değer katacağını, birkaç önemli maddeyle anlatmaya çalışacağız.

1. Programınızı Bulut Sunucu Üzerinden kullanabilirsiniz. Bu sayede dilediğiniz yerden programınızı çalıştırabilirsiniz.

2. Orka Bulut Yedekleme Sistemi sayesinde programınızın yedeklerini bulut sunucularda saklayabilirsiniz.

3. E-Dönüşüm süreçlerine uygunluğunu; e-Defter, E-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-Müstahsil Makbuzu… gibi e-dönüşüm süreçlerini ORKA SQL programınızdan güncel olarak takip edebilirsiniz.

4. Online Mutabakat özelliği sayesinde; BA-BS ve Cari Mutabakatınızı yönetebilirsiniz.

5. Ticari Programımızın “Tam Zamanlı Entegre” sistemi sayesinde muhasebe fişleriniz, otomatik olarak oluşturulmaktadır.

6. Fatura Entegratörü fark etmeksizin bütün e-faturaları otomatik olarak muhasebeleştirebilirsiniz.

7. Excel Fiş Girişi modülünü kullanarak; muhasebe fişlerini daha hızlı ve güvenilir kaydedebilirsiniz.

8. Cari Kart Sorgulama Özelliği sayesinde T.C. ya da Vergi numaralarından cari kartlarınızı otomatik oluşturabilirsiniz.

9. E-Tebligat uygulaması sayesinde mükelleflerinizin e-tebligatlarını listeleyebilir ve e-posta olarak gönderebilirsiniz.

10. Yüklenen ve İndirilecek KDV listelerinizi maliye bakanlığının istediği formatta hazırlayabilirsiniz…

Özetlemek gerekirse; Dijitalleşme ve e-Dönüşüm süreçlerinde ORKA SQL Programınız ile firmanıza değer katın.

demo-attachment-1075-Mask-Group-45@2x

Muhasebe Programlarının Önemi Nedir?

by E-Çözümler

Muhasebe bilindiği üzere bir işletmenin en önemli birimlerinden birisidir. Bir işletmeyi insan olarak düşünürsek; Yönetim = Beyin, Finans = Kalp / Kan Dolaşımı, Çalışanlar = Eller, Kollar, Muhasebe? Sinir sistemi
Beyin doğru kararlar alabilmesi için sinir sistemden gelen verilere ihtiyaç duyar. Sinir sistemi ani, çabuk ve düzgün bir şekilde gelen verileri beyne aktarmalıdır ki, beynimiz doğru kararlar alabilsin.
İşletme Yöneticilerinin doğru ve ileriyi görerek kararlar alabilmesi için muhasebe sisteminin sağlıklı bir şekilde kayıt altına alınıyor olması gerekmektedir.

Muhasebe Programlarında Hesap Planının Önemi Nedir?

Hesap Planı; Muhasebe işlemlerinin kaydedilmesinde kullanılan belirli bir sisteme göre hazırlanmış hesapların yer aldığı listeye hesap planı denir. 1994 Yılında uygulamaya giren tek düzen hesap planı, ülkemizdeki muhasebe uygulamalarına belirli bir standart kazandırmıştır.
Tek Düzen Hesap Planıyla; tüm muhasebe camiasına ortak bir dil kazandırılmış oldu. Orka Muhasebe programının temel taşlarını incelediğimizde Hesap planı karşınıza çıkacaktır. Programınızda kaydedilen tüm verilerin arka planında otomatik olarak atanan bir hesap kod bulabilirsiniz. Kaydedilen muhasebe işleminin tarihi, vade tarihi dönemsel olması… gibi parametrelere göre programınız otomatik olarak hesap kodları açmaktadır.

Muhasebe Programlarında Tam Zamanlı Entegrenin Önemi Nedir?

Bir firmanın farklı finans aktörleri olabilir. Örneğin Faturalar, Çekler, Demirbaşlar, Personel, Bütçeleme… Sektördeki muhasebe programlarını incelediğimizde entegrasyonların manuel olarak kaydı giren personele bırakıldığını görmekteyiz bu da kullanıcı kaynaklı sorunların olmasına neden olmaktadır. Yukarıda bahsettiğim finans aktörlerinin birbirinden ayrılmaması gerekmektedir. Hepsi bir bütün olmalı ki yönetici karar alırken bilgiyi farklı yerlerde aramamalı. Doğru finans kararları alınabilmesi için bilginin tek bir yerde toplanması gerekmektedir. Sektörde Orka yazılımı öne çıkaran özelliklerden birisi de Tam Zamanlı Entegre sistemidir.

Programınızda kaydedilen Fatura, Çek, Senet, Kredi Kartı, Demirbaş kaydı, Personel Tahakkukları… gibi evraklar işlendiğinde; programınız otomatik olarak muhasebe kayıtlarını oluşturmaktadır. Muhasebe programınızda oluşturulan fişler anlık olarak gerekli modüllere ve mali tablolara entegre olmaktadır. Evraklarda yapılan Düzeltme gibi işlemler de tam zamanlı olarak mali tablolarda düzenlenmektedir. Bu Sayede Yönetici; Muhasebe programındaki evrakları tek bir merkezden yönetebilme imkanlarına sahip olacak.

Sektöre Özel Hesap Planı Nedir?

Tek Düzen Hesap Planında bir standardizasyon vardır. Fakat her firma için de aynı standart kullanılmaz. Bir Firmanın muhasebe programını kuracağınız zaman firma sektörünün analiz edilmesi gerekmektedir. Firmanın sektörü;
Ticari,
Hizmet,
Üretim,
Pazarlama,
Dernek – vakıf,
Genel …
Şeklinde tespitlerinin yapılması gerekmektedir. Örneğin İnşaat sektöründeyse Yıllara Yaygın hesapların ya da üretim sektörüyse; üretim ile ilgili hesapların hazır olması gerekmektedir.
Orka, firma yönetim siteminde firmanızı oluştururken sektör sorulmaktadır Firmanızın sektörünü seçerek uygun hesap planını otomatik oluşturabilirsiniz.

Orka Muhasebe Programında Hesap Planı Özellikleri Nelerdir?

Orka Muhasebe Programının omurgası olarak nitelendirdiğimiz hesap planında; kullanıcı, muhasebe kayıtlarını işlerken belirli kurallara göre hesaplar otomatik açılmaktadır.

Çeklerin Otomatik Muhasebeleştirilmesi

Örneğin Müşterinizden çek aldınız. Çekin kaydını yaparken yazdığınız vade tarihlerine göre otomatik 101 Verilen Çekler hesabının açıldığını hayal edin. Bu yöntemler sayesinde Mizan ya da finans raporlarında çeklerin tahsilat durumlarını daha rahat okuyabileceğiniz gibi kaydedilen veri e-defter kurallarına göre otomatik muhasebeleştirilecektir.
Çeklerin giriş kayıtlarının otomatik muhasebeleştirilmesi haricinde Muhasebe programınızın bir diğer özelliği ise çeklerin bir sonraki aşamalarının da otomatik muhasebe kodlarına atanmasıdır. Örneğin bir çeki işaretleyerek “Tahsile verildi” komutuna tıkladığınızda muhasebe kaydının ne olduğunu düşünmüyorsunuz. Çeklere bağlı tüm hareketler kullanıcının müdahalesine izin vermeksizin otomatik muhasebeleştirilmektedir.

Banka Hesapları ve Bağlantılarının Otomatik Açılması Özelliği

Firmaların Banka hesaplarını incelediğimizde kullanıcıların kendi isteklerine göre 102 Bankalar hesabını açtığını görmekteyiz. Oysa ki banka hesapları açılırken Hesap Plan kodlarının sıralaması, Bankaya bağlı kodların da belirli bir hiyerarşide açılması gerekmektedir. Orka Muhasebe Programınızda banka tanımlarken karşınıza çıkacak otomatik bağlantıları sıralıyorum;

  • Bankanın kodu
  • Tahsile çek veriliyor mu?
  • Teminata çek veriliyor mu?
  • Tahsile senet veriliyor mu?
  • Teminata senet veriliyor mu?
  • Bankaya ait POS cihazı var mı?
  • Kerdi kartı ya da kartları var mı?
  • Banka kredileri var mı?
  • Banka bilgileri e-fatura da çıkacak mı?
  • Bankanın çek defteri var mı?

Yukarıda maddeler halinde yazdığımız konular bir banka hesabı açılırken sorulması gereken sorulardır. Muhasebe kaydını işleyen kullanıcının inisiyatifine bırakılmayacak kadar önemlidir. Bilindiği üzere bir firmanın muhasebe sistemini kuracak isek kişilere bağlı kalmamamız gerekmektedir. Sistemin standardizasyonunu kurarak sürecin her daim devam etmesini sağlamamız gerekmektedir.
Orka Yazılım olarak Banka Hesaplarını açarken bu standardizasyonu yakaladık. Firma Yöneticileri Firmanın finansal raporlarını alacakları zaman; Banka kredilerinden tutun tahsile verilen çekler vs. tüm bu sistemler devreye girer ve firmanın finansal projeksiyonunu görebilir.

Cari Hesapların Otomatik Açılması

Orka Muhasebe programınızda cari hesaplarınızı kaydederken hesap plan kodlarının ne olduğunu seçmenize gerek yok. Ardışık olarak hesap kodları otomatik oluşturulmaktadır.
Muhasebe programınızın bir diğer özelliği de cari hesapların T.C. Kimlik numaraları ya da Vergi Numarasını yazarak cari hesabınızın Unvan, Adres, Vergi Dairesi vb. alanları otomatik çağırabilirsiniz.
Cari hesaplarınızı kaydederken Departman, Proje, Gider Merkezi gibi gruplara göre de kaydetme seçenekleriniz bulunmaktadır.
Cari hesaplarınızın kaydı esnasında vade günleri, risk metodu vb. alanlara göre de seçimleriniz yapabilirsiniz. Bu sayede muhasebe programınızda oluşturulan cari kodlarınızın da belirli bir sisteme göre kaydetme imkânlarınız olacak.

Dönemsel Hesaplarınızın Otomatik Oluşması

Muhasebe Programlarınızda kaydedilen evrakların bazılarını dönemsellik kavramı gereği kaydetmeniz gerekmektedir. Örneğin firmanın araçlarından birinin sigorta poliçesini kaydederken dönemsellik kuralarına göre kaydetmeniz gerekmektedir. Dönemsel hesaplardan bazılarını incelediğimizde;
101 Alınan Çekler
121 Alınan Senetler
127 Diğer Ticari Alacaklar
321 Borç Senetleri
329 Diğer Ticari Borçlar
180 Gelecek Ay Giderleri
280 Gelecek Ay Giderleri
Gibi hesapları programınızda otomatik açabilirsiniz. Bu hesapların açılmasının önemli nedenlerinden birisi: Sistemdir. Firmanın finansal hareketleri kaydedilirken kullanıcının yanlış kodlar açarak kayıt yapması engellenmiş ve finansal raporların da daha doğru sonuçlar elde etmesi sağlanmıştır.

Gider Hesaplarının Otomatik Açılması

Firmanın Gider faturalarını kaydederken, giderin merkezine göre kodların atanması gerekmektedir. Örneğin Genel Yönetimi ilgilendiren bir gider faturasını; “770 Genel Yönetim Gideri” Pazarlama Departmanını ilgilendiren bir fatura işlenirken “760 Pazarlama Satış Dağıtım Gideri” kodlarının kullanılması elzemdir.
Firmanızın hesap planı açılma aşamasında; Sektörünüz sorulmaktadır. Seçtiğiniz sektöre göre gider kodlarının otomatik hazırlandığını göreceksiniz. Bu sayede gider kodlarının da bir standardizasyonu sağlanmış oldu.

demo-attachment-1083-Mask-Group-4442@2x

E-Arşiv Fatura En Kolay Nasıl Kesilir?

by E-ArşivE-Çözümler

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın, Türkiye’deki işletmelerin muhasebe kayıtlarında çeşitli açılardan kolaylığa sahip olabilmesi ve muhasebe verilerini hem geriye dönük hem de anlık olarak daha güvenli bir şekilde muhafaza edebilmeleri için başlattığı dijital dönüşüm uygulamaları arasında e-arşiv fatura sistemi de yer almaktadır. Bu sistem ile elde edilen çeşitli avantajları ve işlemlerin nasıl gerçekleştirilebileceğini bu yazımızda ele alacağız.

E-Arşiv Fatura Hakkında

Genel olarak e-arşiv fatura uygulaması, tüm alışveriş işlemlerinden sonra oluşturulan faturaların, dijital olarak saklanmasına olanak tanıyan bir sisteme sahiptir. Bu sistem sayesinde, elektronik formattaki faturaların dijital ortamda saklanması mümkün olmaktadır. Birçok açıdan faydası olan e-arşiv fatura programı başta muhasebe departmanının birçok yükünü ortadan kaldırmak üzere kurgulanmıştır. Öte yandan, Gelir İdaresi Başkanlığı’na ibraz edilmesi gereken ve ibraz edilen faturaların kontrolü, takibi, denetimi açısından da hem güven hem de kolaylık sağlamaktadır. En önemli avantajlardan birisi de matbu formattaki faturaların ortadan kalkmasıyla, hem arşiv alanının açılması hem de kaybolmasının önlenmesi mümkündür. Burada e-arşiv fatura kesmek istendiğinde ise işletme için çeşitli yöntemler vardır. İşletmeler kendilerine göre uygun olan yöntemi tercih edebilirler.

E-Arşiv Fatura Kesme Yöntemleri Nelerdir? 

GİB Portal Aracılığıyla: Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-arşiv fatura portal sistemi üzerinden fatura kesebilmek mümkündür. Bu sistem üzerinden kullanıcı bilgileriyle giriş yapılır ve ardından e-arşiv faturada bulunması gerekli olan alanların doldurulmasıyla, sistemde otomatik olarak belge oluşturulur. Kullanıcı son etapta faturayı onayladıktan sonra da e-arşiv fatura kesme işlemi tamamlanır.

Entegrasyon: Entegrasyon yönteminde e-arşiv fatura kesilebilmesi için genel olarak işletmenin kendisine ait bir sisteminin bulunması gerekmektedir. Bu sistem, işletme tarafından geliştirilir ve ardından GİB tarafından onaya sunulur. Onaylanan entegrasyon sistemi, e-arşiv fatura düzenleme sınırı açısından tamamen işletmeye yetki verir ve herhangi bir sınır bulunmaz. Bu yöntemde istenen sayıda e-arşiv fatura kesilebilmektedir.

Özel Entegratör: Özel entegratör, işletmelerin en sık tercih ettiği yöntemlerden birisi olarak öne çıkmaktadır. Bu sistemle e-arşiv fatura kesmek istendiğinde, işletmenin sistem özelinde hiçbir işlem yapmasına gerek kalmaz. Çünkü bu sistemde, işletme özel entegratör ile iletişim kurarak kendisi için uygun olan bir e-arşiv fatura düzenleme sistemini alır. Buna ek olarak herhangi bir yazılım geliştirilmesi ya da e-arşiv fatura uygulaması için harcama yapması da gerekmez.

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Farklı Şeylerdir

Dijital dönüşüm kapsamında sistemler arasında kafa karışıklığı yaşayan kişilerin en çok merak ettiği detaylardan birisi de e-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki farktır. Genel itibarıyla estetik özellikleri itibarıyla büyük benzerlik gösteriyor olsalar dahi e-fatura, e-fatura kullanan müşteriye kesilir ancak e-arşiv fatura e-fatura kullanmayan mükellefe yönelik olarak kullanılır.

E-Arşiv Fatura Başvuru İşlemleri

E-arşiv fatura sistemine başvuru yapılmak istendiğinde de özel entegratörlerden yararlanılabilinmektedir. Bu kapsamda özellikle, bir firma özelinde 5 bin TL (KDV dahil) veya daha yüksek tutarda fatura kesilecekse, faturanın e-arşiv olarak düzenlenmesi gerekmektedir. E-arşiv fatura uygulaması kapsamında vergi mükellefi olmayan kişilere, 1 gün içerisinde 30 bin TL (KDV dahil) ve üzerinde tutarda fatura kesilmesi gerektiğinde de e-Arşiv fatura kesilmelidir.

Tüm bu detaylar kapsamında, işletme sahipleri şirketlerine çeşitli yönlerden fayda sağlayacak olan ve aynı zamanda işlerini kolaylaştıracak olan e-arşiv fatura sistemine geçmeyi düşünebilirler. Geçişi zorunlu olan işletmeler ise ister kendi sistemleri veya GİB portalı ister özel entegratör aracılığıyla e-arşiv fatura sistemine geçişlerini rahat bir şekilde yapabilirler.

demo-attachment-1086-inspired-woman-NEARSKQ@2x

Serbest Çalışanların İşini Kolaylaştıran Serbest Meslek Makbuzu Nedir?

by E-ÇözümlerE-SMM

Türkiye’de işletmeler ve meslek erbapları çeşitli özelliklerine göre farklı statülerde değerlendirilmektedirler. Bu statüler, ilgili mesleğin kanuni düzenlemelere göre muhasebe açısından nasıl bir yol haritası izleyeceği noktasında da belirleyici olmaktadır. Bu yazımızda, serbest meslek statüsünün muhasebe kayıtlarında hazırlaması ve kayıt altında tutması gereken serbest meslek makbuzu nedir konusunda merak edilen çeşitli detayları; bu makbuz özelinde dikkat edilmesi gereken detayları ele alacağız.

Serbest Meslek ve Serbest Meslek Makbuzu Hakkında

Ülkemizde, mesleki açıdan herhangi bir iş verene bağlı olmadan çalışan; yaptığı mesleki faaliyette kişisel bilgi ve becerilerini kullanan kişiler serbest meslek erbabı olarak kabul edilmektedir. Bu kişiler, her ne kadar sundukları hizmetlerde bir işletmeye bağlı değil gibi görünüyor olsalar da yasal olarak belirli düzenlemelere tabidirler ve muhasebe kayıtları tutmaları gerekmektedir. Bu kaydın tutulmasında ise serbest meslek makbuzu bir gereklilik olarak öne çıkmaktadır. Serbest meslek erbabı olan kişilerin, sundukları mesleki faaliyetler özelinde tüm tahsilatlarında düzenlemeleri/kesmeleri zorunda oldukları makbuz serbest meslek makbuzudur. Bu makbuz, serbest meslek erbabının sunduğu ürün/hizmet nezdinde bir ücret tahsil ettiğini temsil eder. Bu açıdan da değerli evrak kategorisindedir ve fatura ya da fiş için bir muadil olarak kullanılabilmektedir. Serbest meslek makbuzu kesmek istendiğinde, iki nüshadan bahsedilir. Bu nüshalardan aslı müşteriye verilirken, kopya nüsha ise işletmede kalmaktadır.

 Serbest Meslek Makbuzu Nasıl Kesilir?

Serbest meslek erbaplarının, elde ettikleri kazanç tamamen kendilerine aittir ve bu açıdan herhangi bir işletme/işverene bağlı olmadıklarından sermaye olgusundan da bahsedilemez. Bu açıdan da ilgili erbabın mesleğini sürekli olarak devam ettirmesi gerekmektedir ve eğer bir işverene bağlı olarak iş yapacak olurlarsa bu tanımın dışına çıkmış olurlar. Serbest meslek makbuzu düzenleme yetkisi de sadece bu tanım altındaki kişilere mahsustur. Genel olarak bu makbuzu düzenleyebilmek için şahsın vergi dairesi aracılığıyla mesleki mükellefiyeti açtırması gerekmektedir. Ardından anlaşmalı matbaa ile makbuzun baskısı alınarak, müşteriye kesilecek olan matbu makbuza sahip olunur. Sonraki aşamada ise hizmetin verilmesine istinaden müşteriye makbuz doldurularak ibraz edilir. Kopyası da serbest meslek erbabında kalır. Bu aşamada ücret de tahsil edilir. Türkiye’de bu alanda dijital dönüşüm kapsamında erbaplara kolaylık sağlamak adına e serbest meslek makbuzu (e-SMM) düzenlemesi getirilmiştir. Bu sayede makbuzun elektronik ortamda düzenlenebilmesi mümkün olmaktadır.

Serbest Meslek Makbuzunda Hangi Bilgiler Yer Alır?

Serbest meslek erbaplarının, hizmet verdikten sonra ücret tahsilatında ibraz etmesi gereken makbuzda çeşitli bilgilerin yer alması zorunluluğu vardır. Bu şekil şartları kanunla da düzenlenmiştir. Bu kapsamda makbuzda yazılı bulunması gereken bilgiler şu şekilde sıralanabilir:

  • Makbuzu ibraz edenin ismi ve soyismi veya işyeri ünvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası ya da T.C. kimlik numarası
  • Hizmeti alanın ismi, soyismi veya iş yeri unvanı, adresi
  • Ödeme tutarı
  • Belgenin düzenlendiği tarih
  • Serbest meslek erbabının imzası

Verilen hizmet sonrasında, ödeme tahsil edilir ve bu bilgiler üzerinde yer almak suretiyle serbest meslek makbuzunun aslı müşteriye ibraz edilir. Bu bilgilerin yer almaması durumu, ilgili belgenin geçersizliğini doğurabilir. Bu nedenle bilgiler dikkatli bir şekilde doldurulmalıdır.

Buna ek olarak serbest meslek erbapları eğer isterlerse kendileri için de muhasebe kayıtlarının kolaylaşabilmesi adına elektronik serbest meslek makbuzu sistemine geçiş yaparak, makbuz ibrazını ve kaydını daha kolay, güvenli bir şekilde gerçekleştirebilirler. Fatura ve serbest meslek makbuzu kesmek arasında ikilem yaşıyorsanız; Serbest Meslek Makbuzu ve Fatura Arasındaki Farklar adlı blog yazımız sizin için yol gösterici olacaktır. 

demo-attachment-1083-Mask-Group-4442@2x

E-Tebligat Nedir ve Nasıl Yapılır? E-Tebligat Hakkında Tüm Bilgiler

by E-Çözümler

Günümüzde, resmi nitelik taşıyan birçok bilgi ve belgenin kayıt altında tutulması, kolay bir şekilde paylaşılabilmesi gibi nedenlerle dijital dönüşüm kapsamında çeşitli uygulamalar vatandaşların hizmetine sunulmuştur. Bu sistemlerden birisi de e-tebligat olarak öne çıkmaktadır. Hakkında merak edilen birçok konu bulunan bu sistem, genel olarak maliyeti ortadan kaldırmak, zaman tasarrufu yaratmak ve matbu belgelerin sürdürülebilirliğe olumsuz etkisini sona erdirmek için oluşturulmuştur. Bu yazımızda, e-tebligat sisteminin ne olduğunu, bu sisteme nasıl geçilebileceğini aktaracağız.

E-Tebligat Nedir?

Ülkemizde, çeşitli resmi bilgilendirmelerin yapılabilmesi için tebligat uygulaması bir gerekliliktir. Burada işletmelerin, belirli bir tarafa resmi bilgilendirme yapabilmesi için resmi bir devlet kurum veya kuruluşu aracılığıyla bu işlemi yapması gerekmekteydi. E-tebligat nedir konusu da burada dikkat çekmektedir. Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğleri ve 213 sayılı kanun hükümlerinin gerektirdiği belgelerin elektronik ortamda mükelleflere ibraz edilmesine e-tebligat sistemi denilmektedir. Geleneksel olarak matbu formda ibraz edilen tebligatlarla resmi nitelik açısından hiçbir farkı olmayan e-tebligat, işletmelere birçok açıdan avantaj sağlamaktadır.

E-Tebligat Başvuru Süreci Hakkında

E-tebligat sistemine geçiş için iki farklı şekilde başvuru yapılabilmektedir. Burada e-tebligat başvuru işleminin farklı yöntemlerle ilerlemesinde şu iki farka dikkat edilir: tüzel kişi ve kamu kurumları için yapılacak olan başvurular ve bireysel olarak yapılan başvurular. Burada tebligat uygulamasını elektronik olarak gerçekleştirmek zorunda olan mükellefler için, zorunluluk ortaya çıktığı andan itibaren en geç 1 ay içerisinde PTT aracılığıyla yapılmaktadır. Bu süreçte talep edilen bazı belgeler vardır. Bu belgelerin ibrazı da bir gerekliliktir:

  • Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi’ne (DETSİS) kaydı bulunmayanlar için tabi oldukları sisteme ait bilgiler,
  • Kamu kurum ve kuruluşları ile birlikler için DETSİS’de yer alan kuruma özel numara ve sistem bilgileri,
  • Başvuru T.C. vatandaşı olan gerçek kişilerce gerçekleştiriliyor ise gerekli kimlik bilgileri ve T.C. numarası; yabancı gerçek kişilerce gerçekleştiriliyor ise yabancı kimlik numarası ve diğer kimlik bilgileri,
  • MERSİS’e kayıtlı tüzel kişilerin MERSİS numarası ile sisteme ait bilgileri,
  • MERSİS kaydı bulunmayan tüzel kişilerin ise tabi oldukları sisteme ait bilgileri,
  • PTT’nin talep etmeyi uygun gördüğü diğer bilgi ve belgeler.

Bireysel e-Tebligat Başvurusu:

Bireysel e-tebligat başvuruları elektronik ortamda yapılabildiği gibi PTT aracılığıyla fiziksel formatta da gerçekleştirilebilmektedir. Burada başvuru süreci ise 2 aşamada ilerlemektedir.

E-Tebligat Ön Başvurusu:

E-tebligat geçiş işlemi için ön başvuru yapılmak istendiğinde ilk etapta Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi üzerinden ön başvuru ekranına giriş yapmak gerekir. Gerçek kişiler için bu ekrandan alınan ön başvuru numarası ve tanımlanan kimlik bilgileri ile PTT şubelerinden genel başvuru yapılabilir. Bunun yanı sıra ikinci aşamada da PTT şubelerine gitmeden Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi üzerinden elektronik imza, e-devlet bilgileri veya mobil imza ile hesap açılabilmektedir.

E-tebligat sistemine geçiş yapacak olan mükellefler arasında gerçek kişiler ve tebligatlarını dijital formatta yapma zorunluluğu olmayan tüzel kişiler, adreslerini almak için doğrudan PTT merkezlerinden de başvurularını gerçekleştirebilirler.

E-Tebligat Başvuru Süresi Nedir?

Birçok kişi e-tebligat süresi hakkında da çeşitli detayları merak etmektedir. Bu kapsamda, kurumlar vergisi mükellefi olup, yeni mükellefiyet almış olan kurumların işe başlangıç tarihlerinden sonraki 15 günlük zaman dilimi içerisinde e-tebligat talep bildirimini bağlı oldukları vergi dairelerine vermeleri gerekmektedir. Kanuni temsilciler bu işlemi kurum adına gerçekleştirebilmektedir. Bunun yanında elektronik tebligat sistemini kullanmak zorunda olan gelir vergisi mükelleflerinin de mükellefiyetin başladığı anda, bildirimi doğrudan vergi dairelerine verebilirler ya da dijital ortamda İnternet Vergi Dairesi üzerinden bildirim verebilirler.

demo-attachment-1240-Mask-Group-47@2x

Personel Özlük Dosyası Nedir ve Nasıl Hazırlanır?

by E-ÇözümlerİK

Şirketlerin çalışanlarına dair bilgileri kayıt altında tutması, kontrol edebilmesi ve arşivleyebilmesi hem yasal bir gereklilik hem de işletmenin stratejileri için gerekmektedir. Bu nedenle de şirketlerin personel özlük dosyası tutması gerekir. Yasal gerekliliğin yerine getirilmesi için bu dosyanın oluşturulmasında belirli şartlar vardır ve bu düzenlemeler Sosyal Güvenlik Mevzuatı ile belirlenmiştir. İşletmelerin, Sosyal Sigortalar İşlemleri Yönetmeliği ve Genel Sağlık Sigortası işlemleri Yönetmenliği’ne uygun olarak yasal belge ve ekleri düzenlemesi gerekmektedir. Bu yazımızda, personel özlük dosyası hakkında merak edilen detayları ve gerekli bilgi/belgelerin neler olduğunu ele alacağız.

Özlük Dosyası Nedir?

İşletmelerin her çalışanı için ayrı olarak, çeşitli bilgi ve belgeleri içerecek şekilde hazırladığı, çalışana dair bilgileri içeren dosyalara özlük dosyası adı verilir. Bu dosya ile ilgili olarak 4857 sayılı Türk iş kanunu, 75. maddede personel özlük dosyası yönetmelik bilgisi “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür." şeklinde belirtilmiştir. Personel özlük dosyası nasıl hazırlanır konusu ise işletme yöneticilerinin veya İnsan Kaynakları departmanlarının bilmesi gereken belirli düzenlemeler ile yanıtlanmaktadır. Dosyanın nasıl hazırlanacağı noktasında ilk aşamada bilinmesi gereken husus ise dosyanın kapsam açısından eksiksiz olmasıdır. Her ne kadar özlük dosyası için belirlenmiş bir format bulunmasa dahi, kanunen belirlenen bilgilerin tamamı bu dosyada yer almak zorundadır.

Personel Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

İnsan Kaynakları tarafından takibi yapılması ve eksiksiz bir şekilde hazırlanması gereken personel özlük dosyalarının zorunlu olduğu bilinmelidir. Çünkü hukuki açıdan gerekli olduğu durumlarda incelenebilir halde hazır olmalıdır. İş verenler tarafından, çalışanlarının işe başlangıcında talep etmeleri gereken belgeler, şirketler arasında farklılık gösterebilmektedir. Çalışan tarafından talep edilen belgelerin en geç işe başlandığı ilk gün teslim edilmesi talep edilir ve insan kaynakları da bu belgeleri kayıt altına alır. Personel özlük dosyası bulunması gerekenler bu evraklara ek olarak bazı belgeleri de içerebilir. Bu açıdan çalışan işe başlangıç tarihi itibarıyla bu evrakları ibraz etmek durumundadır ve yalnızca kayıt için değil daha sonra da evrakların takibi açısından özlük dosyasının oluşturulması gerekmektedir. Özlük dosyasının tutulmamasının da idari para cezası bulunmaktadır. Bu kapsamda iş verenlerin, İş Kanunu’nun 104. maddesi gereğince özlük dosyasında bulunması gereken belgeleri oluşturması gerekmektedir.  Aksi halde 2021 yılı itibarıyla 3.064,00 TL tutarında para cezasına çarptırılırlar. Bu kapsamda genel kural itibarıyla personel özlük dosyası evrakları şu şekildedir:

  • Nüfus cüzdanı fotokopisi
  • Nüfus kayıt örneği
  • İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi
  • İş başvuru formu
  • İkametgah Belgesi
  • Sağlık raporu
  • Diploma fotokopisi
  • Adli sicil kaydı
  • 2 adet vesikalık fotoğraf
  • Evli personelin evlilik cüzdanı fotokopisi
  • Evli personelin eşinin ve varsa çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri
  • Erkekler için askerlik durum belgesi
  • SGK işe giriş bildirgesi
  • Özel durumlarda olması gereken belgeler
  • Çalışanların teşvikten yararlanması durumunda teşvik belgesi
  • Engelli ise engelli raporunun aslı veya kopyası
  • 18 yaşın altındaki çalışanlar için ebeveyn onayı
  • Yabancılar için çalışma izni kartı veya çalışma izni fotokopisi
  • Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan engellilik ödeneği alan çalışanlar için yazılı onay
  • Eski hükümlü, terör mağduru veya engelliler için İŞKUR başvuru kayıt belgesi
  • Çalışanın iş süresince özlük dosyasında bulunması gereken evraklar:
  • İş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve bu yöndeki yasal hak ve sorumlulukların anlatıldığını gösteren belgeler
  • Çalışanlar ile ilgili tüm resmi yazışmalar
  • İş kazası raporları
  • Hastalık izni ve iş göremezlik raporları
  • İmzalı bordrolar ve ödeme makbuzları
  • Performans değerlendirme formları
  • Ücretin kesilmesi ve neden belgesi
  • Geçici transfer için çalışanın onay belgesi
  • Yıllık ücretli izin, ücretsiz izin, ücretli izin belgeleri
  • Annelik izni, istirahat ve iş göremezlik raporu
  • Ücret artışı, terfi yazısı, transfer bildirimi vb. ilgili yazılar
  • Tutanaklar, uyarılar veya diğer disiplin cezaları
  • İşten çıkarken özlük dosyasında bulunması gereken evraklar:
  • İstifa dilekçesi
  • Çalışma belgesi
  • Fesih bildirimi
  • Haklı fesih durumu var ise bu durumu kanıtlayan belgeler
  • İşçiye noter tasdikli olarak yapılan bildirimler
  • SGK işten ayrılışı bildirgesi
  • İhbarname ve ibraname
  • Kıdem ve ihbar tazminatına ait bordrolar

Genel itibarıyla, personel özlük dosyasının gerekliliğini ifade eden kanun maddesi ile işçi özlük dosyasında yer alması gereken belgeler tek tek sıralanmamıştır ancak İş Kanunu ve diğer kanunlar kapsamında gerekli olan belgelerin ve kayıtların oluşturulamsı gerektiğine dair geniş bir ifade kullanılmıştır. 

Personel hakkındaki bir diğer önemli  konu olan yıllık izin hakkında daha detaylı bilgi alabilmek için Yıllık İzin Süresi Nasıl Hesaplanır? adlı blog yazısından bilgi alabilirsiniz. 

demo-attachment-546-asian-businesswoman-laptop-planning-strategy-PQFT2HE@2x

Yıllık İzin Süresi Nasıl Hesaplanır?

by E-ÇözümlerİK

İşletmeler, gerçekleştirdikleri faaliyetleri sürdürebilmek için istihdama ihtiyaç duyarlar. İşletmenin genel dinamiğinin en önemli bileşeni olan çalışanlar, istihdamları boyunca çeşitli haklara da sahip olurlar. Bu haklardan belki de en önemlilerinden birisi de yıllık izin olarak gösterilebilir. Çalışanın, işletmedeki faaliyeti süresi boyunca çeşitli parametreler dikkate alınarak izinleri belirlenir. Yıllık iznin süresi ve kullanma şekli bu kapsamda çalışanla paylaşılır. Burada yalnızca şirketin kuralları değil aynı zamanda İş Kanunu kapsamında belirlenen kurallar da vardır ve şirketler yıllık izin yönetmeliğini uygulamak durumundadır.

Yıllık İzin Yönetmeliği Kapsamında Yıllık İzin

Şirketlerin, kanunen bağlı kalmaları gereken düzenleme, 4857 sayılı İş Yasası’nın 53. maddesinde açıklanmıştır. Bu kapsamda, deneme süresi dahil olmak üzere aynı şirkette en az bir yıl süre ile çalışmış olan işçilere yıllık izin hakkı verilmektedir. İzin süresi, iki tarafın anlaşması ile 3’e bölünebilmektedir. Şirket ise çalışanların yıllık olarak alabilecekleri ücretli izinlere dair kayıt belgesini bulundurmak zorundadır. Ücretli yıllık izin kullanımı noktasında ise çalışanın işverene en az 1 ay önceden haber vermesi gerekmektedir. Bu konu hakkında da yönetmelik ile düzenleme mevcuttur. Yıllık ücretli izin yönetmeliğine göre, işveren, işçinin talebi ve iş durumunu dikkate almak suretiyle izin dönemini belirleyebilir. Süre ise yıllık izin konusunda en çok merak edilen konulardan birisidir. Bu kapsamda düzenlemeler dahilinde belirlenmiş olan süreler şu şekilde gösterilir:

-Aynı şirket içerisinde 1 yılı tamamlayan ve 5 yıl (5. yıl dahil) çalışan işçi bu çalışma süresi boyunca yıl içerisinde, ücretinden kesinti olmaksızın 14 günlük izin hakkına sahiptir.

-5 yıldan daha fazla ancak 15 yıldan daha az çalışan işçi ise ücretinden kesinti olmaksızın 20 güne kadar yıllık izin kullanabilmektedir.

-15 yıldan daha fazla çalışan işçi için ise kanunen 26 günden daha az izin verilememektedir. Eğer işçi 18 yaşından küçükse veya 50 yaşından büyükse 20 günden az izin verilmesi de kanuna aykırıdır.

Yıllık İzin Kullanımına İlişkin İnsiyatifler

Daha önce de belirtildiği üzere işveren, çalışanın bildirimine bağlı olarak izin dönemini belirleyebilme hakkına sahiptir. Buna ek olarak yıllık izinler üç ayrı dönemde kullanılabilmektedir. Burada insiyatife bağlı olan bir düzenleme ise çalışmakta olduğu şirkette henüz 1 yılı tamamlamamış olan ancak yıllık izin gerekliliği söz konusu olan çalışanlara yönelik olarak mevcuttur. Yıllık izin hakkı kanunen doğmamış ancak iş yerinde 6 ay çalışmak suretiyle izin yapmak istendiğinde, işverenin insiyatifine bağlı olarak yıllık izin kullanılabilmektedir. Burada kanunen belirtilen süre her ne kadar deneme süresi dahil bir yıllık çalışma süresinin tamamlanmasına dayalı olsa da işveren ile çalışan arasında uzlaşma sağlanması durumunda 6 aylık periyod için de yıllık izin kullanımı söz konusu olabilmektedir.

Yıllık izin kulllanımı ile ilgili olarak dikkate alınan bir diğer detay ise yol süresi olabilmektedir. Çalışan, yıllık izni kapsamında, izin süresini bulunduğu konumdan uzak bir yerde geçirecekse ve yolda geçirilecek uzun bir süre söz konusuysa; bu durumda ilgili süre için 4 güne kadar ek izin talep edilebilmektedir. Ancak burada gerekli olan şart, çalışanın ilgili izin süreci ile ilgili olarak yol süresine dair ispatının olmasıdır. Bu şartların sağlanması durumunda, çalışan yolda geçireceği süre için de gidiş ve dönüş süreleri dikkate alınmak suretiyle ek olarak izin kullanabilmektedir. Bu şart dahilinde de yıllık izin kullanım hakkı doğmuş olmalıdır veya 6 aylık süre için işveren ile uzlaşmanın sağlanmış olması gerekmektedir.

Çalışan sahibi bir işletmeye sahipseniz sizler için rehber niteliğindeki Personel Özlük Dosyası Nedir? Nasıl Hazırlanır? adlı yazımıza göz atabilirsiniz. 

demo-attachment-1245-Mask-Group-43@2x

E-Belge İptali Nasıl Yapılır?

by E-ÇözümlerE-Fatura

İşletmeler, özellikle muhasebe departmanları bünyesinde oluşturdukları, takibinin kanunen zorunlu olduğu belgelerini artık dijital dönüşüm uygulamaları kapsamında, elektronik ortamda oluşturabilme ve muhafaza edebilme olanaklarına sahipler. Bu kapsamda da e-Fatura, e-Arşiv, e-SMM ve e-İrsaliye gibi çeşitli belgeler muhasebe departmanlarınca, matbu forma genel olarak ihtiyaç olmaksızın düzenlenebilmekte, ibraz edilebilmekte ve gerekliyse iptalleri yapılabilmektedir. Bu yazımızda e-Belge iptali özelinde en çok merak edilen detayları ele almaya çalışacağız ve kanun düzenlemeleri kapsamında iptallerin nasıl yapılabileceğini; iptal sonrası Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirilmesi ile ilgili bilinmesi gerekenleri açıklayacağız.

E-Belge İptal Talebi Hakkında 

Firmaların, dijital dönüşüm kapsamında kayıtlı oldukları e-Belge sistemlerinde iptal işlemlerinin çeşitli koşulları ve süreçleri bulunmaktadır. e-Belge iptal işlemleri için 8 günlük süre, belge alıcı tarafa iletildiği andan itibaren başlamaktadır. İptal işlemi kesin olarak bu 8 günlük süreç içerisinde gerçekleşmek durumundadır. Mükellefler tarafından başlatılması gereken iptal süreci kapsam olarak onay ve red süreçlerini de içermektedir. Bu kapsamda alıcı tarafında olup, kendisine yönelik olarak düzenlenmiş olan e-belge iptal talebi oluşturmak isteyenler şu süreci izleyeceklerdir:

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın portalından faydalanarak e-Arşiv ya da e-SMM’ye kayıtlı olan mükelleflerin, kendilerine ait olan mali mühür ya da güvenli elektronik imzayı kullanarak portal aracılığıyla uygulamaya giriş yapmaları gerekmektedir. Eğer bir özel entegratör veya entegratör kullanımı varsa ya da alıcı taraf e-Belge sistemlerini kullanmıyorsa fakat 5 bin TL’den 30 bin TL’ye kadar olan belgelerini Gelir idaresi Başkanlığı portalı üzerinden düzenliyorlarsa İnteraktif Vergi Dairesi bilgileriyle e-Arşiv Fatura portalına giriş yaparak iptal talebini oluşturabilirler. Onay ve red bilgisi, karşı tarafın bildirimi aldıktan sonraki seçimiyle alıcı tarafla paylaşılacaktır.

Öte yandan çeşitli nedenlerle e-Belgeyi oluşturan taraf da iptal talebinde bulunabilir. e-Belge iptal kılavuzu ile de düzenlendiği üzere bu durumda da:

E-Belge’yi düzenleyen taraf Gelir İdaresi Başkanlığı’nın portalından faydalanarak e-Arşiv ya da e-SMM’ye kayıtlı olan mükelleflerin, kendilerine ait olan mali mühür ya da güvenli elektronik imzayı kullanarak portal aracılığıyla uygulamaya giriş yapmaları gerekmektedir. Eğer bir özel entegratör veya entegratör kullanımı varsa ya da alıcı taraf e-Belge sistemlerini kullanmıyorsa fakat 5 bin TL’den 30 bin TL’ye kadar olan belgelerini Gelir idaresi Başkanlığı portalı üzerinden düzenliyorlarsa İnteraktif Vergi Dairesi bilgileriyle e-Arşiv Fatura portalına giriş yaparak e-Belge iptal talebi oluşturabilirler.

E-Belgelerde Gelir İdaresi Başkanlığı’na Bildirime Dikkat 

E-Dönüşüm kapsamında, şirketlerin elektronik ortamda hazırladıkları belgeler ile ilgili olarak önemli bir düzenleme 1 Mayıs 2021 itibarıyla devreye girdi. Bu düzenlemeye göre, 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında, ilgili tarihten itibaren e-belge iptali Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirmek zorunlu hale geldi. Düzenleme gereği, e-belgelerin noter, taahhütlü mektup, telgraf ya da elektronik imza kullanılarak ihbar veya ihtar ile iptalinin GİB’e bilgisinin verilmesi gerekmektedir.

e-Belgelerin dijital olarak iptallerinin ve itirazlarının yapılabiliyor olması için taraflardan birisinin ilgili talebi oluşturması gerekmektedir. Burada bilinmesi gereken bir diğer önemli detay ise e-Fatura iptali veya diğer e-Belgelerin iptalinde taraflardan hiçbirisinin onaylama zorunluluğu bulunmamaktadır. Buna ek olarak iptal veya itirazlarda yalnızca dijital uygulamalar üzerinden ilerleme zorunluluğu bulunmamaktadır. Taraflar dilerlerse, iptal ve itiraz beyanlarını, harici yollardan da gerçekleştirebilirler ancak harici yollardan gerçekleştirilen iptal ve itiraz taleplerinde bildirimin sistem üzerinden ilgili mükellefe bildirilmesi gerekmektedir. Bu düzenlemelere uyum sağlamak, belgelerin takip edilebilirliği ve uygunluğu açısından çok önemlidir.

demo-attachment-1086-inspired-woman-NEARSKQ@2x

E-İrsaliye Hakkında En Çok Merak Edilen Sorular

by E-ÇözümlerE-İrsaliye

Dijital dönüşüm uygulamaları kapsamında gündeme en sık gelen ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirli koşulları taşıyan şirketler için geçişi zorunlu hale getirilen e-İrsaliye hakkında en çok merak edilen soruları bu yazımızda yanıtlamaya çalışacağız. Özellikle, 22 Ocak 2022 tarihli tebliğ kapsamında, e-İrsaliye nezdinde önemli düzenlemeler gündeme gelirken, bu dönüşüm süreci kapsamında tebliğe paralel olarak merak edilenleri ele alacağız. Siz de yazımızı okuyarak, en güncel düzenlemeler paralelinde e-İrsaliye ile ilgili olarak merak ettiklerinizi öğrenebilirsiniz.

 e-İrsaliye’yi Kimlerin Kullanması Mümkün?

Dijital dönüşüm süreci ile beraber hayatımıza giren birçok uygulamada ilk etapta geçişler gönüllülük esasıyla gerçekleştirilmekteydi ve bu uygulamaların sağladığı kolaylıklar öne çıkarılmaktaydı. Güncel olarak ise e-İrsaliye nezdinde düzenlemeler halen devam etmekte olup, an itibarıyla e-Fatura sistemine kayıtlı olan tüm kullanıcıların e-İrsaliye sistemine dahil olacakları söylenebilir. 

e-İrsaliye Mükellefi Kimlerdir?

Mükellefiyet, tıpkı diğer dijital dönüşüm uygulamalarında olduğu gibi izin ve yetki ile paralel olarak oluşmaktadır. Bu kapsamda, e-İrsaliye’den yararlanma yetki ve iznine sahip olan taraflar/kişiler, e-İrsaliye mükellefi olarak tanımlanırlar. Bu konu hakkında daha fazla bilgi almak için E-İrsaliyeye Kimler Başvurmalıdır? adlı blog yazısını okuyabilirsiniz.

e-İrsaliye Kimlere Gönderilebilir?

Firmalar arasındaki iletişimlerde makbuz, fatura, irsaliye gönderimleri oldukça önemli. Geçmişte matbu formatta yani kağıt üzerinde düzenlenerek gönderilen bu değerli belgelerin artık elektronik olarak da düzenlenmeleri mümkün olmakla beraber e-İrsaliye geçiş ile irsaliyeler de artık dijital olarak gönderilebilecekler. Bu kapsamda e-İrsaliye sistemine geçiş yapmış olan firmalar, sisteme kayıtlı oldukları için birbirlerine e-İrsaliye gönderme imkanına sahip olacaklar. Bunun haricinde eğer taraflardan birisinin e-İrsaliye kaydı bulunmuyorsa, yalnızca matbu formattaki irsaliyenin gönderimi yapılabilecektir.

e-İrsaliye Geçişi Nasıl Olacak ve Zorunlu mu?

Firmaların, e-dönüşüm kapsamında en çok merak ettikleri sorular genel olarak zorunluluk ve geçiş süreçleri hakkında olmaktadır. Bu kapsamda e-İrsaliye’de de önemli ve güncel düzenlemeler söz konusu. Firmaların, 1 Ocak 2018’den başlayarak e-İrsaliye uygulamasına gönüllü olarak geçişleri gündemdeydi. Son etapta ise 1 Temmuz 2022 tarihine kadar e-Fatura’ya kayıtlı olan tüm işletmelerin e-İrsaliye geçiş zorunluluğu söz konusu. Bu anlamda, Gelir idaresi Başkanlığı portal hesaplarının da otomatik olarak bu tarihten başlayarak devreye girmesi beklenmektedir. Buna ek olarak arzu eden işletmelerin özel entegratör aracılığıyla da e-İrsaliye sistemine geçiş yapabilmeleri mümkün olacak.

e-İrsaliye’de Matbu İrsaliye Kullanımı Devam Edecek mi?

İrsaliye, taşıma süreçlerinin en önemli tespit ve beyan belgesidir. Bu kapsamda, firmalar e-İrsaliye sistemine geçmiş olsa dahi, taşıma süreçlerinde kağıt formattaki bir e-İrsaliye uygulaması ile oluşturulan irsaliyenin bir çıktısı şoförün yanında bulunmak zorundadır.

e-İrsaliye’de Alıcının Onay ve Red Yanıtları Olacak mı?

Taraflar arasındaki iletişimde geleneksel irsaliye süreçleri geçerli olacak. Bu kapsamda dijital olarak düzenlenerek alıcıya ibraz edilen belge kabul veya kısmi kabul alabilmektedir.

e-İrsaliye Başvurusu Yapmak Gerekiyor mu?

Genel düzenleme ve tebliğ kapsamında, firmalar e-Fatura sistemine kayıtlılar ise 1 Temmuz 2022’den itibaren otomatik olarak e-İrsaliye uygulamaları da devreye sokulacak. Bu kapsamda e-İrsaliye başvuru gibi bir durumun gerekliliği olmadığı da anlaşılmaktadır. Taraflar, e-İrsaliye’de kayıtları mevcut olduğu durumda doğrudan irsaliyenin elektronik iletimini gerçekleştirebileceklerdir ancak taşıma süreçlerinde bir adet kağıt çıktı mutlaka şoförün yanında bulundurulacaktır.

e-İrsaliye İptal Edilebilir mi? 

Zorunlu geçiş öncesinde firmalar tarafından en çok merak edilen konulardan birisi de e-İrsaliye iptali olmaktadır. Burada, e-İrsaliye belgesinin iptali kesin olarak söz konusu değildir. Gönderimi yapılan malın, somut olarak sevki öncesinde mal içeriğinin veya alıcının hatalı olduğu tespit edilirse; e-İrsaliye muhteviyatının tamamına irsaliye yanıtı ile red verilebilir.

demo-attachment-1248-Mask-Group-48@2x

KOBİ’ler için E-Fatura ile E-Arşiv Fatura Karşılaştırması

by E-ArşivE-ÇözümlerE-Fatura

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 2010 yılından itibaren bütüne yayılacak şekilde başlattığı dijital dönüşüm sürecinde, belki de en yaygın ve en efektif olanı e-Fatura ve e-Arşiv uygulamaları oldu. Muhasebe departmanlarının birçok iş yükünü ortadan kaldırmakla beraber KOBİ’ler için birçok avantajı da beraberinde getiren bu iki uygulama özünde birbirlerine çok benziyor olsalar da aralarında bazı önemli farklar bulunmaktadır. Bu farklar ile ilgili olarak merak edilenleri ve önemli ayrımları bu yazımızda çeşitli yönlerden ele alacağız. Siz de yazımızı okuyarak e-Fatura e-Arşiv uygulamaları arasındaki farkları keşfedebilirsiniz.

Genel İtibarıyla E-Fatura ve E-Arşiv Tanımları

Dijital dönüşüm kapsamında devreye sokulan e-Fatura ve e-Arşiv uygulamaları, tanım olarak da çoğu zaman karıştırılmaktadır. Bu tanımları şu şekilde verebiliriz:

E-Fatura: Şirketlerin, klasik olarak matbu formda ödeme sonrasında müşteriye ibraz ettikleri faturaların birebir dijital formatı olarak kurgulanan e-Fatura sistemi; GİB’in portalı veya entegratör/özel entegratör aracılığıyla elektronik ortamda fatura oluşturmayı mümkün kılan bir sistemdir. Bu sistem, faturaların takibini, geriye dönük olarak kontrol ve denetimini, kağıt maliyetini, fatura iletimde ortaya çıkan kargo maliyetini ortadan kaldırmaktadır.

E-Arşiv: E-Arşiv, elektronik fatura yani e-Fatura uygulamasının dışında kalan kurum ve müşteri arasındaki faturalandırma işleminin gerçekleştirilmesinin ve saklanmasının mümkün kılındığı platform olarak düşünülebilir. Bu fatura türü, e-Fatura ile benzer teknik özellikler taşımakla beraber; faturanın ibraz edileceği kişinin bir e-Fatura sistemi yoktur.

E-Fatura ve E-Arşiv Arasındaki Farklar Nelerdir?

Birçok yönden birbirlerine benzeyen ancak kullanımları neticesinde çeşitli açılardan da birbirinden ayrılan e-Fatura e-Arşiv farkı şu yönleriyle ayırt edilebilir:

Temel olarak, e-Fatura sisteminde yalnızca sistemde kaydı bulunan taraflara e-Fatura iletilebilir ve bu alan üzerinden fatura alınabilir. e-Arşiv’de ise e-Fatura sisteminin kapsamı dışında olan firma ve tüketicilere de kesilen faturalar dijital alanda düzenlenebilir ve bir nüshası tarafa elektronik olarak iletilebilir.

e-Fatura sisteminde, oluşturulan fatura elektronik olarak alıcı tarafa iletilebilir ve herhangi bir şekilde kağıt çıktısı alınmaz. Öte yandan e-Arşiv sisteminde böyle bir durum söz konusu değildir. e-Arşiv sisteminde, faturanın hem elektronik olarak hem de kağıt formatta iletimi mümkündür. e-Fatura ve e-Arşiv farkı noktasında bu ayrım oldukça önemlidir.

Format açısından ele alındığında da her iki dijital sistem arasında farklılıklar bulunmaktadır. Burada e-Fatura sisteminde UBL-TR formatının kullanımı zorunludur lakin e-Arşiv’de böyle bir kısıtlama bulunmamaktadır. Yani sistem sahibi şirket, e-Arşiv’de istenilen formatı kullanmak noktasında serbesttir.

Kullanma koşulu açısından bir diğer fark ise mali mühür ve zaman damgası özelinde karşımıza çıkmaktadır. e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark olarak, e-Arşiv’de belgelerin mali mühür ve zaman damgasıyla onaylanması gerekmektedir. Belgeleri bu şartlar gerçekleştirilerek saklamak zorunludur. Bu uygulamanın zorunluluğu ise e-Fatura’da bulunmamaktadır. e-Fatura uygulamasında zaman damgası kullanılmaz. 

İki sistem arasında bir fark da iletim ve raporlama noktasında olmaktadır. Genel özellikleri itibarıyla iki uygulamayı birbirinden ayıran bu yapılandırmaya göre e-Fatura sisteminde iletimi sağlanan her faturanın öncelikli olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilmesi gerekmektedir. E-Arşiv sistemindeyse yalnızca ay sonunda bir rapor iletimi sağlanarak kuruma bilgi verilmektedir.

E-Fatura E-Arşiv portal noktasında da birbirlerinden ayrılmaktadır. Bu ayrıma göre: e-Fatura sisteminde Gelir İdaresi Başkanlığı Portalı, Entegrasyon veya Özel Entegrasyon olmak üzere üç farklı opsiyon üzerinden portal erişimi sağlanmaktadır. e-Arşiv’de ise kullanıcıların bir özel entegratör ya da kendi devreye soktuğu bir bilgi işlem sistemi için onay alarak portal erişimi mümkün olmaktadır.

İşletme sahibi olarak e-fatura ve e-arşiv fatura mükellefi  olup olmadığınızı öğrenmek için Bir İşletmenin E-Fatura Mükellefi Olup Olmadığı Nasıl Öğrenilir? adlı blog yazımıza göz atabilirsiniz.