Bir performans yönetim sisteminin etkili olabilmesi için belirli temel öğelere sahip olması gereklidir. Çünkü bu öğeler, sistemin işleyişini daha şeffaf, adil ve faydalı hale getirirken çalışan ve işveren arasında güçlü iletişim bağı kurar. Örneğin; hedef belirleme, beklentilerin netleştirilmesi, performans yönetim sisteminin en önemli yapı taşlardır. Çalışanlar için net hedefler belirlemek görev ve sorumlulukların açıkça tanımlanması, şirketin beklentilerinin doğru aktarılması, başarıya giden yolda ilk adımı oluşturur. Çalışanlar ne yapması gerektiğini bildiğinde görevler daha verimli tamamlanır.
Geri bildirim mekanizmaları, performans yönetim sisteminin ikinci önemli unsurudur. Çalışanların güçlü yanlarını geliştirebilmeleri ve eksik oldukları alanlarda kendilerini iyileştirmeleri için sürekli geri bildirim almaları büyük önem taşır. Geri bildirim süreçleri, yalnızca çalışanların değil, aynı zamanda yöneticilerin de gelişim alanlarını görmelerine, daha yapıcı yönetim sergilemelerine yardımcı olur. Çalışanlar, düzenli geri bildirim aldıklarında işlerini daha bilinçli, motive olarak yapacağından daha verimli sonuçlar alınması mümkün hale gelir.
Bir diğer önemli bileşen ise performans değerlendirme - ölçme sürecidir. Çalışan performansını objektif ölçütlere dayalı olarak değerlendirmek, şirketin genel işleyişi hakkında bilgi verirken çalışanların gelişimlerini de izlemeye olanak tanır. Ancak performans ölçütleri, yalnızca bireysel başarıları değil, aynı zamanda takım içindeki uyumu, genel iş katkısını da kapsamalıdır.
En önemlisi ise gelişim ve eğitim programlarıdır. Çalışanların performanslarını sürdürülebilir şekilde artırmak için eğitim programları, gelişim fırsatları sunulmalıdır. Çünkü eğitim, performans yönetim sisteminin sürdürülebilir yapıya sahip olmasını sağlar. Çalışanların gelişimlerini sağlayarak iş tatmini ile motivasyonu artırabilirsiniz. Böylece çalışanların potansiyelini açığa çıkararak iş gücünün uzun vadede daha nitelikli olmasını sağlamanız mümkün hale gelir.