demo-attachment-1245-Mask-Group-43@2x

Dövizli Fatura Nedir? Nasıl Hazırlanır?

by E-ÇözümlerE-Fatura

Dövizli fatura, uluslararası ticarette ödeme ve fiyatlandırmanın yabancı para birimiyle yapıldığı bir belgedir. İşletmeniz, döviz cinsinden fatura ile kur risklerini yönetir ve küresel pazarlara uyum sağlar.

Dövizli fatura, özellikle ihracat yapan firmalar için uluslararası ticarette sıkça kullanılan bir yöntem olarak öne çıkar. İşletmeniz dövizli fatura sayesinde yabancı para birimi ile fatura düzenleyerek hem ödeme süreçlerini kolaylaştırır hem de küresel müşterilerle daha güvenilir iletişim kurar. Türkiye’de döviz bazlı işlemler gerçekleştiren şirketler, faturaları keserken Vergi Usul Kanunu çerçevesinde hareket eder. Böylece belli sınırlar ve prosedürler aşılmadan işlemler gerçekleştirilebilir. Dövizle fatura kesmenin en önemli avantajı ise kur dalgalanmaları esnasında ortaya çıkar. Dolayısıyla doğru kur hesaplamaları ve muhasebe kayıtları için dikkatli hazırlık gerektirir.

 İşletmenizin bu süreçte yasal yükümlülükleri yerine getirmesi ve hatasız faturalandırma yapması büyük önem taşır. Peki, dövizli fatura nasıl kesilir? Gelin, küresel alanda muhasebe süreçlerine katkı sağlayan dövizli faturaya birlikte göz atalım.

Döviz Cinsinden Fatura Hazırlamanın Püf Noktaları

Fatura düzenlemek genellikle dikkat ve özen gerektirdiği için dövizli fatura keserken de aynı özeni göstermeniz gerekir. Özellikle uluslararası ticarette dövizli faturayı tercih ederken bazı teknik detayları gözden kaçırmamalısınız. İşletmenizin hem yasal hem de finansal açıdan sorunsuz ilerlemesi için bu noktaları iyi kavramanız şart. İşte, dövizli fatura düzenlerken dikkat etmeniz gereken önemli püf noktalar:

  • Döviz kuru seçimi: Eğer alıcı ile aranızda bir anlaşma yoksa faturayı keserken Merkez Bankası’nın günlük kurlarını esas almalısınız ve kuru açıkça belirtmelisiniz.
  • KDV hesaplama: Türkiye’de KDV’yi TL olarak göstermelisiniz, döviz tutarını TL’ye çevirip vergiyi buna göre hesaplamalısınız.
  • Yasal gereklilikler: Vergi Usul Kanunu’na uygunluk sağlamalı ve faturada döviz cinsini net bir şekilde yazmalısınız.
  • Açıklama ekleme: Hangi para birimini kullandığınızı ve ödeme koşullarını faturada belirtmeniz de önemli bir detay. Böylece karışıklık yaşamadan fatura sürecini yönetebilirsiniz.

Küresel Ticarette Güçlü Bir Adım: Dövizli Fatura

Uluslararası ticarette sizin için önemli araçlardan biri dövizli faturadır. Çünkü ihracat yaparken veya dövizle işlem gerçekleştirirken süreçleri büyük ölçüde kolaylaştıran bu fatura türünü kullanabilirsiniz. İşletmeler, küresel müşterilere mal ya da hizmet sattığında ödeme ve fiyatlandırmayı yabancı para biriminde düzenler. Dolayısıyla döviz kuru üzerinden anlaşma yaptığınız durumlarda işinizi hızlandırabilir. Türkiye’de ya da yurt dışında fark etmeksizin dövizle fatura kesmek sizin için pratik çözüm sunar ve ticari ilişkilerinizi güçlendirir.

Dövizli fatura türünün avantajları sadece şeffaflık ya da muhasebeleştirmeyle ilgili değildir. Kur riskinden korunma sağlar ve ani dalgalanmalara karşı sizi güvence altına alır. Böylece uluslararası güvenilirlik kazanırsınız. Ödeme kolaylığı ise ekstra bir avantaj sunar. Döviz bazlı fatura, işlemlerinizde karmaşayı ortadan kaldırarak nakit akışınızı düzenler. Tüm özellikleri sayesinde işletmenizin küresel pazarda daha sağlam yer edinmesine katkı sağlar.

Yabancı Para Birimi ile Faturada Yasal Çerçeveyi Keşfedin

Yabancı para birimi ile fatura düzenlemek, Türkiye’de ve yurt dışında belirli kurallara bağlıdır. Türkiye’de Vergi Usul Kanunu, bu tür faturalarda döviz cinsini serbest bırakır ama TL karşılığını göstermeyi zorunlu tutar. Ancak uluslararası ticarette yine de TL karşılığını belirterek muhasebe kayıtlarınızda tutarlılık sağlayabilirsiniz. İhracat işlemleri için faturayı tamamen dövizle kesebilir, KDV’den muafiyet avantajı elde edebilirsiniz.

Yurt dışı müşterilerle çalışırken karşı tarafın ülkesindeki fatura standartlarını da göz önünde bulundurmalısınız. Örneğin; AB ülkeleri için faturada döviz kuru ve ödeme vadesi gibi detayları açıkça belirtmeniz beklenir. Kurallara uyduğunuzda yasal yükümlülüklerinizi yerine getirmiş olursunuz. Ayrıca sağlanan şeffaflık sayesinde hem yerel hem de uluslararası ticarette sorunsuz ilerleyebilirsiniz.

Dövizle Fatura Kesmek için Adım Adım Rehber

Dövizle fatura kesmek istiyorsanız öncelikle işin mantığını kavramalı ve sistemli bir yol izlemelisiniz. Öncelikle faturada hangi döviz cinsini kullanacağınızı belirleyerek başlayabilirsiniz. Örneğin; dolar, euro ya da başka bir para birimi seçebilirsiniz. Bu noktayı müşterinizle yaptığınız anlaşmaya göre şekillendirip döviz türünü faturanın üst kısmında açıkça belirtmeniz yeterlidir.

Ardından sattığınız mal ya da hizmetin bedelini hesaplayabilir ve bu tutarı yabancı para biriminde faturaya geçirebilirsiniz. Türkiye’de işlem yapıyorsanız ve ihracat değilse KDV’yi TL cinsinden hesaplayabilir ve ekleyebilirsiniz. İhracat faturasıysa KDV’den muafiyet uygulanabilir, bu nedenle işlemin türünü doğrudan tespit edebilirsiniz.

Bir sonraki adımda, döviz kurunu belirlemeli ve Merkez Bankası’nın o günkü efektif satış kurunu kullanmalısınız. Ayrıca kuru fatura üzerinde mutlaka göstermelisiniz, çünkü muhasebe kayıtlarında sonradan karmaşıklığa yol açabilir. Ödeme vadesini ve yöntemi (havale, swift gibi) de net şekilde yazmayı unutmamalısınız. Böylece ödeme sürecinde karışıklık çıkmasını önleyebilirsiniz.

Diğer adımda faturaya ek bilgileri düzenlemeye başlayabilirsiniz. Bu aşamada mal ya da hizmetin tanımını, miktarını ve birim fiyatını detaylı bir şekilde eklemeniz beklenir. İthalatçıya kesiyorsanız uluslararası ticarette geçerli dilde (genellikle İngilizce) açıklama yaparak faturanın profesyonel görünmesini sağlayabilirsiniz. Karşı tarafın anlamasını da kolaylaştıracağından ticarette güveni pekiştirebilir.

Tüm detayları eklediğinizde faturayı dikkatlice kontrol etmelisiniz. Bilgilerin doğruluğundan emin olduktan sonra eğer hata yoksa faturayı müşterinize gönderebilir ve aynı anda muhasebe sisteminize kaydedebilirsiniz.

demo-attachment-1245-Mask-Group-43@2x

Proforma Fatura Nedir?

by E-Fatura

İş dünyasında sıkça karşılaşılan belgelerden biri olan proforma fatura, özellikle ticari anlaşmalarda büyük rol oynar. Sipariş sürecinde taraflar arasında güven oluşturmak ve ticaretin daha şeffaf ilerlemesini sağlamak için hazırlanan belge, çeşitli sektörlerde farklı amaçlarla kullanılır. Ancak birçok işletme, proforma faturayı resmi faturayla karıştırabilir.

Oysa proforma fatura, sadece ön teklif niteliğindedir ve herhangi bir ticari işlem kesinleşmeden önce düzenlenir. Bu yüzden fatura yerine geçmez, ancak sipariş detaylarının alıcı ve satıcı arasında netleşmesine yardımcı olur. Özellikle büyük ölçekli alımlarda, ithalat-ihracat işlemlerinde ve maliyet hesaplamalarında proforma fatura büyük kolaylık sağlar. 

Proforma Fatura Ne Demek?

Proforma fatura, malın / hizmetin satışı öncesi satıcının düzenlediği, işlem detaylarını içeren ön fatura niteliğinde belgedir. Resmi bir fatura sayılmaz ve muhasebeleştirme açısından herhangi bir vergi yükümlülüğü doğurmaz. Ancak, ticaretin çeşitli aşamalarında önemli referans noktası olarak kullanılır. Temel olarak sipariş öncesinde müşteri ile satıcı arasında bir mutabakat sağlanmasına yardımcı olur.  
İçeriğinde genellikle mal veya hizmetin açıklaması, birim fiyatı, toplam tutarı, ödeme koşulları ve tahmini teslim süresi gibi bilgiler yer alır. Bu sayede, alıcı - satıcı arasındaki ticari ilişkinin daha şeffaf, anlaşılır olması sağlanır. Yani proforma için resmi belgelerin ön gösterimi olduğu söylenebilir.  
Dolayısıyla bu belge, özellikle uluslararası ticarette, gümrük işlemlerinde, fiyat tekliflerinde yaygın olarak kullanılır. Ayrıca firmalar arasında teklif sunmak, ön ödeme almak veya kredi başvurularında kullanmak için de düzenlenebilir. Ancak, proforma fatura hukuki olarak bağlayıcı bir belge değildir ve ödeme talep etme hakkı vermez. 
Genel olarak profomanın özellikleri şu şekilde sıralanabilir: 

  • Resmi bir belge değildir, muhasebe kayıtlarına girmez. 
  • KDV ve diğer vergilere tabi değildir. 
  • Satıcı ile alıcı arasında fiyat, miktar ve diğer şartların önceden belirlenmesini sağlar. 
  • İthalat - ihracat işlemlerinde gümrük prosedürleri için gereklidir. 
  • Bankalar, finans kurumları tarafından ön siparişlerde referans belge olarak kabul edilebilir. 
  • İşlemin tamamlanması için mutlaka resmi fatura düzenlenmelidir. 

Proforma Fatura Nasıl Kesilir?

Proforma, ticari işlemlerin başlangıcında düzenlendiği ve gelecekteki gerçek faturaya zemin hazırladığı için doğru hazırlanması gereken belgedir. Çünkü resmi bir belge olmamakla birlikte taraflar arasında yapılacak işlemin ana hatlarını belirler. Doğru kesilen proforma fatura, alıcı - satıcı arasında şeffaf iletişim sağlar, yanlış anlaşılmaları önler ve ileride düzenlenecek gerçek faturanın temelini oluşturur. Özellikle uluslararası ticarette veya büyük ölçekli alımlarda kullanılan belge, işlemin detaylarını eksiksiz yansıtmalıdır. 

  • Firma ve İletişim Bilgileri: Satıcı ile alıcının tam firma adı, adresi, telefon numarası, e-posta adresi ve vergi numarası gibi temel bilgiler eksiksiz olarak yer almalıdır. Çünkü bu gibi bilgiler, belge üzerinde her iki tarafın da doğruluğunu teyit etmeye yarar. 
  • Belge Başlığı ve Düzenleme Tarihi: Belgenin en üst kısmında “PROFORMA FATURA” ifadesi açıkça belirtilmeli, belgenin düzenlenme tarihi net olarak yazılmalıdır. Böylece belge, hangi tarihte hazırlandığı konusunda bilgi verir. 
  • Fatura Numarası: Takip edilebilirlik ve arşivleme açısından benzersiz bir fatura numarası verilmelidir. Söz konusu numara, belgenin ilerleyen süreçlerde referans alınabilmesi için büyük önem taşır. 
  • Ürün ve Hizmet Detayları: Satışa konu olan ürün veya hizmetin adı, açıklaması, miktarı, birim fiyatı, toplam tutarı, para birimi gibi bilgilerin ayrıntılı şekilde belirtilmesi gerekmektedir. Bu kısım, işlemin kapsamını net bir şekilde ortaya koyar. 
  • Ödeme Koşulları: Ödeme yöntemi (banka havalesi, kredi kartı, çek vb.), ödeme vadesi, varsa banka hesap bilgileri detaylıca yazılmalıdır. Özellikle ödeme sürecindeki olası karışıklıkları önlemek amacıyla net ifade edilmelidir. 
  • Teslimat Bilgileri: Ürün veya hizmetin teslimat süresi, teslimat adresi, varsa kargo, nakliye gibi ek masraflar hakkında bilgi verilmelidir. Teslimat şartlarının açıkça belirtilmesi, taraflar arasındaki beklentileri de uyumlu hale getirir. 
  • Ek Notlar - Şartlar: Garanti koşulları, iade politikası, özel anlaşmalar veya siparişe ilişkin diğer ek şartlar varsa bu bilgiler de belgeye eklenerek olası uyuşmazlıkların önüne geçilebilir. 
  • Yetkili İmza: Belgenin sonunda ise satıcı firmanın yetkilisinin imzası ve şirket kaşesi bulunmalıdır. İmza proforma fatura düzenlemesinin resmi nitelik kazanmasına yardımcı olur. 

Proforma Fatura Fatura Yerine Geçer mi?

Proforma fatura ticari işlemlerde önemli bir ön belge olmasına rağmen resmi fatura yerine geçmez. İşletme olarak mali planlamalarınızda ve ticari süreçlerinizde belgeyi, işlem detaylarını açıkça ortaya koymak ve taraflar arasında şeffaf iletişim sağlamak amacıyla kullanabilirsiniz.  
Ancak, proforma fatura düzenlendiğinde yasal olarak bağlayıcı belge sayılmaz ve vergi planlaması açısından herhangi bir vergi yükümlülüğü oluşturmaz. Gerçek satış işleminin tamamlanması halinde, alıcıya ödeme yapılması, işlemin kayıt altına alınması için resmi, hukuki geçerliliği olan fatura düzenlenmesi gerekmektedir. Proforma faturanın temel amacı, ticari teklif ve ön bilgilendirme işlevi görmek olup gerçek işlem gerçekleştiğinde yerini kesin ve resmi bir faturaya bırakmaktır. Sadece taraflar arasında anlaşmanın sağlanması ve sonrasında oluşabilecek karışıklıkların önlenmesi açısından büyük önem taşır. 

Orka e-Fatura Programı

Orka Bilgisayar'da ticari süreçlerinizde e fatura kullanımı, doğru belge yönetimi konularında en güncel çözümleri bulabilirsiniz. Proforma faturanın düzenlenmesi ve sonrasında gerçek faturaya geçiş sürecinde yaşanabilecek karışıklıkları önlemek için uzman ekibimizle çalışabilirsiniz. 

Hemen Ücretsiz Deneyin
demo-attachment-1086-inspired-woman-NEARSKQ@2x

Şirket Kurmadan Fatura Kesilir mi?

by E-ÇözümlerE-FaturaMuhasebe

Serbest meslek ile uğraşıyorsanız şirket kurmadan fatura kesme detaylarını merak ediyor olabilirsiniz. Türkiye’de her kazancın vergilendirilmesi zorunlu olsa da bunun için şirket kurmak mecburi değildir.

Şirket Kurmadan Fatura Nasıl Kesilir?

Küçük ölçekli işletmeler, freelance çalışanlar, serbest meslek erbapları ve arızi kazanç sağlayanlar için şirket kurmadan fatura kesme mümkündür. Şirket kurma süreci özellikle düzenli ve sürekli kazancı olmayanlar, yeni başlayanlar için maddi açıdan zorlayıcı olabilir. Türkiye’de her kazancın vergisinin ödenmesi ve bildirilmesi zorunluluğu olduğundan bu sorun serbest meslek makbuzu (SMM) ve gider pusulası düzenlenmesi yöntemiyle çözülür.

Ticari olarak faaliyette bulunmak istiyorsanız bu durumu yasal bir zeminde yürütmeniz gerekir. Aksi halde yüklü cezalarla karşılaşabilirsiniz. Şirket kurmak sizin için şu an tercih edebileceğiniz bir durum değilse müşterilerinize sürekli ve arızi satışlar için 2 farklı şekilde fatura düzenleyebilirsiniz. Bu sayede yaptığınız ticari işleme şirket kurma yükümlülüğü altına girmeden resmiyet kazandırabilirsiniz.

Serbest Meslek Makbuzu Nedir ve Nasıl Düzenlenir?

Avukat, hekim, dişçi, mali müşavir, sanatçı, yazar gibi farklı mesleklere sahip olan kişilere serbest meslek erbabı denir. Bir şirket veya birey adına çalışmayan, bireysel olarak şirket açmadan ticari faaliyetlerini yürüten serbest meslek erbapları vergi dairesine kaydolarak SMM düzenleyebilir.

SMM, serbest meslek makbuzunun kısaltmasıdır ve fatura yerine geçen yasal niteliğe sahip bir belgedir. Şirket kurmadan ticari faaliyetlerini yürüten kişilerin kazançlarının vergilendirilmesi için düzenlenen belge KDV ve stopaj ile hesaplanır.

Serbest meslek makbuzu ile fatura kesme görevini yerine getirmek isteyen kişilerin öncelikle vergi dairesinden mükellefiyet kazanması gerekir. Vergi mükellefi olanlar adına serbest meslek makbuzunu elektronik olarak düzenleyerek fatura kesme sorumluluğunu tamamlayabilir. Geçmişte basılı halde bulunan ve 2 nüsha halinde düzenlenen SMM makbuzlarının elektronik olarak hazırlanması zorunludur.

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-SMM uygulaması üzerinden elektronik olarak fatura düzenleme mümkündür. Müşteri talep ederse e-SMM makbuzları elektronik olarak gönderilebilir ya da fiziksel olarak basılabilir. Fiziksel olarak 1 nüshası gönderilen makbuzların ıslak imzalı olma zorunluluğu vardır. Notere tasdik ettirilen imzalı düzenlenen belgeler de geçerli sayılır. SMM makbuzları hizmeti veren ve alan tarafın ticari ile kişisel bilgileri, alınan ücret, tarih, seri ve sıra no gibi bilgileri içerir.

Elektronik SMM (e-SMM) Düzenleme Adımları

Vergi dairesinden mükellefiyet açıldıktan sonra entegrasyon yazılımları ile ya da GİB portal üzerinden elektronik belgelerinizi düzenleyebilirsiniz. Elektronik SMM fatura kesme işlemi şu adımlarla yapılır:

  • e-SMM düzenleme sekmesi açılır ve formda boş bırakılan bilgiler doldurulur.
  • Müşterinin ticari ve kişisel bilgileri, hizmet tutarı ve vergilendirme bilgileri tamamlanır.
  • Elektronik SMM makbuzu tamamlandığında kontrol edilerek onaylanır, kopyası müşteriye gönderilir.

Gider Pusulası Nedir ve Nasıl Düzenlenir?

Şirket kurmadan ticari faaliyet yürütmek istiyorsanız fatura kesme amacıyla tercih edebileceğiniz yöntemlerden bir diğeri gider pusulası düzenlemektir. Vergi mükellefiyeti olmayan satıcılardan mal veya hizmet satın alan müşteriler buna dair bir belge talep edebilir. Bu durumda vergi mükellefi değilseniz SMM düzenleyemezsiniz. Bunun yerine gider pusulası hazırlayarak müşterinin talebini karşılayabilirsiniz. Fatura kesme yükümlülüğü olmayan satıcıların tercih ettikleri yöntem budur.

Gider pusulası vergi mükellefi olan müşteri ve vergi mükellefi olmayan satıcı arasında düzenlenir. Malın iade edilmesi, arızi kazançlar (sürekliliği olmayan), basit usulde vergi mükelleflerinin sabit kıymet satın alma işlemlerinde düzenlenir. Fatura kesme yerine gider pusulası düzenlemek istiyorsanız vergi mükellefi olmanıza gerek olmasa da vergi dairesinden izin alma zorunluluğunuz vardır. Vergi dairesinin başvuran kişinin niteliğine düzenlediği izin belgesi ile noter veya maliye bakanlığından gider pusulası işlemleri yapılabilir.

Tüm fatura kesme işlemleri gibi gider pusulası da elektronik ortamda hazırlanabilir. Kendisine yazılı olarak bildirim yapılan kişilerin e-gider pusulası kullanması zorunludur. Yazılı bildirim yapılmayan kişiler izin kağıtları ile maliye veya noterden onaylattığı gider pusulasını anlaşmalı yerlerde bastırarak kullanabilir. Basılı ve elektronik gider pusulaları üzerinde alıcının ve satıcının kişisel ve ticari bilgileri, belge düzenleme zamanı, işin ücreti ve mahiyeti, vergi ve kesintiler yer alır.

Gider Pusulası Düzenleme Adımları

Entegrasyon hizmeti alarak ya da GİB resmi portaldan fatura kesme amacıyla e-gider pusulası şu şekilde düzenlenir:

  • Alıcı ve satıcının kişisel bilgileri, ticari unvanları ve bilgilerinden formda eksik olanlar doldurulur.
  • Ürün veya malın adeti, niteliği, ücreti, kesintiler gibi farklı bilgiler uygun yere yazılır.
  • Form onaylanarak e-gider pusulasının çıktısı alınır, müşteriden ıslak imza alınarak teslim edilir.

Şirket Kurmadan Düzenlenen Faturaların Vergilendirilmesi

Fatura kesme amacıyla SMM ve gider pusulası düzenlemeyi tercih ediyorsanız vergilendirme sürecini merak edebilirsiniz. SMM makbuzunda KDV ve stopaj (gelir vergisi) kesintileri belgeye eklenir. İşlem yapılırken geçerli olan stopaj ve KDV oranlarına göre düzenleme yapılır. Gider pusulasında KDV tutarı yoktur sadece müşteri tarafından devlete stopaj ödenir. Gider pusulası stopaj oranları işlemin mahiyetine göre değişir.

Şirket kurmadan ticari faaliyette bulunmak istiyorsanız ve kazançlarınız düzenliyse sizin için en iyi yöntem e-SMM kullanmaktır. Vergi dairesinde işlemlerinizi tamamlayarak vergi mükellefi olabilir ve elektronik ortamda fatura kesme yerine SMM düzenlemeye başlayabilirsiniz. ORKA Bilgisayar kurumsal muhasebe çözümlerine olan her ihtiyacınızda yanınızdadır. Şirket kurmadan önce kolaylıkla e-SMM düzenlemek, şirket açılışından sonra e-Fatura gibi zorunlulukları yerine getirmek istiyorsanız yazılım çözümlerini tercih edebilirsiniz.

Orka e-Belge Yönetimi

Tüm elektronik belge işlemlerinizi kolay ve sorunsuz bir şekilde tamamlamak istiyorsanız şimdi Orka Bilgisayar yazılım çözümleri ile tanışmanızın tam vakti!

Hemen Ücretsiz Deneyin
demo-attachment-1075-Mask-Group-45@2x

E-Belge Nedir? Nasıl Düzenlenir?

by E-ArşivE-ÇözümlerE-DefterE-FaturaE-İrsaliyeE-Müstahsil MakbuzuE-SMME-Ticaret

Hem ülkemizde hem de dünyada yaşanan dijital dönüşüm yolculuğundan şirketlerde kullanılan belgeler de nasibini almış durumda. Küçük veya büyük ölçekli pek çok şirket, düzenlediği belgelerde Gelir İdaresi Başkanlığı’nın kararları doğrultusunda dijitalleşme yoluna gitmekte. E-belge olarak adlandırılan bu kavram dijitalleşme sürecine uyumlanma açısından işletmeler için oldukça önemli. Ancak e-belge düzenleme sürecinde hangi belgelerin bu kapsama girdiğine ve ne tür standartların benimsenmesi gerektiğine dair bazı soru işaretleri bulunmakta. Peki, e-belge nedir, ne işe yarar ve nasıl düzenlenir? Gelin e-belge hakkındaki önemli konu başlıklarını yakından inceleyelim.

E-Belge Nedir?

Elektronik belge olarak adlandırılan e-belge, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın dijital dönüşüm çerçevesinde uygulamaya aldığı tüm elektronik belgelere verilen isimdir. E-belge çeşitleri arasında e-fatura, e-irsaliye, e-defter ve e-gider pusulası gibi farklı belgeler yer alır. Elektronik belgeler sayesinde şirket yetkililerinin muhasebe kayıtlarını oluşturması ve takip etmesi daha kolay olur. Fiziki ihtiyaçları ortadan kaldıran elektronik belgeler sayesinde arşiv tutma gerekliliği kalmaz. Bunun yerine belgelerin kaydı e-arşiv üzerinde tutulur ve istenildiği zaman ilgili dokümanlara kolayca ulaşılabilir.

E-Belge Ne İşe Yarar?

Teknolojinin hızla geliştiği günümüz iş dünyasında dijital dönüşüm faaliyetleri önemli bir gereklilik halini almıştır. Ticari faaliyetlerde kullanılan e-belge sistemi ile birlikte ekonomik anlamda daha hızlı ve güvenli bir zemin oluşturmak, işlerin daha verimli ilerlemesini sağlamak mümkün olur. GİB öncülüğünde başlatılan büyük dijital dönüşüm devrimi kapsamında verimlilik, otomasyon ve optimizasyon anlamında işletmelere daha akıcı süreç yönetimine sahip olma imkanı sunulur. Elektronik belge sistemi ile birlikte şirketlerin daha hızlı, eksiksiz ve tasarruflu şekilde hareket etmesi desteklenir. Elektronik ortamda hazırlanan e-belgeler sayesinde işlemlerin kontrolü ve paylaşımı çok daha kolay bir şekilde gerçekleştirilirken süreçlerin dünya standartlarına taşınması da mümkün hale gelir.

E-Belge Nasıl Düzenlenir?

E-belgeler mükellefler tarafından Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara göre hazırlanmalı ve düzenlenmelidir. Gerekli koşulları sağlayan söz konusu elektronik belgeler GİB portalı üzerinden gönderilebilir. Elektronik belge kullanımı işletmelerde her geçen sene daha fazla yaygınlaşan bir uygulama olup belirli vergi mükellefleri için ise zorunlu hale gelmiştir. E-belge sistemi; özel entegratörler, GİB portalları ve doğrudan entegrasyon sistemleri olmak üzere 3 farklı şekilde kullanılabilir. Vergi mükellefi olan işletmeler bu yöntemlerden birini seçerek, e-belge başvuru sürecini başlatarak elektronik belge kullanımı gerçekleştirebilir. E-belgelerin kontrolü ise e-belge doğrulama ve görüntüleme sistemleri aracılığı ile denetlenir.

Orka Bilgisayar ile E-Dönüşüm Sürecini Başlatın

İşletmeniz için dijital dönüşüm sürecini başlatmak istiyorsanız Orka Bilgisayar’ın kapsamlı e-belge transfer hizmetlerinden yararlanabilirsiniz. Diğer entegratörlerden e-belge transferi yaparak müşterilerinizin e-fatura portalındaki elektronik belgeleri hızlıca indirip görüntüleme ve toplu muhasebeleştirme düzenleme işlemlerini yapma imkanı bulabilirsiniz. Orka SQL programındaki e-belge modülünü satın alarak süreci hemen başlatabilirsiniz.

Ayrıca şirketinizin faturalarını tek tuşla oluşturabilir ve muhasebe kayıtlarına otomatik olarak iletebilirsiniz. E-fatura hizmeti ile göndermiş olduğunuz faturalara Word, Excel veya PDF dokümanları ekleyerek müşterilerinize işlem hakkında daha ayrıntılı bilgi verebilirsiniz. E-defter uygulaması ise elektronik ortama girdiğiniz her kaydın GİB standartlarına uyumluluğunu denetleyerek e-defter gönderim gününü size hatırlatır. Bilanço kuralları dışında kalmış hiçbir e-defteri düzenleyemez veya gönderemezsiniz. Bu sayede işlemlerinizde hata yapma olasılığınız ortadan kalkar.

Tüm bunların yanında e-arşiv uygulaması ile e-fatura mükellefi olmayan kişilere de dijital ortamda e-belge düzenleyebilir ve gönderebilirsiniz. Birden fazla şubeniz varsa tanımlama ve aktivasyon süreçlerine hız katabilir, gelen-giden e-arşiv faturalarınızın takibini kolay hale getirebilirsiniz. Siz de Orka Bilgisayar’ın işletmenize en uygun e-dönüşüm seçeneklerini hemen inceleyerek dijital süreçlerinizi en iyi şekilde yönetin!

demo-attachment-1075-Mask-Group-45@2x

İade Faturası Nedir? Nasıl Kesilir?

by E-ÇözümlerE-FaturaMuhasebe

Günlük hayatta ve iş yaşantısında, her gün sayısız mal veya hizmet alımı gerçekleştirilir. Alışverişlerde kimi zaman malın hatalı ya da hizmetin kusurlu verilmesi söz konusu olabilir. Türkiye’deki yasal mevzuatlarda, alıcılara mal veya hizmetlerin iade hakkı tanınan koşulları tanımlanır. Peki bir malın ya da hizmetin iade edildiği durumlarda süreç muhasebe kayıtlarına nasıl yansıtılmalıdır? Bu içeriğimizde mal ve hizmet iadelerinde karşınıza çıkabilecek olan iade faturası nedir, iade faturası nasıl kesilir ve iade faturası nasıl işlenir gibi soruların yanıtlarını bulabilirsiniz.

İade Faturası Nedir?

İade faturası, iki tarafın da vergi mükellefi olduğu durumlarda satılan bir malın ya da hizmetin, satıcıya iade edilirken alıcı tarafından kesilmesi gereken fatura türüdür. Buradaki temel kriterimiz alışverişin ardından mal veya hizmetin karşılığının ödenebilir olmasıdır. Muhasebe süreçlerinde, bir malı ya da hizmeti sattığınızda fatura kesilir, faturaya istinaden alıcı da hesabınıza ödeme yapar ve süreç kapatılmış olur. İade söz konusu olduğunda kasaya giren paranın çıkışı yapılır ve alıcıya parası geri gönderilir. Satıcının kasasından çıkan paranın karşılığı olarak alıcıdan bir fatura gelmesi gerekir, işte o fatura iade faturasıdır.

İade Faturası Nasıl Kesilir?

İade faturası kesilebilmesi için alıcının vergi mükellefi olması, e-fatura kullanıcısı ya da fatura koçanına sahip olması gerekir. İade faturasına konu edilecek olan malların iadesi kısmen ya da tamamen olabilir. Örneğin satın aldığınız 10 birim malın 3 birimi hatalı çıkmışsa iade faturası sadece 3 birim mala göre düzenlenir. İade faturalarındaki tutar, malın satışındaki fiyatla aynı olmak durumundadır. Kısmi olarak yapılan iadeler için fatura kesilirken kesilen kısmın fiyatına göre iade faturası kesilmelidir. İade faturaları, e-fatura ya da e-arşiv fatura şeklinde de olabilir.

İade Faturası Nasıl İşlenir?

İade süreçlerinde alıcılar vergi mükellefi olmayabilir. Kanunların belirlediği sürelerde ve koşullarda alıcılar malı iade ettiklerinde vergi mükellefi olmadıkları için fatura kesemezler. Bu gibi durumlarda satıcılar, yasal süreler içerisinde iade sonrasında kasasından çıkan para için gider pusulası kesebilirler.

Ancak her iki tarafın da vergi mükellefi olduğu durumlarda iade faturası kesilmesi ve bu faturasının muhasebe kayıtlarına işlenmesi söz konusudur. Ürünü alan şirketin kendisine gelen faturayı reddetme süresi (7 gün) içerisinde ise fatura reddedilerek iade faturası kesilir ve mal iadesi gerçekleştirilir. İade faturası muhasebe kayıtlarına işlenirken malın eksiksiz ve sorunsuz bir şekilde iade edilmiş olması, geçici vergi dönemlerinin geçip geçmediği gibi hususlar dikkat edilmesi gereken detaylardır. Önceki yıl satılan bir ürünün cari yıl içerisinde iadesi söz konusu da olabilir. Bu gibi durumlarda ise ayrı ayrı muhasebe kayıtları tutulması gerekir.

İade Faturasını Kim Düzenler?

İade faturaları, hem alıcılar hem de satıcılar tarafından düzenlenebilir. Yaygın olarak bir malın ya da hizmetin satışından sonra alıcılar kusurlu mal ya da hizmet veya farklı nedenlerle iade işlemi yapar. Bu durumlarda düzenlenen iade faturaları satıştan iade faturalarıdır. Bazen de satıcılar satılan mal veya hizmetin iadesini talep edebilir. Bu durumlarda kesilen iade faturası ise satıştan iade faturasıdır. Her iki durumda da iade faturası kesilebilmesi için tarafların vergi mükellefi olması gerekir.

İade Faturası Süresi

İlgili yasal mevzuatlar gereği, kesilen satış faturaları alıcı tarafından onaylanmazsa 7 gün içerisinde sistem tarafından otomatik olarak onaylanır. Bu 7 günlük süre iade faturası süresi olarak da geçerlidir. Yani bir alışveriş sonrasında yapılacak olan iade işlemlerinde iade faturası süresi 7 gündür. Bu süre için satış faturasının kesildiği tarih baz alınır.

Fatura oluşturma, fatura alma, iade faturası oluşturma gibi dikkat, emek ve zaman isteyen tüm ön muhasebe süreçlerinizi dijital dünyaya taşıyabilirsiniz. Orka Bilgisayar tarafından sunulan e-fatura, e-arşiv, e-defter, e-irsaliye, e-Smm başta olmak üzere diğer kurumsal muhasebe çözümlerini inceleyebilir ve hemen teklif alabilirsiniz.

demo-attachment-1240-Mask-Group-47@2x

Fatura Türleri Nelerdir?

by E-ÇözümlerE-FaturaE-TicaretMuhasebe

Alınan mal veya hizmete dair ispat niteliği taşıyan ve ödeme işlemleri için olmazsa olmaz bir belge olan fatura, özellikle işletmeler için oldukça önemli bir evrak niteliği taşır. Malî denetimlerde incelenen faturaların yasal gerekliliklere uygun bir şekilde düzenlenmesi gerekir. Amacına uygun olarak düzenlenmesi de şirket menfaatlerini koruma açısından önem arz eder. Bu nedenle fatura türleri hakkında yeterli bilgi sahibi olmak ve faturalandırma süreçlerini etkin bir şekilde yönetmek şirketler için zaruridir.
Fatura çeşitlerinden bahsederken önce bunları da kendi içinde gruplandırmak gerekir. Çünkü faturalar farklı yaklaşımlara göre çeşitlendirilir. Amaç, ödeme dönemi, vergilendirme yöntemi ve gönderim şekline göre farklı fatura türlerinden söz etmek mümkündür.

Amacına Göre Fatura Türleri

Faturayı oluştururken yapmak istediğiniz işlem faturanızın türünü belirler. Buna göre 4 çeşit faturadan söz etmek mümkündür:

  • Satış Faturası: Satış veya hizmet gerçekleştirdiğinizde ödemenizi alabilmeniz için müşterilerinize düzenlediğiniz yasal belge satış faturası olarak adlandırılır.

  • İrsaliyeli Fatura: Sevk irsaliyesi faturadan bağımsız olarak ayrıca düzenlenebilen bir belgedir. Ancak irsaliye ve faturayı tek seferde düzenlemek isterseniz başvuracağınız fatura türü irsaliyeli faturadır.

  • Proforma Fatura: Satış veya hizmet gerçekleşmeden önce asıl faturanın taslağı gibi düzenlenen, müşteriye ön onay ve ödeme için sunulan faturadır. Müşterilerinizin alacakları ürün veya hizmetin detayı ile ödemeleri gereken tutarı önceden görebilmeleri için proforma fatura düzenleyebilirsiniz. Ancak devamında asıl faturayı da mutlaka düzenlemeniz gerekir çünkü proforma faturanın yasal geçerliliği yoktur.

  • İade Faturası: Eğer almış olduğunuz bir ürün veya hizmet iptal olduysa ya da iade işlemi gerçekleştirdiyseniz bunu yasal boyuta taşımak için kullanacağınız fatura türüdür.

Ödeme Bilgisine Göre Fatura Türleri

Faturanın düzenlendiği tarihte ödeme yapılmış veya yapılmamış olmasına bağlı olarak farklı fatura türlerinden bahsedilir:

  • Açık Fatura: Fatura düzenlendiği tarihte henüz ödeme yapılmamışsa bu fatura açık fatura olarak adlandırılır. Eğer açık fatura düzenliyorsanız kaşe imzaya faturanın üst kısmında yer vermeniz gerekir.

  • Kapalı Fatura: Fatura düzenlendiği tarihten önce ödeme yapılmışsa bu fatura kapalı fatura olarak ifade edilir. Kapalı fatura düzenliyorsanız da kaşe imzayı faturanın alt kısmına yerleştirmeniz gerekir.

Vergilendirmeye Göre Fatura Türleri

Faturaya dahil olan vergi türlerine bağlı olarak farklı tür faturalar ortaya çıkar. Bunlar:

  • Tevkifatlı Fatura: Faturada belirlenen katma değer vergisinin alıcı ve satıcı tarafından ödendiği fatura türüdür. Sektörlere göre değişen tevkifat oranları vardır ve alıcı ile satıcının ödeyeceği vergi miktarları bu oranlara göre pay edilir.

  • ÖİV’li Fatura: Özel iletişim vergisi içeren ve mobil iletişim hizmetleri için uygulanan fatura türüdür.

  • ÖTV’li Fatura: Genellikle lüks tüketim kapsamında değerlendirilen veya sağlığa/çevreye zararı bulunan ürün ve hizmetlere ilişkin özel tüketim vergisi içeren faturalardır.

  • Stopajlı Fatura: Kaynakta kesme olarak da bilinen stopajı içeren faturalarda elde edilen gelirin belirli miktarının doğrudan vergi dairelerine aktarılması söz konusudur.

  • İstisna Fatura: KDV muafiyetinden yararlanılan bir özel durumlarda kullanılan faturalardır. (İhraç kayıtlı işlemler, ihracatlar vs.)

Gönderim Şekline Göre Fatura Türleri

Fatura türlerini ortaya çıkaran bir diğer durum da gönderim türüdür. Gönderim metoduna göre faturalar şunlardır:

  • Basılı Fatura: Matbu fatura olarak da bilinen ve özel fatura formatları ile elle yazılarak oluşturulan faturadır. Söz konusu şirkete teslim edilmesi gerekir.

  • Dijital Fatura: Dijital ortamda oluşturmak ve muhafaza etmek suretiyle kullanılan faturadır.

  • E-fatura: E-fatura mükellefi olan şirketler arasında kullanılan fatura türüdür. Oluşturulan faturalar e-fatura sisteminde kolayca görülebilir.

  • E-arşiv Fatura: E-fatura mükellefi olmayan işletmelerin GİB sistemi üzerinden düzenlediği ve E-Fatura işletmelerinin E-Fatura mükellefi olmayan işletmelere düzenlediği faturadır.

Orka Bilgisayar e-fatura, e-defter, bordro, insan kaynakları gibi çeşitli süreç ve işlemleriniz için akıllı çözümleri sizinle buluşturur. Orka Muhasebe Programı ile fatura düzenleme başta olmak üzere çok sayıda finansal işlemi bir düzen ve sistem dahilinde gerçekleştirebilir, şirketinizin verimliliğini artırabilirsiniz.

demo-attachment-1240-Mask-Group-47@2x

İşletmeler için E-Faturanın Avantajları

by E-Fatura

Birçok işletme için kağıt fatura dönemi artık geride kaldı. 2013 senesinden beri hayatımızda olan e-fatura sistemi ise başta internet üzerinden satış yapan firma ve web siteleri olmak üzere birçok alanda hızla yaygınlaşıyor. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yönetilen e-fatura uygulamaları bazı şirketler için zorunlu hale gelirken, çok sayıda avantajı bulunan elektronik fatura sistemine gönüllü olarak geçmek de mümkün.

E-Fatura Nedir?

Orka E-Defter Saklama Hakkında Bilgi Alabilir Miyiz?

E-Fatura tamamen elektronik ortamda hazırlanan ve satıcıya internet sunucuları aracılığıyla iletilen dijital fatura türüdür. Tedarikçiden alıcıya çok hızlı şekilde gönderilebilen e-faturanın hukuki ve geçerlilik açısından kağıt faturadan hiçbir farkı bulunmuyor. E-Fatura kesmenin zorunlu kılındığı durumlar ile ilgili standart düzenlemeleri ise Gelir İdaresi Başkanlığı gerçekleştiriyor.

Ticari firma olarak bakıldığında e-fatura kesme yetkisi Limited, Anonim, Gerçek ve Şahıs şirketi mükelleflerine sunuluyor. Yurt dışında da çok yaygın olan e-fatura uygulaması sayesinde alıcı ve satıcı arasında maliyet-zaman tasarrufu sağlayan güvenli bir sistemin oturtulup, işlemesi hedefleniyor. Siz de şirketinizi e-fatura sistemine geçirerek hem yönetim hem de çalışan verimliliğinizi önemli oranda artırabilirsiniz.

E-Faturanın Avantajları Nelerdir?

Elektronik ortamda kağıt faturaya kıyasla çok daha hızlı ve hatasız şekilde hazırlanıp teslim edilen e-faturalar birçok alanda çeşitli avantajlar sunuyor. İşte e-fatura avantajları:

1. Zamandan Tasarruf

E-Fatura sistemi sayesinde kargolama, kargo takibi, yazdırma, baskı gibi çok sayıda operasyonel süreç devre dışı kalıyor. Dolayısıyla elektronik fatura hazırlamak kağıt fatura hazırlamaya göre çok daha hızlı ve kolay bir hale geliyor. Ayrıca birkaç dakika içinde düzenlenebilen e-fatura ile tahsilat süreçlerini hızlandırmak ve başka işlere zaman ayırmak mümkün.

2.Düşük Maliyet

E-fatura uygulamasındaki şirketleri en çok ilgilendiren faktörlerin başında maliyetlerin dijital fatura sistemi sayesinde büyük oranda düşürülebilmesi geliyor. E-Fatura sistemine dahil olduğunuzda  zarf, kağıt, mürekkep, arşivleme, bastırma, kargolama gibi çok sayıda operasyonel işin maliyet yükünü ortadan kaldırmış oluyorsunuz. Ayrıca e-fatura hazırlama süreçlerinde hata yapma riski minimuma indiği için tekrar tekrar kağıt fatura basma masrafı da çıkmıyor.

3. Daha Az İş Yükü

Kaşe, imza, baskı süreci gibi birçok operasyonel yük ve çok sayıda evrakla uğraşma zorunluluğu e-fatura sisteminde ortadan kalktığı için çalışanların iş yükü azalıyor. Böylece hem zamandan hem enerjiden tasarruf etmek de e-fatura avantajları arasındaki yerini alıyor.

4. Tahsilatların Hızlanması

Elektronik ortamda yalnızca birkaç dakikada hazırlanıp, müşteriyle paylaşılabilen e-faturalar sayesinde tahsilat süreci de oldukça hızlanıyor. Ayrıca e- fatura, kağıt faturaya kıyasla daha güvenli koşullar altında alıcıya iletildiği için faturanın kaybolması, görülmemesi ve tahsilatın gecikmesi gibi olumsuz durumların da önüne geçilebiliyor.

5. Online Arşivleme

Evrak yığınlarını takip etmek de onları saklamak da oldukça zaman ve enerji isteyen süreçler arasında bulunuyor. E-Fatura uygulamasına geçen şirketler ise artık evrak yığınları ile uğraşmak zorunda kalmıyor. Faturanın kaybolma riski azalırken, yıllar önce düzenlenen faturaları bile dijital ortamda birkaç dakika içinde bulmanız mümkün hale geliyor.

6. Çevre Dostu Uygulamalar

E-faturanın avantajları arasında binlerce ağacın kesilmesinin önüne geçen çevre dostu uygulamalar da yer alıyor. Kağıt ve malzeme israfını ortadan kaldıran e-fatura sistemi sadece doğaya değil şirketinize de zaman-maliyet bakımından katkı sağlıyor.

7. Yüksek Güvenlik

Elektronik olarak hazırlanan e-faturalar dijital ortam ve yüksek güvenlik koşulları altında saklanıyor. Böylece şirket bilgilerinin kaybolma riski de minimum düzeye iniyor.

Görüldüğü gibi hızla yaygınlaşıp günümüzün en yenilikçi ve pratik çözümlerinden biri haline gelen e-faturanın şirketlere sağlayacağı yararlar oldukça fazla. Siz de e-faturanın avantajları ile şirketinizi daha verimli kılmak ve aynı zamanda doğaya da katkı sağlamak istiyorsanız Orka Bilgisayar ile e-fatura sistemine başvurunuzu bir an önce gerçekleştirebilirsiniz.

demo-attachment-1240-Mask-Group-47@2x

E-Fatura Tasarımı Yapılırken Dikkat Edilmesi Gerekenler

by E-Fatura

Dijital dönüşüm ile iş hayatının vazgeçilmezleri arasına giren e-irsaliye, e-defter ve e-fatura gibi farklı konular öne çıkmaya başlamıştır. E-faturaya geçiş zorunluluğu Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından açıklandığından beri en çok merak edilenler arasında e-fatura ve e-fatura tasarımı yer alır. E-fatura tasarımı belli kurallar çerçevesinde yapılsa da her kurumun kendi kimliğini yansıtması için serbestliği de vardır. Bu noktada e-fatura tasarımı devreye girer.

XML formatında üretilen bir elektronik belge olan e-fatura tasarımında GİB tarafından belirlenen formatı korurken kişiselleştirme yapılabilir. Bazı noktalara dikkat edildiği zaman profesyonel ve kurum kimliğini yansıtan özgün e-fatura tasarımlarına ulaşmak kolaydır.

  • E-fatura resmi evrak niteliği taşıdığı için firma ve müşteri bilgileri için ayrılan alanlar korunmalıdır.
  • Faturaya resmiyet kazandıran ibareler belgede yer almalıdır.
  • Belli bir şablon üzerinden sayısız belge düzenleneceği için firma bilgilerinin doğruluğu teyit edilmelidir.
  • Firma logo boyutu, fatura tasarımında öne çıkarılan alanlar görsel tasarımcı gözüyle incelenerek yazılımcılar tarafından doğru kodlanmalıdır.
  • E-fatura tasarım dosya boyutu en fazla 150 KB olacak şekilde HTML kodlaması yapılmalı ve XSLT dosyasına dönüştürüldükten sonra kontrol sağlanmalıdır.
  • İnternet üzerinden yüklenen resimler gibi dış bağlantıya sahip elemanların kullanımından kaçınmak gerekir.
  • Faturanın açıldığı tarayıcıya göre sorun yaratma ihtimali olan CSS dili ve JavaScript gibi betiklerin kullanımı önerilmez.

E-Fatura Tasarımı Nasıl Yapılır?

İlk etapta e-fatura tasarımı XML formatında üretilir. Daha sonra görüntülenebilir olan HTML formatına çevrilir. Belgenin XML formatından HTML formatına dönüştürülmesi için XSLT kodlama dili kullanılır. Bu işlemi yapmak herhangi bir yardım ya da deneyim yoksa karmaşıktır. Bu sorunu çözmek için online muhasebe programları ve hizmetleri kullanılır. Orka Bilgisayar gibi elektronik muhasebeleştirme için hizmet veren şirketler kurumsal dijital dönüşümde en büyük yardımcıdır.

E-fatura portalı ya da Orka Bilgisayar gibi özel entegratörler aracılığı ile e-fatura oluşturabilirsiniz. Hazır formatlardan birini seçebilir ya da kendi kurumsal kimliğinize göre değişim talep edebilirsiniz. Size gönderilen XSLT formatındaki dosya üzerine yer alan değiştirilebilir alanların boyutu, yeri ve rengine müdahale ederek kendi tasarımınızı oluşturabilirsiniz. Dilerseniz kendi tercihinize uygun entegratör yöntemi seçip otomatik e-fatura seçiminden faydalanabilir, hızlı bir şekilde kullanıma geçebilirsiniz.

E-Fatura'da Bulunması Gerekenler

GİB tarafından belirlenen ve e-fatura üzerinde zorunlu olarak yer alması gereken bilgiler şunlardır:

  • E-fatura düzenleme tarihi, teslim tarihi, belge numarası, irsaliye numarası, GİB üzerinden sorgulanabilir barkod ya da karekod.

  • E-fatura düzenleyici işletmenin ticari unvanı, adı – soyadı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası bilgileri.

  • E-fatura düzenlenen müşterinin ticari unvanı, adı-soyadı, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası bilgileri.

  • Satılan mal veya hizmetin nevi, fiyatı, tutarı, vergi türü, vergi tutarı.

Kurumsal E-Fatura Tasarımı

Kurumsal kimliğinize uygun profesyonel e-fatura tasarımı için bazı görsel özellikleri kişiselleştirebilirsiniz. Kurumunuza ait logonun boyutu ve konumlanacağı yer tamamen sizin inisiyatifinizdedir. Kurumsal elektronik fatura tasarımında baskı maliyeti sorunu olmadığı için siyah ve beyaz yerine renkli tercihler yapabilirsiniz. Kurumsal logoda yer alan renklere uygun olarak şablonu değiştirmeniz mümkündür. Ayrıca belgedeki yazı fontu, boyutu tasarımın uyumlu ve profesyonel görünmesi için düzenlenebilir özelliklerdendir.

Profesyonel e-fatura tasarımında görsel özelliklerin yanı sıra bilgi alanları da eklemeniz mümkündür. Fatura kestiğiniz müşteriye son ödeme tarihini belirten bilgi alanı ile belge göndermek de tahsilatın zamanında yapılmasını kolaylaştırabilir. Ayrıca tahsilat koşulları ve sonraki süreç hakkında bilgilendirici alanlara da şablon üzerinde yer vererek açıklamalar kısmını değerlendirebilirsiniz.

Orka Muhasebe Programı

Şirketinizin dijital dönüşümde yerini almasını istiyorsanız Orka Bilgisayar ile iletişime geçerek online muhasebe ve elektronik belge işlemlerinizi en kısa yoldan avantajlı şekilde tamamlayabilirsiniz.

Hemen Ücretsiz Deneyin
demo-attachment-1075-Mask-Group-45@2x

E-Fatura Durum Kodları Nedir?

by E-ÇözümlerE-Fatura

E-fatura kullanıcılarının hakim olduğu, e-fatura ile yeni tanışanların ise merak duyduğu konulardan birisi e-fatura durum kodlarının ne anlama geldiğidir. ister satıcı, ister alıcı olun, her iki durumda da e-fatura takibi yaptığınızda farklı durum kodları ile karşılaşırsınız. Bu kodların ne anlama geldiğini bilmediğinizde ise e-faturanızın durumunu doğru bir şekilde kontrol etmeniz mümkün olmaz.


e-arşiv fatura

E-Fatura Durum Kodları ve Anlamları

Elektronik faturaların gönderiminde Gelir idaresi Başkanlığı tarafından gelen hata kodları "e-fatura durum kodu" olarak adlandırılır. E-fatura durum kodları toplamda 36 adettir. Karşılaşabileceğiniz e-fatura durum kodları ve anlamları kısaca şu şekildedir:

  • 1000*: Zarf kuyruğa eklendi.
  • 1100*: Zarf işleniyor.
  • 1100: Zip dosyası değil.
  • 1111: Geçersiz zarf ID uzunluğu
  • 1120: Zarf arşivden kopyalanamadı.
  • 1130: Zip açılamadı.
  • 1131: Zip bir dosya içermeli
  • 1132: XML dosyası değil.
  • 1133: Zarf ID ve XML dosyasının adı aynı olmalı.
  • 1140: Döküm ayrıştırılamadı.
  • 1141: Zarf ID yok
  • 1142: Zarf ID ve zip dosyası adı aynı olmalı.
  • 1143: Geçersiz versiyon
  • 1150: Schematron kontrol sonucu hatalı.
  • 1160: XML şema kontrolünden geçmedi.
  • 1161: İmza sahibi TCKN/VKN alınamadı.
  • 1163: Gönderilen zarfın içinde sistemde önceden kayıtlı fatura bulunur.
  • 1170: Yetki kontrol edilmedi.
  • 1171: Gönderici birim yetkisi yok.
  • 1172: Posta kutusu yetkisi yok.
  • 1175: İmza yetkisi kontrolü sağlanamadı.
  • 1176: İmza sahibinin yetkisi bulunmuyor.
  • 1177: İmza geçersiz.
  • 1180: Adres doğrulanmadı.
  • 1181: Adres bulunamadı.
  • 1182: Kullanıcı ekleme başarısız.
  • 1183: Kullanıcı silinmesi başarısız.
  • 1190: Sistem yanıtı hazırlanamadı.
  • 1195: Sistem hatası
  • 1200: Zarf başarılı bir şekilde işlendi.
  • 1210*: Doküman adrese gönderilemedi.
  • 1215: Doküman gönderimi başarısızlıkla sonuçlandı. Tekrar gönderim sonlandı.
  • 1220*: Hedeften sistem yanıtı alınamadı.
  • 1230: Sistem yanıtı hedeften başarısız olarak geldi.
  • 1300: Zarf başarılı bir şekilde alıcıya ulaştırıldı.

E-Fatura Durum Kodlarına Göre Yapılan işlemlerin Sıralaması

E-fatura sürecinde öncelikle gönderici söz konusu zarfı hazırlayıp Merkez Birime gönderir. Bu birimde zarflar kuyruğa alınır(1000*). Kuyruk sırası geldiğinde ilgili zarf işleme alınır (1100*). şema ve Schematron kontrollerinden geçen zarf zip formatında değilse, zarf ID numarası 32 karakterden fazlaysa, zarf arşivden alınamadıysa, zip dosyası açılamıyor veya bir dosya içermiyorsa hata kodları görüntülenir. Zarfın içindeki dosya XML formatında değilse, XML, Zarf ID ve zip dosyasının adları eşleşmiyorsa ekranda yine hata kodu çıkar. Schematron kontrolünden hata alan, geçersiz versiyon hatası veren, xml şema kontrolünü geçemeyen, imza kontrolleri sağlanamayan, yetki konusunda hata gösteren e-faturaların yeniden gönderilmesi gerekir. Devam eden süreçte kullanıcı ve sistem hataları ortaya çıkabilir. Bu durumlarda çıkan kodları yine takip etmeniz gerekir. Ardından 1200 kodu alındığında zarfın başarılı bir şekilde işlendiği anlaşılır. Bu aşamadan sonra döküman gönderimine ilişkin problemler yaşanırsa çeşitli hata kodları ile karşılaşılabilir. 1300 kodu alındığında e-fatura işlemi başarıyla tamamlanmış olur.

E-fatura durum kodları doğrultusunda fatura üstünde bazı değişiklikler yapılması gerekebilir. Yeniden gönderilmesi gereken faturalarda sistemsel olmayan hatalar giderilerek tekrar gönderim sağlanır. Ancak sistemsel hatalarda tekrar gönderim yapılamayabilir. Bazı durum kodlarının sonunda * ibaresi bulunur. Bu ibarenin bulunduğu kodlarda yeniden gönderim yapılırken aynı ETTN ile gönderime izin verilmez. Sonunda işaret olmayan kodlarda ise aynı ETTN ile gönderim yapılabilir. Elektronik işlemlerinizin kontrolünü sağlamak için yararlanabileceğiniz pek çok hizmet ve dijital ürün, Orka’nın bünyesinde bulunur. Orka güvencesiyle e-fatura işlemlerinizi sistematik ve düzenli bir şekilde yönetin. E-defter, e-arşiv, e-ticaret gibi farklı dijital süreçlerde olduğu gibi e-fatura çözümlerinde de Orka hizmet ve ürünlerini keşfedin.

demo-attachment-1075-Mask-Group-45@2x

E-Fatura Mükellefine E-Arşiv Fatura Kesilebilir mi?

by E-ArşivE-ÇözümlerE-Fatura

E-Fatura Nedir?

E-fatura, elektronik ortamda oluşturulan ve alıcıya gönderilen fatura türüdür. E-fatura türleri sayesinde faturanın bastırma ve kargolama maaliyetlerinden tasarruf etmiş olunur. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen e-fatura, Vergi Usul Kanunu’nca belirlenen esaslara göre hazırlanır. E-fatura kullanılacaksa, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın Portal’ını kullanabilir ya da Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilen entegratör kuruluşlardan hizmet alınılabilir. E-Fatura uygulamasına geçmek için öncelikle, Kamu Sertifikasyon Merkezine başvurulmalı sonrasında ise mali mührün temin edilmesi gerekir. Eğer söz konusu bir şahıs firmasıysa, e-imza almak E-Fatura uygulamasına geçiş yapabilmeniz için yeterlidir. 509 numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde belirtilen işletmeler e-Fatura sistemine geçiş yapmak zorundadır. Eğer söz konusu şirket, bu şirketler arasında değilse bile, sisteme başvuru yapma ve e-fatura kullanma şansı hala mevcuttur.

E-Arşiv Fatura Nedir?

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kriterlere uygun olarak düzenlenen faturaların elektronik ortama taşınması, raporlanması ve muhafaza edilmesidir. Faturanın göndericiden alıcıya güvenli bir şekilde ulaşması için oluşturulan sistemi kullanabilmek için öncelikle e-fatura sistemini kullanabiliyor olmak gerekir. E-fatura sistemini kullanan şirketler, e-arşiv fatura sistemiyle de müşterilerine faturalarını iletebilirler. E-arşiv fatura, e-fatura sistemine dahil olmayan kurumlar ve kişiler arasındaki kâğıt faturanın elektronik ortama taşınmasıdır. Sistemi Gelir İdaresi Başkanlığı belirler.

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura arasındaki Fark Nedir?

E-Fatura, e-fatura sistemini kullanmak zorunda olan veya kullanan kişiler veya şirketler arasında birbirlerine gönderilen bir fatura türüyken, e-arşiv fatura, e-fatura sistemini kullanmak zorunda olmayan ya da kullanmayan kişilere gönderilen belgedir. E-arşiv faturalar Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından günlük ve toplu olarak incelenirken, e-faturalar alıcıya ulaşmadan önce Gelir İdaresi Başkanlığı’na gider. Ayrıca, E-Fatura sistemine geçiş yapan şirketler kâğıt fatura kullanamıyorken, e-arşiv fatura hem kağıt hem de elektronik olarak iletilebilir.

E-Fatura Mükellefine E-Arşiv Fatura gönderilebilir mi?

E-fatura, zaten e-fatura mükellefleri arasında kullanılan bir faturalama yöntemidir. E-arşiv fatura, e-fatura mükellefi olmayan kişilere gönderilen bir belge türüdür. E-Arşiv, E-fatura mükellefi bir alıcıya gönderilirse fatura geçersiz sayılır. Bu durumda, e-arşiv fatura iptal edilerek yeni bir e-fatura gönderilmelidir. Bu hatanın düzelmesi için Gelir İdaresi Başkanlığı işletmelere 7 günlük bir süre verir. Bu süre içerisinde düzeltilmez ise, cezai işlem uygulanabilir.